Зберігання документів є частиною процесу організації бухгалтерського обліку.
Відповідальність за збереження бухгалтерських первинних документів після їх обробки в бухгалтерії, а також облікових регістрів звітності протягом встановлених строків, але не менше 3 років, покладена на керівника підприємства. Вимоги, щодо зберігання бухгалтерських документів викладені в п. 6 Положення № 88.
Для зберігання документів на підприємстві слід виділити спеціально обладнане приміщення (або його частина), яке забезпечить збереження документів до закінчення встановлених термінів їх зберігання. Зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності, передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.
За бланками суворого обліку повинен бути особливий контроль. Бланки суворого обліку за правилами повинні зберігатися у вогнетривких металевих шафах або в сейфах (чекова книжка, довіреності, товарно- транспортні накладні та ін.)
Документи повинні зберігатися в такому порядку, щоб можна було в будь-який час знайти потрібний документ. Тому при підготовці для передачі в архів всі документи формуються в справи - папки, заголовки яких повинні відповідати змісту папки.
Папки з документами по місяцях, роках переплітаються, на титульному аркуші вказується найменування підприємства, назва і порядковий номер в справі з початку року, звітний період, загальна кількість аркушів у справі, строк зберігання.
При формуванні документів по папках, необхідно дотримуватись вимог Інструкції № 1153 (затв. Постановою КМУ від 17.10.97г. № 1153):
- документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в різні папки;
- накази по основній діяльності підбираються для зберігання окремо від наказів по особовому складу;
- в справу групуються документи одного періоду - місяця, кварталу, календарного року;
- при наявності в одній папці документів за кілька місяців документи помісячно розділяються аркушами паперу із зазначенням місяця;
- додатки до документів, незалежно від дати їх складання, приєднуються до документів, до яких вони належать.
- кожна партія первинних документів за поточний місяць, що відноситься до певного регістру (журналу, відомості, звіту матеріально - відповідальних осіб) комплектується окремо в хронологічному порядку і супроводжується довідкою, виписаної для архіву
Довідка в архів
За балансовим субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» Документи з №1 по № 56 в кількості п'ятдесяти шести штук
Головний бухгалтер ________
- касові документи, авансові звіти, виписки банків з додатками зберігаються окремо. Такі документи (грошові) розкладаються в хронологічному порядку і п закінчення поточного місяця прошиваються.
- особові рахунки працівників підприємства (при їх відсутності Розрахункові відомості) по оплаті праці групуються в самостійні справи і розташовуються в алфавітному порядку. Вони зберігаються (75 років - В років), де В - вік осіб на момент припинення ведення особового рахунку.
Якщо підприємство припиняє діяльність, то документи з нарахування і виплати заробітної плати повинно обов'язково здати в державний архів.
Видача документів з бухгалтерії і з архіву працівникам інших підрозділів, контролюючим органам може проводитися тільки з дозволу головного бухгалтера.
Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, всіх форм звітності затверджені наказом Головного архівного управління при КМ У № 41 від 20.07.98г. Крім того, є ряд інших відомчих переліків, які обумовлюють терміни зберігання різних видів документів (тільки для підприємств мають відомчу приналежність).
Наказом встановлено терміни:
- для підприємств, що передають документи в держархів;
- для підприємств, що зберігають документи в своєму архіві;
Особливу увагу слід звернути на документи з невеликим терміном зберігання. Такі документи можуть бути знищені тільки після завершення перевірок державними податковими організаціями з питань дотримання податкового законодавства.
Документи бухгалтерського архіву, після закінчення терміну їх зберігання поділяють на три групи:
підлягають постійному зберіганню до моменту ліквідації підприємства або в Держархіві;
мають оперативно довідкове значення;
Рішення про відбір документів для їх знищення або для передачі в архів підприємства (Держархів) приймається в результаті проведення експертизи цінності документів, яку здійснює експертна комісія підприємства (ЕК). Призначається ЕК наказом керівника організації - як правило, в складі не менше 3-х осіб. Для знищення відбираються документи за попередні роки, з простроченим терміном зберігання та втратили для підприємства практично багато важать. На документи, виділені для знищення, складається акт. Акт складається і підписується членами ЕК, розглядається і затверджується керівником організації. При незначній кількості, документи можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна відмітка (лист відділу формування НАФ та діловодства Державного комітету архівів України від 12.10.01 № 05-26). Якщо їх багато, то слід передати по приймально здавальних накладних організації, яка займається заготівлею вторинної сировини.