З втратами при транспортуванні, зберіганні та виробництві продукції так чи інакше стикається практично кожна організація. Оксана Костильова, головний бухгалтер ТОВ «Стройкомпозіт-Спецматеріали», привела з власної практики кілька прикладів того, яким чином найбільш коректно відображати відхилення в обліку. Роздрібної торгівлі продуктами вона не стосувалася через специфіку своєї компанії (норми природного убутку по продовольчих товарах див. Статтю «Які норми природного убутку можна застосовувати в бухгалтерському і податковому обліку» - Прим. Ред.).
Рада № 1. Норми природного убутку краще прописати в обліковій політиці.
Навіть офіційно затверджені норми краще привести в облікову політику підприємства. Однак якщо технологічний процес різко змінюється, варто оформити зміни окремим наказом.
Для документального оформлення втрат треба провести інвентаризацію, скласти акт з відображенням сум виявленої недостачі, провести залік нестач цінностей надлишками з пересортиці. Якщо після заліку за пересортицею все ж виявлена недостача, то норми повинні застосовуватися тільки по тому найменуванню цінностей, по якій вона встановлена.
Рада № 2. Важливо скласти висновок і акт.
Наша компанія пов'язана з будівництвом. При торгівлі специфічними матеріалами, використовуваними в будівництві і ремонті (сухими сумішами, грунтовками, лаками), крім терміну придатності, після закінчення якого можна проводити списання, дуже важливі зовнішні умови транспортування і зберігання. Одного разу у нас стався надзвичайний випадок. Влітку через неуважність логіст під перевезення сухих сумішей в паперових мішках замовив машину без тенту, а диспетчер транспортної організації не уточнив цю деталь. Відстань від постачальника було близько 300 кілометрів. На середині шляху погодні умови зіпсувалися, пішов сильний дощ. В результаті паперова упаковка промокла і товар вагою п'ять тонн став непридатним. Зрозуміло, що в такій ситуації довелося повністю його списувати. Але не за рахунок чистого прибутку.
При прийманні товару була створена комісія, одним з членів якого був водій-експедитор. Склали акт про те, що під час перевезення товарів виникли форс-мажорні обставини, через які став непридатним товар, що перевозиться. З транспортної компанії запросили наряд-замовлення, де немає рядка про наявність тенту. Запросили довідку від метеорологів про погоду і про всяк випадок зробили роздруківки з Інтернету про погоду. Склали висновок про часткову вини логіста. Видали наказ про стягнення з винного шкоди в розмірі 1/3 від окладу. Решту суми списали на витрати.
Рада № 3. Можна розробити інструкцію з природних втрат.
В іншій організації у нас склалася хронічна ситуація з природним спадом. Частково сировина для виробництва готової продукції, яке має дрібну фракцію (можна порівняти з борошном, цементом), надходить до нас залізничним транспортом в цистернах. Особливості виникають при його навантаження та розвантаження. По трубопроводах воно завантажується, при цьому по отворах в стиках відбувається розпил. Однак з резервуара постачальник відвантажує певну кількість по вазі і виникла спад при перевантаженні не враховує. При провішування на залізничних вагах також є значні відхилення, оскільки вага порожньої тари значно відрізняється від тієї, яку ремонтували: на ній заварювали шви, підкладки, скоби. Але при цьому саме вага порожньої тари постачальник зазначає згідно з паспортом цистерни. Таким чином, виникають значні відхилення від ваги за документами і фактично отриманої сировини. При надходженні на наш склад завантаження проводиться теж за допомогою трубопроводів. Тут теж виникає природне зменшення при розпилюванні.
Щоб не виникало постійний збиток, ми вирішили оформляти кілька документів, що дозволяють списувати виникає природне зменшення. Нашим технологом була розроблена інструкція по нормам природного убутку з додатком проведених розрахунків по елементам устаткування, де і в якій кількості вона виникає. На підставі даних розрахунків визначається норма убутку на кожну тонну. Більш того, щоквартально складається довідка-розрахунок по списанню природного убутку. Все це дозволяє списувати виникаючі відхилення.
Які документи позбавлять від претензій податківців
Єгор Батанов. лектор, партнер компанії «некториє, Савельєв і Партнери»
Вікторія Цирульникова. головний бухгалтер ТОВ «НІСА»
- В обліку виявлені при прийманні товарів втрати при транспортуванні в межах норм ми списуємо за рахунок вантажоодержувача: ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 60, ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94. ПДВ, який відноситься до товарних втрат, не береться до відрахування, так як не дотримується умова з пункту 1 статті 172 НК РФ. а саме прийняття до обліку товарів. Суму податку списуємо в інші витрати: ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 19. Вартість товарів понад норми природного убутку стягуємо з винуватців (постачальника або перевізника): ДЕБЕТ 76-2 «Розрахунки за претензіями» КРЕДИТ 60.
Порчу, бій, лом товарів ми оформляємо актом за формою № ТОРГ-15. В акті пишемо найменування, артикул, сорт, ціну, кількість і вартість товарів, причину і винуватців втрат, можливість подальшого використання товарів (продаж за зниженими цінами, здача в утиль або переробку, відгодівельними організаціям) або знищення.