У минулому номері «Довідника кадровика» ми розібралися в тому, яким чином формуються і ведуться особисті справи співробітників, і визначили, які документи зазвичай входять до складу особистих справ. Всі ці документи містять персональні дані працівника, більшість з них має тривалий термін зберігання, а значить, закон висуває особливі вимоги до їх поточного зберігання в кадровій службі і передбачає спеціальну процедуру підготовки особової справи до здачі в архів після звільнення співробітника. Про ці вимоги, правила і процедури ми сьогодні і поговоримо.
Ви користуєтеся професійною інформацією!
ПОТОЧНЕ ЗБЕРІГАННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ
Особливості зберігання особистих справ в організації обумовлені завданнями обмеження несанкціонованого доступу до документів, що містять персональні дані працівників, і ефективного пошуку потрібної інформації.
Зберігання справ здійснюється за місцем їх формування і включає:
- розміщення справ у місцях оперативного зберігання;
- облік справ;
- видачу справ (документів) у тимчасове користування (з подальшим поверненням в місця зберігання);
- контроль наявності і стану справ (документів);
- підготовку справ (документів) до передачі в архів організації (або в державний чи муніципальний архів).
Зверніть увагу!
Оскільки особисті справи містять персональні дані працівників, їх необхідно зберігати в сейфі або в запираемом на ключ і опечатується шафі.
Можна виділити наступні основні правила зберігання особистих справ в кадровій службі організації.
Правило 1. Особові справи зберігаються в кадровій службі в сейфах (шафах) з використанням первинних захисних засобів зберігання (папок, пакетів).
Правило 2. Папки з особистими справами розташовуються на полицях у вертикальному положенні, корінцями назовні по порядку номерів.
Правило 3. У кадровій службі зберігаються особисті справи тільки працюючих співробітників, особисті справи звільнених передаються на зберігання в архів організації або в державний чи муніципальний архів.
Правило 4. Особові справи зберігаються окремо від особистих карток працівників і трудових книжок.
Правило 5. Відповідальність за збереження особистих справ покладається на керівника кадрової служби.
У нашій організації з цього року вирішено формувати і вести особисті справи на всіх працівників без винятку. З одного боку, це дуже зручно - практично вся інформація про кожного співробітника тепер буде зберігатися в одному місці. Але, з іншого боку, так як чисельність у нас досить велика, тепер ми думаємо, як би не заплутатися в папках з особистими справами. Чи є якісь «рецепти» для організації зберігання цих папок?
Щоб упорядкувати поточне зберігання особистих справ працівників, необхідно вести алфавітну картотеку особових справ, яка допоможе швидко знайти потрібну папку. Така картотека складається з алфавітних карток.
Приклад оформлення алфавітної картки
Алфавітна картка заповнюється на кожне особиста справа і включає:
- прізвище, ім'я, по батькові працівника;
- номер особової справи;
- дату його закладу;
- дані інші довідкові.
При малої чисельності працівників в організації можна вести алфавітну книгу обліку особистих справ.
Які основні правила роботи з особистою справою, виданими в тимчасове користування?
При роботі з особистою справою, виданими в тимчасове користування, забороняється:
- здійснювати будь-які виправлення в документах особової справи;
- вносити в нього нові записи або підшивати нові документи;
- витягувати з особової справи наявні в ньому документи;
- розголошувати відомості, що містяться в документах особової справи.
Зверніть увагу: іноді потрібно витягти з особової справи будь-які документи. У цьому випадку необхідно зробити відповідний запис у внутрішній опису документів справи. Нагадаємо, що вона в виняток із загального правила починає складатися відразу при закладі справи.
Як забезпечити контроль своєчасного повернення особової справи, виданого або висланого в тимчасове користування?
Для контролю своєчасного повернення особистих справ і запобігання їх втрати використовується контрольна картка, що заповнюється на кожне видане (вислане) справа.
Приклад оформлення контрольної картки
Стаж моєї кадрової роботи вже немаленький, але з такою ситуацією зіткнулася вперше. Один із співробітників виявив бажання ознайомитися зі своєю особистою справою. А у мене відразу виникло питання: чи можна його ознайомити? І якщо так, то в якому порядку?
При виявленні неточностей в записах, виявленні застарілих документів в складі особової справи працівник має право заявити про це в кадрову службу організації. До такої заяви працівнику бажано додати документи, на підставі яких можна внести відповідні зміни в раніше вироблені записи, або копії документів (для заміни застарілих).
Не забувайте про те, що щорічно в кадровій службі повинна проводитися перевірка наявності та стану особових справ. Факт перевірки фіксується в доповненні до особового листка по обліку кадрів.
При виявленні будь-яких недоліків в оформленні та веденні особистих справ складають відповідний акт.
