Планування бюджету PR-діяльності ускладнюється тим, що замовнику буває важко пов'язати витрати на управління комунікаціями з доходами від його основної діяльності. Адже часто результати PR не мають самостійних економічних показників, як, наприклад, обсяг продажів або прибуток - тут потрібно враховувати те, що PR-рішення застосовуються, як правило, для збільшення вже існуючих економічних показників, тому коректніше говорити не про дохід від інвестицій в комунікації як такі, а про приріст доходу замовника за рахунок PR-діяльності.
Це означає, що існуючі вимоги бухгалтерського обліку дозволяють співвідносити витрати і доходи PR-діяльності тільки в рамках поточного звітного періоду (місяць, квартал, рік), тобто для комунікаційних програм з швидкою віддачею, тоді як для довгострокових програм в силу підвищення ролі факторів невизначеності , таких як загальна економічна і політична ситуація або дії конкурентів, мають місце серйозні проблеми з правильним складанням бюджету і подальшою оцінкою ефективності.
Методи спрощеного складання PR-бюджету. Відсоток від продажів - розраховується передбачуваний прибуток від продажів в наступному часовому періоді і визначається фіксований відсоток від цієї суми на фінансування PR-комунікацій: середня ціна одиниці пропозиції замовника множиться на плановану кількість реалізації і потім множиться на довільно встановлений відсотковий коефіцієнт, який може коливатися, як показує практика, від 2% до 15%.
Відсоток від прибутку - розраховується прибуток в наступному часовому періоді з одиниці пропозиції замовника, яка також збільшується спочатку на плановану кількість реалізації, а потім на встановлений відсоток відрахувань на PR-комунікації. В якості одиниці пропозиції в цьому випадку може розглядатися будь-який показник, а не тільки, буквально, один пропонований продукт, наприклад, це може бути кількість упаковок або спеціальних пакетів послуг.
Відсоток квотування - на фінансування PR відводиться фіксована сума з кожної прийнятої одиниці розрахунку, яка може виражатися в будь-якому планованому показнику: кількість наявних або нових споживачів, торгових точок або партнерських угод.
Що дає і передбачає планування бюджету:
а) це дає можливість дізнатися, скільки коштуватиме проведення PR-кампанії;
б) це дозволяє зрозуміти, яку саме кампанію можна провести на наявні кошти;
в) бюджет передбачає складання списку завдань, які повинні бути виконані. Цей список може бути представлений у вигляді розкладу подій за часом;
г) бюджет встановлює порядок витрат і передбачає випадки перевищення витрат, тому що необхідно не тільки контролювати відповідність витрат запланованим, але і регулювати перевищення витрат;
д) після завершення програми підбиваються підсумки і оцінюється оптимальність витрат: занадто мало або багато було витрачено, і чи були витрати кожного окремого спеціаліста на конкретну акцію обгрунтованими.
Елементи бюджету PR-кампанії:
-- за способом впливу на покупця;
-- за способом вираження;
-- з точки зору основних цілей і завдань;
на думку. Звертається до почуттів, емоцій, підсвідомого. Впливає через асоціацію ідей і уявлень. Її найефективніший засіб - малюнок, колір і в меншій мірі - звук.