Витрати на відрядження і податок на доходи фізичних осіб
Згідно з трудовим законодавством Російської Федерації витрати на відрядження працівника підлягають обов'язковому відшкодуванню роботодавцем. Причому це відшкодування проводиться останнім фізичній особі, яка, як відомо, визнається платником податків ПДФО. В силу цього у багатьох бухгалтерів при відшкодуванні витрат на відрядження виникає маса питань в частині утримання ПДФО. За загальним правилом, витрати особи, яка відряджена, здійснені ним в поїздці, не тягнуть за собою утримання ПДФО. Проте, в деяких випадках відшкодування витрат на відрядження може викликати у організації необхідність обчислення і утримання суми податку на доходи фізичних осіб з працівника. Ось про це ми і поговоримо далі докладніше.
Причому склад відшкодовуються витрат на відрядження визначений статтею 168 ТК РФ, в нього включені:
l витрати на проїзд;
l витрати по найму житлового приміщення;
l додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
l інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.
Зверніть увагу, що перелік відшкодовуються витрат на відрядження не є вичерпним, внаслідок чого він може бути і доповнений. Так, наприклад, організація може прийняти рішення про відшкодування працівнику витрат на оплату послуг зв'язку, оренди автомобіля в місці відрядження і так далі і тому подібне.
Відповідно до статті 168 ТК РФ за загальним правилом роботодавець самостійно визначає, в якому порядку і розмірах він буде відшкодовувати своїм працівникам на відрядження. Документальним підтвердженням даного рішення є або колективний договір, або інший локальний нормативний акт компанії, наприклад, Положення про відрядження.
Потрібно сказати, що зазвичай до встановлення своїх "внутрішніх" норм відшкодовуються витрат на відрядження фірми підходять дуже грамотно і продумано. Воно і зрозуміло, чим повніше опрацьовані дані норми, тим більше у організації шансів не конфліктувати надалі з фіскалами, які, як відомо, завжди проявляють підвищену увагу до витрат на відрядження організацій.
Встановлюючи свої норми, організація може прийняти рішення про виплату як однакових норм відшкодування виключно для всіх співробітників фірми, так і диференційованих, які передбачають підвищений розмір, наприклад, для керівництва компанії.
Однак, наявність "внутрішніх" норм відшкодування ще не є достатньою умовою для виплати відшкодовуються витрат працівникові - фізичній особі.
Важливо правильно оформити відповідну документацію, яку часто називають "відрядження документообігом". До складу такого документообігу входять наказ про відрядження і авансовий звіт працівника, який представляється останнім в бухгалтерію фірми в термін, що не перевищує трьох робочих днів з дня виходу на роботу з відрядження.
l службове завдання;
l посвідчення про відрядження.
Беручи до уваги, що заборони на оформлення даних документів немає, організація має право, керуючись статями 8 і 22 ТК РФ, локальним нормативним актом передбачити оформлення службового завдання і посвідчення про відрядження, а також затвердити форму і порядок їх складання.
Якщо організацією прийнято рішення продовжувати використовувати службове завдання і посвідчення про відрядження, то ще оформляються:
l службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання за формою № Т-10а;
l посвідчення про відрядження за формою № Т-10.
Наявність первинної облікової документації по відрядженнях, оформленої за встановленими формами і виключає будь-які дефекти заповнення, дозволяє організації визнати витрати на відрядження, як в бухгалтерському обліку, так і для цілей оподаткування.
Ми вже відзначили, витрати на відрядження, відшкодовуються працівникові організації - фізичній особі, тісно пов'язані з обчисленням ПДФО, податковим агентом за яким визнається будь-який роботодавець. Щоб розібратися з питаннями оподаткування зазначеним податком відшкодовуються витрат на відрядження потрібно звернутися до глави 23 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - НК РФ), а саме до статті 217 НК РФ, що містить перелік доходів фізичної особи, що не підлягають оподаткуванню ПДФО.
