Використання транспорту в службовому відрядженні - це мобільність пересування і оперативність виконання поставлених перед співробітником завдань. Розглянемо докладно, як відбувається у відрядженні оплата таксі або відшкодування експлуатації власного автотранспорту.
Відрядження на особистому транспорті
Трудове законодавство передбачає відшкодування витрат, понесених працівником у службовому відрядженні (ст. 167 Трудового Кодексу РФ). Використання власного автомобіля у відрядженні - не виняток (ст. 188 ТК РФ). Для належного оформлення експлуатації особистого автотранспорту в службових цілях необхідно дотримати деякі формальності.
Обов'язковою є оформлення наказу про направлення працівника у відрядження і подорожнього листа. Службова записка не є підтвердженням використання автомобіля у відрядженні, вона може лише визначати її тривалість.
Подорожній лист - основний документ, що підтверджує факт використання особистого транспорту в службових цілях і цільової витрата паливно-мастильних матеріалів (ПММ). Підтвердження витрат на ПММ проводиться чеками з автозаправних станцій (АЗС).
Наказ оформляється в довільній формі, або по уніфікованому зразком Т9 або Т9А. Форма Т9А призначена для направлення у відрядження групи співробітників. Наказ повинен містити інформацію про те, що в ході відрядження буде використаний особистий автотранспорт співробітника, також повинен бути визначений порядок відшкодування витрат на експлуатацію автомобіля і вказана структура компенсаційних виплат.
Структура виплат визначається домовленістю між роботодавцем і працівником і може бути приблизно такою:
- амортизація транспортного засобу;
- витрати на ПММ;
- поточне технічне обслуговування;
- можливий позаплановий ремонт.
Оформлення подорожнього листа
Подорожній лист обов'язково повинен містити наступні позиції:
- реквізити документа: назва та номер;
- термін дії;
- дані власника автомобіля і дані водія машини (якщо це різні особи):
- прізвище, ім'я, по батькові,
- паспортні данні;
- відомості про використаний транспортному засобі:
- державний номер,
- реквізити паспорта транспортного засобу (ПТС)
Відшкодування витрат за експлуатацію особистого автомобіля
Добові у відрядженні розраховуються з того дня, коли фактично почалася відрядження і включають в себе вихідні та святкові дні. Навіть якщо співробітник виїхав о 23.55 в неділю, цей день повинен бути оплачений роботодавцем. Подробиці - в цій статті
Оплата витрат, понесених при використанні власного транспорту, можлива лише при поданні співробітником ряду документів:
- заповненого подорожнього листа;
- копії ПТС автомобіля, який використовувався у відрядженні;
- чеків, що підтверджують купівлю ПММ;
- авансового звіту;
- службової записки, що відбиває конкретні терміни перебування працівника у відрядженні.
При виникненні в ході відрядження непередбачених обставин, наприклад - термінового ремонту автомобіля, до авансового звіту повинні бути прикладені чеки про покупку необхідних запчастин або технічних рідин (антифризу, автомастила і т. Д.). Всі звітні документи повинні бути здані в бухгалтерії не пізніше 3 робочих днів після повернення співробітника зі службового відрядження.
Альтернативний варіант оформлення відрядження на особистому авто
Оформлення використання особистого автомобіля в службовому відрядженні можливо не тільки шляхом прямого відшкодування витрат на його експлуатацію, а й тимчасової орендою даного транспортного засобу у працівника. При цьому орендарем виступає організація, що відправляє співробітника у відрядження, а орендодавцем - власник автомобіля або особа, яка діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності від власника (Цивільний Кодекс (ЦК) РФ, ст. 606).
Договір оренди укладається в письмовій формі. Оренда автомобіля може бути 2 видів: з екіпажем і без нього. Формулювання «З екіпажем» передбачає, що орендодавець виступає в двох іпостасях: як водій і як орендодавець. Отже, орендна плата поділяється на безпосередньо оренду і оплату послуг водія. Варіант «Без екіпажу» передбачає, що відповідальність за орендоване авто і всі витрати по його експлуатації несе орендар, т. Е. Компанія, що відправляє співробітника у відрядження.
Використання у відрядженні послуг таксі
Якщо ж витрати на проїзд в таксі зафіксовані в вищевказаних документах або ж дозволені роботодавцем, то співробітникові слід до авансового звіту докласти квитанцію на бланку суворої звітності або контрольно-касовий чек, виданий після поїздки водієм таксі. При відсутності цих документів відшкодування витрат на оплату послуг таксі проводитися не може. Електронний чек, який був надісланий перевізником по електронній пошті, що підтверджує документом не є.
