Оформлення справ забезпечує збереження документів, полегшує пошук потрібних матеріалів, допомагає створити сприятливе враження про роботу кадрової служби під час перевірок трудової інспекції. Вам буде набагато простіше працювати з документами, якщо вони будуть знаходитися в оформленому справі. Ми допоможемо дізнатися щодо правил цього процесу і докладно розповімо про кожен етап.
Навіщо оформляють справи?
По-перше, це необхідно з метою дотримання законодавства. Федеральним законом про архівну справу <1> встановлено, що при ліквідації недержавних організацій документи з особового складу передаються "в упорядкованому стані" на зберігання до відповідного архів <2>. Отже, в подальшому оформлені справи легше буде передати на архівне зберігання.
<2> Пункт 10 ст. 23 гл. 5.
По-друге, оформлення справ сприяє забезпеченню збереження документів. Сформовані в справу, пронумеровані і враховані документи набагато краще захищені від втрати, ніж розрізнені паперу.
По-третє, виконана робота допоможе оперативно отримувати необхідну інформацію. За допомогою оформленої обкладинки, внутрішнього опису ми отримаємо можливість швидкого і зручного пошуку потрібного документа. Для кадровиків - реальна практична допомога в роботі.
Що таке "справа", тим більше - "особисте"?
Для початку давайте згадаємо, що входить в поняття "справа". Справою вважається сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку. Отже, при оформленні справи вам належить оформити його обкладинку. Основний реквізит в оформленні обкладинки - заголовок справи. Повний перелік заголовків справ по особовому складу відображений в номенклатурі справ. Нам потрібно буде перенести заголовки справи з номенклатури на його обкладинку. А також виконати ще кількома такими нескладних операцій.
Пам'ятайте! Обкладинки справ оформляються світлостійкими чорнилом чітким розбірливим почерком.
Оформляємо крок за кроком
Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з технічної обробки документів: складання внутрішнього опису і засвідчувального напису, підшивка (палітурка) справи, нумерація аркушів, оформлення обкладинки <3>. До цього можна додати, що справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню. В цьому випадку не передбачено нумерувати листи в справах, підшивати лист-засвідчувач справи і поміщати справа в жорсткий палітурка.
Тепер детально зупинимося на кожному етапі оформлення справи.
Алгоритм виконання справи
Складемо внутрішній опис
Внутрішній опис особової справи підшивається відразу ж при закладі особової справи, а заповнюється протягом усієї трудової діяльності співробітника.
Складемо заверительную напис
Засвідчувальний напис враховує кількість аркушів у справі та фіксує особливості їх нумерації. Крім того, всі зміни в складі і стані справи (пошкодження, приєднання нових документів) відзначаються в листі-засвідчувач справи, який розташовується в кінці кожної справи. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші і підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання.
Внутрішній опис
документів особової справи N 45
N
п / п Індекс
документа Дата
документа Тема
документа,
1 (один)
Кількість аркушів внутрішнього ---------------------------
опису (цифрами і прописом)
Інспектор відділу кадрів Філімонова О.В. Філімонова
Лист-засвідчувач справи N 22
155 (сто п'ятдесят п'ять) листів
У справі прошито та пронумеровано -------------------------------
(цифрами та прописом)
в тому числі:
+ аркушів внутрішнього опису _________________________________
Особливості фізичного стану
і формування справи Номери аркушів
Інспектор відділу кадрів Філімонова О.В. Філімонова
Підшиваємо (переплітаємо) справа
Підшивка в папку-швидкозшивач або палітурка в жорстку корочку забезпечує збереження документів, включених до справи. Як правило, для палітурки документів організація запрошує фахівця. Але можна переплести справу і самостійно. Перш за все необхідно в документах, що складають справу, зробити чотири проколу. Зазвичай отвори проробляють шилом, ручним дрилем або спеціальним дироколом. Потім документи прошивають міцною ниткою і поміщають в тверду обкладинку.
Пам'ятайте! Головним реквізитом обкладинки є заголовок справи. Саме він містить повну інформацію про склад і зміст документів у справі.
Нумерація необхідна для того, щоб забезпечити збереження документів справи і закріпити порядок їх розташування. Кількість аркушів у справі вказують на обкладинці. Необхідно пронумерувати всі листи, крім аркушів внутрішнього опису і листа з заверительной написом. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо. Номери аркушів проставляються в правому верхньому куті простим олівцем. Якщо ви знайдете помилку в нумерації листів, можна їх перенумерувати. Старі номери закресліть густо поставте нові номери. Якщо ви виявите пропущені номери, поставте додаткові номери. Додаткові, раніше пропущені номери називають літерними. Вони містять порядковий номер попереднього аркуша і буквене позначення. Відомості про всі подальші зміни в нумерації заносяться в лист-засвідчувач справи.
Обкладинка кожної справи оформляється за встановленою формою. На верхньому полі обкладинки вказується в називному відмінку найменування організації. Якщо в організації є офіційне скорочена назва, воно вказується в дужках. Після чого вказується найменування структурного підрозділу. Якщо найменування організації або підрозділу змінювалося протягом періоду, який охоплює справу, на обкладинці наводяться обидві назви. Колишня назва вказується в дужках. На обкладинці необхідно вказати порядковий номер справи за описом (архівний шифр) і індекс справи за номенклатурою. З номенклатури також переноситься на обкладинку справи термін зберігання документів. На справах постійного терміну зберігання пишеться: "Зберігати постійно". Термін зберігання справи вказується в правому нижньому кутку обкладинки справи. Обов'язково потрібно відобразити інформацію про дату справи.
До цих пір датою справ є крайні дати документів справи. Наприклад, крайніми датами особової справи є дати підписання наказу про прийом - оформлення трудових відносин та їх розірвання (звільнення) співробітника. І не забудьте вказати кількість аркушів у справі. Ці відомості проставляються на обкладинці під графою "Дата".
Примітка. Див. Наступні документи (для інформації):
Постійна нестача грошей прирікає самотніх літніх людей на життя, повну принижень. Основні причини лежать поза пенсійної системи. Невисокий рівень пенсій визначається перш за все низькою заробітною платою в нашій країні. Відрахування до державного та недержавні пенсійні фонди не відповідають ні вимогам часу, ні загальновизнаним світовим стандартам.
Фонд N ______
03-07 2 л / с
Індекс справи ----- Опис N -----
17
Справа N ------
Товариство з обмеженою відповідальністю "М-Дискаунт"
служба кадрів
(Назва організації та структурного підрозділу)
17 1
Справа N --- Том N ---
Обкладинка особової справи
Фонд N ______
05-30 2 л / с
Індекс справи ----- Опис N -----
23
Справа N ------
Товариство з обмеженою відповідальністю "М-Дискаунт"
служба кадрів
(Назва організації та структурного підрозділу)
23
Особиста справа N -
Поки у нас буде така зарплата, трудові пенсії по старості та інші страхові виплати в більшості своїй залишаться злидарськими.
Б.Макаров
кадровик
ТОВ "М-Дискаунт"