З пункту 3 статті 217 НК РФ випливає, що витрати на відрядження, відшкодовуються працівникові, не є доходом фізичної особи, і відповідно, не обкладаються ПДФО. При цьому відшкодовуються витрати на відрядження звільняються від оподаткування лише в межах норм, встановлених законодавством Російської Федерації.
Як вже було зазначено, за загальним правилом порядок їх виплати та розмір встановлюється внутрішніми нормами компанії. Причому, як випливає зі статті 217 НК РФ, при оплаті працедавцем платнику податку витрат на відрядження і в середині країни, так і за її межі в дохід, що підлягає оподаткуванню, не включаються добові, які виплачуються відповідно до законодавства Російської Федерації, але не більше 700 рублів за кожен день перебування у відрядженні на території Російської Федерації і не більше 2 500 рублів за кожний день перебування у закордонному відрядженні, а також фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад, збори за послуги аеропортів, комісійні збори, витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, на провезення багажу, витрати по найму житлового приміщення, оплату послуг зв'язку, отримання та реєстрацію службового закордонного паспорта , отримання віз, а також витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту. При ненаданні платником податків документів, що підтверджують оплату витрат по найму житлового приміщення, суми такої оплати звільняються від оподаткування відповідно до законодавства Російської Федерації, але не більше 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території Російської Федерації і не більше 2 500 рублів за кожен день знаходження в закордонному відрядженні.
Отже, для цілей оподаткування ПДФО відшкодовуються витрати на відрядження підлягають нормуванню, зокрема, неоподатковуваний розмір добових для цілей ПДФО становить:
l не більше 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території Російської Федерації;
l не більше 2 500 рублів за кожний день перебування у закордонному відрядженні.
Як вже було зазначено, сьогодні при направленні працівників у відрядження роботодавці керуються Положенням № 749. У частині російських одноденних поїздок Положення № 749 містить заборону на виплату добових. У пункті 11 Положення № 749 сказано, що при відрядженнях в місцевість, звідки працівник, виходячи з умов транспортного сполучення та характеру виконуваної у відрядженні роботи, має можливість щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові не виплачуються.
В силу статті 217 НК РФ крім добових не визнаються оподатковуваним доходом фізичної особи фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати:
l на проїзд до місця призначення і назад;
l збори за послуги аеропортів;
l комісійні збори;
l на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок;
l на провезення багажу;
l по найму житлового приміщення;
l з оплати послуг зв'язку;
l з отримання та реєстрацію службового закордонного паспорта;
l з отримання віз;
l пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.
При ненаданні платником податків документів, що підтверджують оплату зазначених витрат, їх відшкодування співробітнику буде розглядатися в якості доходів фізичної особи, підлягають оподаткуванню ПДФО.
Інакше кажучи, щодо непідтверджених витрат по найму житлового приміщення з метою ПДФО застосовуються такі ж норми, як при добових.
Отже, з метою ПДФО витрати на відрядження не обкладаються податком тільки в межах норм, встановлених законодавством Російської Федерації. На перший погляд, начебто все ясно, однак практика показує, що при виплаті витрат на відрядження бухгалтер стикається з масою проблем. Так, наприклад, багато питань виникає в частині комфортного проїзду або витрат на проїзд у відрядження з іншого населеного пункту (коли працівник проживає не в місці знаходження організації і так далі).
На думку фінансистів, дані витрати при відрядженні працівника не підлягають оподаткуванню ПДФО на підставі пункту 3 статті 217 НК РФ, так як вартість сервісних послуг включена у вартість проїзду в вагонах підвищеної комфортності.
Отже, суми оплати організацією проїзду працівника в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, є відшкодуванням витрат на відрядження працівника, тому не підлягають обкладенню ПДФО, в тому числі і в разі, коли аеропорт або вокзал знаходиться за межами населеного пункту.