Як часто читаючи ту чи іншу статтю в модному ІТ журналі зустрічаєш інтерв'ю якогось великого CIO, який через слово повторює, що необхідно говорити з бізнесом на мові бізнесу, потрібно зробити роботу ІТ прозорою для інвестицій, ну і все в такому дусі. Зі свого боку ми тільки ЗА.
Одночасно з впровадженням системи обліку заявок і планування роботи ми прийшли до розуміння, що нам необхідні додаткові показники оцінки роботи нашого відділу. Крім того, як це зараз модно «ми оптимізуємо витрати» 🙂 Скажу чесно, я позитивно ставлюся до адекватної оптимізації і, що примітно, обгрунтованою.
Я прочитав багато статей на тему бюджетування в цілому і використання бюджетів в ІТ, але майже ніде не зустрічав конкретних рекомендацій щодо складання бюджету та його демонстрації керівництву 🙂 Я чесно гугл, але ніде не міг знайти приклад (шаблону) для складання бюджету ІТ відділу. Цим постом я постараюся заповнити цю прогалину 🙂
1. Визначити горизонт планування. Бюджет буде ваш бюджет на рік, місяць? (Ми використовуємо планування на рік)
3. Визначити процедуру коригування бюджету та надання звітів (періодичність). (1 раз в квартал)
Приклад бюджету нашого відділу: xls. pdf
Ось кілька пам'ятних мені рекомендацій А. Тецнер
- Розбити всі витрати на групи з різними способами обгрунтування
- Обов'язкові - витрати, виключення яких може становити загрозу для функціонування Компанії в цілому, або гарантовано протягом одного року зупинить роботу одного з філіалів на тривалий термін;
- Необхідні - витрати необхідні для підтримки безперервності бізнес-процесів Компанії. Відсутність даних витрат ускладнить функціонування її частини або створить істотну ймовірність зупинки філії;
- Бажані - витрати із здійсненням певних проектів, виконання яких принесе довгострокові вигоди або закладе базис для подальшого поліпшення функціонування інформаційних систем компанії;
- Можливі - витрати, пов'язані з ймовірними, але не обов'язковими подіями, такими як: переїзд / розширення філії в нову будівлю, відкриття нової філії, бурхливе зростання існуючого філії (в кілька разів за один рік);
- Обгрунтування по групам
- Обов'язкові - тут керівництву пропонується просто повірити. Все одно в специфікаціях серверів ніхто не розбереться.
- Необхідні - дані витрати можна обговорити в контексті: «Ну якщо зовсім грошей немає ... Але тоді ось такі ризики». Слід також розуміти, що в наступному році вони стануть обов'язковими. Перевірки механізм - у відсотку до обороту ці витрати повинні знижуватися щороку. При його виконанні - зазвичай і питань особливих не виникає
- Бажані - ці витрати потрібні і зрозумілі не тільки ІТ. Call-центр, CRM, віддалений доступ. Необхідне відповідне провести роботу з «союзниками», які скажуть, що їм потрібні дані проекти і витрати будуть повернуті
- Можливі - під час обговорення вони легко сприймаються або як відсутність витрат: «може і не переїдемо», або як необхідна частина важливих проектів (всі розуміють, що в новій будівлі потрібна мережа).
Як доповнення до прикладу можна додати тип статті (обов'язкова, необхідна і тд).