Відповідає Любов Артюх, провідний аудитор Аудиторсько-консалтингової групи «БАНК», www.bankoaudit.ru
У Листі Мінфіну РФ від 20.04.12 №03-03-06 / 1/202 дана відповідь на конкретне запитання, однак, його роз'яснення стосуються не тільки документів по закордонних відрядженнях, а взагалі первинних облікових документів, складених на іноземних мовах.
Такими первинними обліковими документами можуть бути: вантажна митна декларація (декларація на товари), міжнародні транспортні документи - транспортні накладні, які підтверджують передачу товару перевізнику (міжнародні авіа-, авто-, залізничні накладні, коносаменти), комерційні рахунки (інвойси), акти прийому передачі виконаних робіт (послуг), інші документи, оформлені відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі.
Мінфін Росії викладав цю точку зору з питання перекладу документів, складених іноземною мовою і раніше: Листи Мінфіну РФ від 22.03.10 №03-03-06 / 1/168, від 26.03.10 №03-08-05 / 1, від 03.11.09 №03-03-06 / 1/72, від 14.09. 09 №03-03-05 / 170, від 16.02.09 №03-03-05 / 23.
Згідно абз.3 п. 9 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну РФ від 29.07.98 № 34н, первинні облікові документи, складені на інших мовах, повинні мати порядковий переклад на російську мову.
Законодавчо порядок оформлення документів, перекладених на російську мову, не регламентований.
У разі, якщо переклад здійснює фахівець організації, то слід наказом (іншим внутрішнім документом) встановити коло осіб, які мають право здійснювати переклад первинних облікових документів на російську мову, і закріпити зазначені обов'язки з перекладу в їх посадових інструкціях.
При цьому переклад документа слід зробити або на ксерокопії документа (підрядник), або на окремо створеному аркуші, в якому вихідні рядки перекладного документа повинні чергуватися з їх перекладом.
Перекладений текст документа доцільно скріпити підписом особи, яка здійснила переклад.
Що стосується «порядкового перекладу» слід зазначити, що з метою визнання витрат для цілей бухгалтерського і податкового обліку в обов'язковому порядку повинні бути переведені реквізити, необхідні для розуміння змісту операції і оцінки її величини в кількісному і вартісному вираженні. Переклад інформації, що повторюється, або не має істотного значення для підтвердження зроблених витрат, не потрібно.
Наприклад, якщо організація в процесі здійснення зовнішньоекономічної діяльності використовує типові документи, то в цьому випадку досить одноразово перевести на російську мову постійні реквізити типової форми, і в подальшому переводити тільки змінюються показники документа (Лист Мінфіну РФ від 03.11.09 №03-03-¬ 06/1/725).
Для авіаквитків та інших перевізних документів на іноземній мові переклад інформації, що не має істотного значення для підтвердження зроблених витрат (наприклад, умов застосування тарифу, правил авіаперевезення, правил перевезення багажу, іншої інформації) не потрібно (Лист Мінфіну РФ від 22.03.10 №03- 03-06 / 1/168).
В окремих випадках переклад документів, складених іноземною мовою, не потрібно.
Так, не потрібно порядковий переклад документів, що мають уніфіковану міжнародну форму, зокрема, авіаквитків, використовуваних для посвідчення договорів повітряного перевезення пасажира (спільне Лист Мінфіну Росії і Федеральної податкової служби від 26.04.10 № ШС-37-3 / 656 @).
Податкові інспектори в разі виникнення суперечок при перевірці не має права вимагати нотаріального засвідчення перекладених документів.
Витребування документів при проведенні податкової перевірки регламентується ст. 93 Податкового кодексу РФ. Згідно абз.2 п.2 ст.93: «Подання документів на паперовому носії проводиться у вигляді завірених перевіряється особою копій. Не допускається вимога нотаріального посвідчення копій документів, що подаються до податкового органу (посадовій особі), якщо інше не передбачено законодавством Російської Федерації ».