Борис Чижов, заступник начальника відділу діловодства Управління справами Федеральної служби з праці та зайнятості, державний радник Російської Федерації 2 класу.
Первинні документи для бухгалтерії можна зібрати з відповідальних працівників вчасно шляхом складання локального нормативного акту, а також умов трудового договору, посадовими інструкціями і елементами преміювання.
Заходи забезпечення своєчасності надходження первинних документів
Щоб забезпечити надходження первинних документів в строго встановлені терміни, необхідно виконати ряд простих дій.
По-перше, слід закріпити порядок передачі документації в бухгалтерію у відповідному локальному нормативному акті організації.
Такий акт повинен строго регламентувати весь документообіг в організації. Потрібно прописати механізм внутрішнього переміщення первинних документів, терміни їх доставки, а також П.І.Б. і посади працівників, відповідальних за їх здачу і контролюючих даний процес.
Локальний нормативний акт повинен бути досить докладним і доступним для розуміння кожним працівником. Слід чітко прописати не тільки порядок і правила здачі документів, але і ті наслідки, які можуть очікувати як самого працівника, який порушив встановлений порядок, так і організацію в цілому (у вигляді штрафних санкцій, пені, додаткових перевірок з боку наглядово-контрольних органів).
По-друге, в трудових договорах з працівниками, які за родом своєї діяльності зобов'язані здавати первинні документи в бухгалтерію, слід зафіксувати необхідність оформлення і здачі останніх. При цьому конкретний порядок роботи з документацією потрібно вказати в посадовій інструкції працівника.
По-третє, для виключення випадків "втрат" документів (працівник наполягає на тому, що документи здав, а бухгалтер їх не бачив) їх передачу з підрозділу в підрозділ, від працівника до працівника і в бухгалтерію потрібно контролювати шляхом записів у відповідному журналі здачі і отримання документів під підпис із зазначенням дати. Крім того, можна знімати копії з документів, на яких одержувач робить позначку про час отримання оригіналу, а також ставить свої П.І.Б. і посаду.
Санкції за несвоєчасну здачу первинних документів
Якщо порядок і правила роботи з первинною документацією прописані в локальному нормативному акті організації, трудовому договорі з працівником і в його посадовій інструкції, то недотримання встановленого порядку і термінів здачі документів може розцінюватися як дисциплінарний проступок. А за вчинення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення (ст. 192 ТК РФ):
- звільнення з відповідних підстав.
При цьому не допускається застосування дисциплінарних стягнень, не передбачених федеральними законами, статутами і положеннями про дисципліну. Також повинні враховуватися тяжкість вчиненого проступку і обставини, при яких він був здійснений.
Слід зазначити, що застосовувати до працівника будь-які штрафні санкції (караючи його рублем) неприпустимо. Система штрафування у вигляді відрахувань із заробітної плати працівників є порушенням трудового законодавства і строго карається інспекцією праці.
Однак якщо в організації існує система преміювання за певні результати роботи, то з її допомогою можна привчити недбайливих працівників своєчасно здавати в бухгалтерію первинні документи.
Можливість преміювання персоналу передбачена Трудовим кодексом. Системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат і надбавок компенсаційного характеру, в тому числі за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, системи доплат і надбавок стимулюючого характеру і системи преміювання встановлюються колективними договорами, угодами, локальними нормативними актами відповідно до трудового законодавства і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права (ст. 135 ТК РФ).
Прийнята в організації преміальна система може припускати виплату премії певному колу осіб на підставі заздалегідь встановлених конкретних показників і умов. Коло осіб, що підлягає заохоченню, показники, умови, розміри і терміни преміювання можуть бути встановлені в колективному договорі складовою частиною положення про преміювання. Останнє, як правило, містить:
- загальні положення, в яких визначається коло премійованих за основні результати господарської діяльності за різними групами персоналу (робітники, конструктори, технологи, керівники, фахівці, службовці і т.д.) із зазначенням конкретних завдань, на які націлене преміювання;
У прийнятому положенні про преміювання і повинні міститися умови преміювання працівників і підрозділів, пов'язаних з наданням первинної документації в бухгалтерію.
Пам'ятайте, що трудове законодавство не передбачає термінів "позбавлення премії" і "депреміювання" по тим чи іншим показникам роботи. Тому наявність на підприємстві чітких показників і умов преміювання дає можливість заслужено преміювати працівників. При їх невиконанні у працівника просто не наступає право на отримання премії, і він колективом підрозділу до преміювання не представляється або, в залежності від виконання інших показників, представляється до преміювання в менших розмірах.