З цієї статті ви дізнаєтеся: як оформити продаж товару і повернення грошей через термінал, а також як заповнити книгу доходів.
Що можна зробити на практиці: оформити внутрішню інструкцію для продавців по правильному документального оформлення таких операцій.
Підприємець, який встановив в своєму магазині платіжний термінал, повинен дотримуватися трьох простих правил, щоб правильно оформляти операції з використанням терміналів.
Правило перше: зберігай первинні документи!
Перш за все нагадаємо, що підприємець зобов'язаний зберігати первинні документи, на підставі яких він веде облік доходів, витрат та інших показників, що беруть участь у визначенні об'єкта оподаткування (п. 44.1 Податкового кодексу, далі - ПК).
Єдинники першої, другої, третьої та п'ятої груп (неплатники ПДВ) ведуть Книгу обліку доходів, вписуючи в неї щодня в кінці робочого дня підсумкову суму доходів (пп. 296.1.1 ПК). Єдинники третьої та п'ятої груп (платники ПДВ) ведуть Книгу обліку доходів і витрат (пп. 296.1.2 ПК). Форми книг затверджені наказом Мінфіну від 15.12.11 р № 1637. Підприємці на загальній системі оподаткування ведуть Книгу обліку доходів і витрат за формою, затвердженою наказом Міндоходов від 16.09.13 р № 481.
Крім того, покупцеві видається один екземпляр: квитанції платіжного термінала або сліпа (якщо термінал не працював і довелося використовувати імпринтер). Ці документи підтверджують списання грошей з картки покупця. Другий примірник квитанції (сліпа) після зарахування грошей на поточний рахунок підшивається до банківських виписок за відповідну дату.
Правило друге: документально оформлюй повернення грошей покупцеві!
Якщо покупець повертає товар, за який він розплатився за допомогою платіжної картки, то продавець зобов'язаний повернути йому гроші теж «на картку», тобто на його поточний рахунок в банку. Для цього треба провести операцію повернення через платіжний термінал. При цьому роздруковується квитанція з видом операції «повернення» і гроші зараховуються на картку покупця за рахунок грошових коштів торговця (терміни і умови повернення грошей торговцю обумовлюються з банком в договорі еквайрингу).
Правило третє: відображай в Книзі обліку всю суму доходу!
Як відомо, за проведення платежів від покупців з використанням терміналу банк стягує з підприємця комісійну винагороду. Його розмір і порядок списання з рахунку клієнта банк зобов'язаний вказати в договорі еквайрингу (п. 5.4 Положення № 223). Зазвичай банк віддає перевагу так зване договірне списання: комісія списується з рахунку клієнта без подачі останнім платіжного доручення (п. 1.38 Закону від 05.04.01 р № 2346-ІІІ «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні»).
Припустимо, покупець заплатив продавцеві з використанням платіжної картки 500 грн. Банківська комісія складає 1,5% від суми транзакції, тобто 7,50 грн. На поточний рахунок підприємця надійшло 492,50 грн. (500,00 грн. - 7,50 грн.), Тобто чиста сума без комісії. Яку суму треба записати в Книгу доходів: 500 грн. або 492,50 грн.
З одного боку, доходом підприємця є дохід, отриманий у грошовій (готівковій та безготівковій) формі; матеріальної і нематеріальної формі (п. 292.1 ПК). У нашому випадку дохід, підтверджений первинними документами, становить 500 грн.
З іншого боку, датою отримання доходу є дата надходження коштів у грошовій (готівковій або безготівковій) формі. А на рахунок надійшло 492,50 грн.
То яку ж суму відображати в Книзі?
Також відзначимо, що сума банківської комісії є витратами для підприємців - платників ПДВ та загальносистемників і може бути вказана у відповідному розділі Книги доходів і витрат.
Іноді запитують: чи не є утримання комісії з надійшли на рахунок підприємця коштів взаємозаліком, який недопустимий для єдинників?
Вважаємо, що ні, не є. Згідно п. 9.1 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 21.01.04 р № 22, до розрахунків, що здійснюються як залік взаємної заборгованості платників, належать розрахунки, за якими взаємні зобов'язання боржників і кредиторів погашаються в рівнозначних сумах, і лише за їх різницею здійснюється платіж на загальних підставах. А в даному випадку покупець зі свого поточного рахунку (в своєму банку-емітенті) за допомогою платіжної картки повинен заплатити підприємцю. Підприємець повинен заплатити банку-еквайра. Банк-еквайр не є боржником підприємця в цій ситуації, тому й не існує зустрічних зобов'язань, які згортаються.
1. При розрахунках за продані товари з використанням платіжних терміналів видавайте покупцю один екземпляр квитанції і товарний чек (на вимогу).
2. Оформляйте повернення грошових коштів через термінал.
3. Відбивайте виручку від реалізації в Книзі доходів повністю (без вирахування комісії банку-еквайра). Це найбільш безпечний варіант.