Запитайте у своїх підлеглих, що їм найменше подобається в їх роботі, і вони неодмінно згадають проблему з комунікацією. Фактично, в результаті проведення багатьох національних опитувань, які досліджували ставлення персоналу до керівництва, в яких брали участь практично всі великі організації, були отримані низькі рівні відповідей на питання, пов'язані з комунікацією. Проте ті ж співробітники, які відповідали на ці питання, говорили про те, що спілкування дуже важливо для них.
Якщо комунікації є проблемою у Вашій компанії, постарайтеся розібратися, яку саме інформацію Ваші співробітники недоотримують, наприклад:
- Персонал не має чіткого уявлення про те, що від нього очікує керівництво і наскільки він підходить компанії.
- Менеджмент не ділиться з працівниками інформацією про результати діяльності компанії, її успіхи або про те, в якому напрямку вона зараз розвивається.
- Співробітникам здається, що вони отримують недостатнє винагороду, так як у них немає ніякої інформації про вартість сумарних вигод і розмір їх загального доходу.
Інструменти ефективної комунікації.
Перш ніж почати доносити ту чи іншу інформацію до своїх співробітників, визначте, яка аудиторія людей її отримає. Для цього дайте відповідь для себе на ряд питань:
- Чи всі Ваші підлеглі мають доступ до електронної пошти?
- Чи всі працівники на місці?
- Можливо, деякі Ваші співробітники працюють по певних днях?
- Можливо, хтось із персоналу зайнятий постійно з клієнтами або має роз'їзний характер діяльності, що не дозволить їм бути присутніми на зборах?
З огляду на всі ці моменти, у Вас є величезний вибір різних способів поліпшення якості комунікації в компанії.
Інтранет (внутрішня мережа)
Корпоративна внутрішня мережа є відмінним місцем для оприлюднення різноманітних статей для персоналу, особливо, якщо більшість людей мають доступ до комп'ютера.
Даний вид зв'язку з персоналом є відмінним способом донесення інформації про зміни, успіхи і інші важливі події, що відбулися в компанії.
Собранія- ефективний способів зібрати колектив разом, який особливо цінується, якщо на них обговорюються хороші новини і компанія демонструє, наскільки вона цінує своїх співробітників. Зборів також є відмінним місцем для дискусії, що дозволяє працівникам задати свої питання або почати обговорення тієї чи іншої проблеми. Крім того, керівництво може дізнатися таким чином думки, побоювання і ідея своїх підлеглих.
Опитування співробітників також виступають ефективним і продуктивним способом отримання інформації від великої групи людей. Добре складені опитування дозволяють отримати зворотній зв'язок від персоналу з питань того, що вони думають про роботу компанії, як вони бачать свої роль в її діяльності, наскільки вони задоволені своїм рівнем заробітної плати і бонусів, а також чи влаштовує їх якість комунікації на всіх рівнях організації . Проте, якщо після проведення опитування і отримання певної інформації від персоналу, з боку керівництва не надійде ніяких пропозицій про проведення необхідних змін, його відносини з співробітниками можуть стати тільки гірше, так як люди можуть подумати, що їх думки просто не почули.
Обговорення поганих новин
Ніхто не хоче приносити погані вісті. Але тут може допомогти правильний підхід до цієї ситуації. Скористайтеся цими порадами, якщо Вам необхідно повідомити погані новини.
- Будьте відвертими. Опишіть ситуацію, що виникла чесно і відкрито. Не намагайтеся ухилитися або приховати неприємну правду.
- Дійте швидко. Зволікання тільки ускладнить завдання.
- Повідомляйте про погані новини особисто, завжди, коли це можливо. Це дає можливість проявити турботу і вирішувати питання безпосередньо.
- Завжди пояснюйте причину поганих новин. Чим більше інформації у людей, тим легше їм буде прийняти ситуацію.
- Погляньте на ситуацію в перспективі. У більшості випадків, існує і позитивна сторона, а нехай і незначна.
Не забудьте підкреслити позитивні аспекти, які допоможуть слухачеві заглянути за негативні моменти і побачити цілісну картину.
Переклад підготувала Наталія Лабутина.