ТРИВАЛЕ ЗБЕРІГАННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ
Після звільнення співробітника його особиста справа стає закінченим діловодством і, як правило, передається в архів організації або перебуває в кадровій службі організації до його передачі на державне або муніципальне зберігання.
Щоб здати особисті справи в архів, їх потрібно спеціальним чином підготувати. Предархівна підготовка включає дві процедури: оформлення та опис справи.
Оформлення особової справи
Особові справи підлягають повному оформленню, яке передбачає вчинення наступних дій.
Крок 1. Підшивка особової справи в тверду обкладинку з картону на чотири проколи без металевих затискачів (з мотузковими зав'язками) або палітурка документів справи.
Крок 2. Групування документів особової справи.
При підготовці особистих справ до їх передачі на архівне зберігання документи кожної справи слід систематизувати за хронологією їх дат. Для особистого листка по обліку кадрів і автобіографії це буде дата їх заповнення. Ці документи мають у своєму розпорядженні на початку справи. Далі йдуть документи, пов'язані з оформленням працівника на роботу.
Потім в хронологічному порядку йдуть документи, створювані протягом трудової діяльності співробітника. Завершують особиста справа документи, якими оформлялося звільнення.
Нещодавно я влаштувалася інспектором з кадрів в одну організацію. При проведенні аудиту кадрової документації виявила, що в особистих справах працівників присутні незатребувані документи: кілька трудових книжок і навіть військовий квиток. Як бути з ними? Чи підлягають вони особливому оформленню в справі?
При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) їх вкладають в конверт і підшивають у справу. Якщо таких документів багато, їх вилучають із справ і складають на них окремий опис.
Крок 3. Нумерація аркушів справи чорним графітним олівцем у правому верхньому кутку арабськими цифрами.
Зверніть увагу: листи внутрішнього опису особової справи нумеруються окремо.
Крок 4. Складання засвідчувального напису справи (листа-завірителя справи).
Заверительную напис складають на окремому аркуші-засвідчувач. Вона відображає особливості фізичного стану особової справи (наприклад, наявність пошкоджень, відсутність документів і т. П.) І його формування (наприклад, заміну з певних причин оригіналів документів їх завіреними копіями).
Приклад оформлення листа-завірителя справи
Крок 5. Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.
Одна з наших співробітниць недавно звільнилася. Але за час роботи в нашій організації вона вийшла заміж, змінивши прізвище. Як в такому випадку враховувати зміни в її особовій справі при здачі його на зберігання в архів?
Якщо співробітник в період роботи в організації змінив прізвище, його особиста справа враховують по останнього прізвища, а колишню (колишні) укладають в дужки.
Облік особистих справ звільнених працівників
Особові справи звільнених працівників враховують двома способами.
Спосіб 1. Кожна окремо.
Спосіб 2. За комплексам особистих справ.
Під комплексом особистих справ розуміється об'єднання декількох особистих справ співробітників за алфавітом прізвищ, імен та по батькові всередині року їх звільнення з урахуванням допустимого обсягу однієї справи (не більше 250 аркушів). З цією метою наявний обсяг особистих справ співробітників підприємства, звільнених в даному році, необхідно систематизувати за алфавітом прізвищ, імен та по батькові співробітників. При цьому матеріали, що відносяться до різних індивідуальних справах, відокремлюють чистим аркушем паперу із зазначенням на ньому прізвища, імені та по батькові відповідного звільненого співробітника.
Потім - поділ на томи в межах існуючого алфавіту прізвищ. При наявності декількох томів комплексів особистих справ заповнюється реквізит «Том». Кожне об'єднану справу (тому) постачають внутрішнім описом із перерахуванням прізвищ, імен та по батькові і зазначенням номерів сторінок, в межах яких розташовані відповідні документи (відомості).
Опис особової справи
Опис справи - це винесення на його обкладинку всіх необхідних для подальшого зберігання та пошуку відомостей про документи справи.
Обкладинку справи по особовому складу становлять і оформляють за встановленою формою. На верхньому полі обкладинки вказують в називному відмінку найменування організації. Якщо в організації є офіційне скорочена назва, його пишуть в дужках. Після чого вказують найменування структурного підрозділу. Якщо найменування організації або підрозділу змінювалося протягом періоду, який охоплює справу, на обкладинці призводять обидві назви. Колишня назва вказують в дужках.
На обкладинці необхідно вказати порядковий номер справи за описом (архівний шифр) і індекс справи за номенклатурою. З номенклатури також переносять на обкладинку справи термін зберігання документів. На справах постійного терміну зберігання пишуть: «Зберігати постійно». Термін зберігання справи вказують у правому нижньому кутку обкладинки справи. Обов'язково потрібно відобразити інформацію про дату справи. Датою особової справи є крайні дати документів справи.
Наприклад, крайні дати особової справи - це дати підписання наказу про прийом і звільнення співробітника.
Здача особистих справ в архів
Читайте в цьому місяці