Які витрати відшкодовуються працівникові
Нерідкі випадки, коли для вирішення службових питань роботодавці змушені відправляти своїх співробітників за межі місця знаходження організації. Поїздки на певний час, за певним службового дорученням керівника до іншого населеного пункту або за кордон називаються відрядженнями.
До початку відрядження роботодавець повинен:
- встановити розмір і порядок виплати співробітнику відрядження;
- підготувати документи, необхідні для відправлення працівника у відрядження.
Відповідно до ТК РФ працівникові відшкодовуються такі витрати на відрядження:
- на проїзд;
- оренду житлового приміщення;
- додаткові витрати на проживання (добові);
- інші витрати по виконанню службового завдання (з дозволу керівника).
Як правило, в організації розробляються внутрішні документи або колективний договір, в якому визначаються порядок та розмір відшкодування даних витрат.
Чи обкладаються ПДФО витрати на відрядження
Суми відшкодування відряджених витрат не обкладаються ПДФО в межах встановлених НК РФ норм (п. 3.ст. 217 НК РФ).
Якщо керівник прийняв рішення відшкодувати працівникові витрати понад норми, то ця різниця обкладається ПДФО.
П. 3 ст. 217 НК РФ встановлює такі норми добових:
- при знаходженні відрядженого співробітника на території РФ - 700 руб. в день;
- при знаходженні відрядженого співробітника за межами території РФ -2 500 руб. в день.
У колективному договорі, затвердженому в ТОВ «Система», встановлено, що при відрядженнях на території РФ розмір добових для працівників інженерно-технічного підрозділу становить 1 200 руб. для інших співробітників - 600 руб.
Отже, ПДФО з відрядження буде розраховуватися з суми 500 руб. за кожний день перебування у відрядженні, тобто з різниці між виплаченими добовими і встановленої законодавством неоподатковуваної нормою (1200 - 700 руб.).
Які витрати на відрядження не обкладаються ПДФО
У НК РФ прописано, що ж не включається в оподатковуваний прибутковим податком дохід працівника. Так само як в тому числі компенсація роботодавцем наступних витрат (п. 3 ст. 217 НК РФ):
- вартість проїзду до місця виконання службового завдання (незалежно від місця вибуття у відрядження) і назад, включаючи вартість сервісних послуг в вагонах підвищеної комфортності;
- комісія за послуги аеропортів;
- вартість проїзду до місця відправлення (вокзал, аеропорт), призначення чи пересадок;
- провезення багажу.
Компенсація цих витрат не обкладається ПДФО, якщо витрати підтверджені документально. Якщо такі документи відсутні, виплачені компенсації звільняються від обкладення ПДФО тільки в межах встановлених норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Крім того, працівникові повинні бути відшкодовані витрати по найму житла у відрядженні (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Якщо співробітник представить підтверджуючі документи, то такі витрати компенсуються йому в повному обсязі і не підлягають обкладенню ПДФО. При відсутності документів прибутковим податком не обкладатиметься сума в межах норм, визначених абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.