Квитанція форми суворої звітності повинна містити наступну інформацію:
- реквізити квитанції: серію, номер;
- найменування перевізника, його ІПН;
- суму проїзду;
- дату видачі квитанції;
- підпис з розшифровкою особи, яка видала квитанцію.
Відшкодування оплати послуг таксі розноситься до статті витрат організації, на суму яких зменшується її оподатковуваний база податку на прибуток. Обов'язковою умовою є документальне підтвердження того, що поїздка була здійснена (чек або квитанція суворої звітності) і підтвердження того, що поїздка була складовою діяльності, спрямованої на отримання прибутку. Відрядження - складова частина діяльності будь-якої організації, тому витрати по її здійсненню розносяться в статтю витрат.
Оформлення працівників у відрядження починається з Наказу про направлення працівника у відрядження. У ньому вказується, на який період працівник вирушає у відрядження, в яке місце і з якими цілями. Супутнім документом є службове завдання, в якому більш детально вказуються мета відрядження, етапи взаємодії з контрагентами, клієнтами, потенційними покупцями або іншими особами.
Після оформлення наказу та службового завдання слід виплата авансової суми, призначеної для витрачання під час відрядження. Аванс покриває добові витрати: проживання, харчування та супутні витрати (проїзд до місця). Коли гроші отримані, всі документи оформлені, працівникові видається посвідчення про відрядження, а потім у відділі кадрів, бухгалтерії або у секретаря йому ставиться штемпель про те, коли він виїжджає у відрядження (вказується дата), звідки виїжджає, ставиться підпис особи, що підтверджує вибуття співробітника з місця роботи. Дата, яку заповнюються графи по вибуття на зворотному боці посвідчення про відрядження, вважається датою, коли співробітник відряджений в місце призначення. Після прибуття на місце відрядження він ставить позначку про прибуття в бухгалтерії, у секретаря або іншої особи, що має штемпель організації.
Буває, що відряджений співробітник направляється в одне місце, а йому для вирішення якихось робочих завдань доводиться вирушати в інші організації. У таких випадках на зворотному боці командіровочног про посвідчення необхідно відображати всі пункти, куди прибуває співробітник і звідки він убуває, щоб не виникло проблем в обгрунтуванні витрат на відрядження.
Фінальний етап заповнення зворотного боку настає, коли співробітник повертається в свою організацію. Позначку про прибуття в організацію він ставить у відділі кадрів, і на цьому зворотний бік посвідчення про відрядження вважається заповненою. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати і представити авансовий звіт про всі проведені витрати.
Умови проїзду в вашому випадку вирішуються виключно з вашим роботодавцем, в будь-якому випадку зберігайте чеки з заправок і фіксуйте витрата палива на службові поїздки.
Добрий день. Чи можлива компенсація, на час проведений в дорозі співробітником, при використанні власного транспортного засобу?
Якщо працівник за погодженням з керівництвом компанії використовує для службових поїздок особистий транспорт, то він має право на компенсацію своїх витрат.
Спочатку для правильного оформлення відрядження повинен бути підписаний відповідний наказ керівника підприємства, в якому чітко вказано хто, куди, на скільки і на чому буде їхати. Для відрядження на авто також вказується інформація про транспортний засіб. Співробітникові видається посвідчення про відрядження, а дані про відрядження вносяться в Журнал реєстрації Відряджень.
- Зміна умов праці
- Переклад на іншу роботу
- Звільнення і скорочення
- калькулятори
- Новини
- Оплата праці
- лікарняний
- Зарплата
- посібники
- премія
- Особливі випадки роботи
- нічна робота
- Понаднормова робота
- сумісництво
- решта
- Біржа праці
- Скарга на роботодавця
- відрядження
- Комісії та атестації
- непрацездатність
- Персональні дані
- стаж
- Травми і нещасні випадки
- Умови на роботі
- відповідальність роботодавця
- відповідальність співробітників
- дисциплінарні заходи
- дисциплінарні проступки
- відпустка
- Декретна відпустка
- оплата відпустки
- особливі випадки
- Прийом на роботу
- Випробувальний термін
- Довідки та документи
- Трудова книжка
- Трудовий договір
- Судова практика
Інформація на сайті надана виключно в ознайомлювальних цілях. Перед прийняттям будь-якого рішення проконсультуйтеся з юристом.
Адміністрація форуму не несе відповідальності за використання розміщеної на сайті інформації.