За чинним законодавством при використанні особистого автотранспорту не можна просто так взяти і списати витрати на паливо. Перш за все, роботодавець повинен укласти відповідний договір з працівником.
Допускаються наступні варіанти:
- До раніше складеним трудовим договором укладається додаткова угода, за якою працівнику компенсуються всі витрати по використанню особистого автомобіля в службових цілях + витрати на бензин. Однак тут є істотний недолік: при розрахунку податкової бази можна прийняти до обліку компенсації не більше встановленого нормативу, а бензин і зовсім не приймається до обліку.
- З співробітником укладається додатковий договір оренди автомобіля. В цьому випадку до обліку приймаються як орендні платежі, так і витрати на паливо.
Однак, якщо автомобіль є власністю організації, то перераховані вище пункти не працюють.
У будь-якому випадку для списання витрат на паливо необхідно вести подорожні листи, де буде відображатися весь маршрут, пройдений автомобілем, тривалість в кілометрах і т.д. Співробітник повинен надати підтверджуючі документи про витрати на паливо (касові чеки з АЗС).
Витрати на паливо
При розрахунку суми податку витрати на паливо слід враховувати виходячи з того, для яких потреб використовується автомобіль. Якщо транспорт використовується в якості основного засобу для надання автотранспортних послуг, то витрати на паливо слід відносити до основних матеріальних витрат.
У разі, коли автомобіль використовується для інших потреб підприємства, то і витрати на паливо слід включати до складу інших, пов'язаних зі здійсненням основної діяльності.
У першому випадку списувати витрати на бензин необхідно з урахуванням способу оцінки матеріалів, що застосовується на підприємстві. У другому випадку витрати враховуються за фактичною вартістю (без урахування ПДВ).
Обсяг витраченого палива має бути підтверджений документально. Для цих цілей використовуються спеціальні документи - подорожні листи. При цьому неважливо, використовується власний автомобіль або орендований.
На підприємстві може використовуватися шляховий лист уніфікованої форми, так і самостійно розроблений.
подорожні листи
При самостійній розробці подорожнього листа необхідно перевірити наявність всіх обов'язкових реквізитів: номер листа, дані про водія і автомобілі і т.д. Крім обов'язкових можна використовувати і додаткові реквізити.
Подорожній лист оформляється в єдиному екземплярі на кожен автомобіль. Тип останнього вказується в найменуванні (наприклад, шляховий лист мікроавтобуса або легкового автомобіля). Подорожні листи заповнює відповідальний співробітник підприємства. Всі бланки повинні мати нумерацію і завірятися печаткою.
Перед початком і після скоєння маршруту шляхові листи завіряються співробітником, відповідальним за експлуатацію транспортних засобів.
У дорожньому листі також повинні бути проставлені відмітки про медогляди водія. Робить це медичний працівник підприємства. У дорожньому листі повинна бути відмітка такого змісту: «Передрейсовий медогляд пройшов, допущений до виконання обов'язків».
Подорожні листи оформляються з різною періодичністю в залежності від виду діяльності організації.
Якщо підприємство на постійній основі надає транспортні послуги, то подорожні листи оформляються щодня для кожного автомобіля, тому що дійсні протягом тільки одного робочого дня. Виняток становлять тільки далекі відрядження.
Інші ж підприємства заповнюють шляхові документи з періодичністю, що дозволяє обгрунтувати витрати на паливо, але не менше 1 разу на місяць.
Важливо! При розрахунку податку на прибуток не можна враховувати витрати на паливо в тому випадку, коли підприємство відшкодовує їх працівникові понад компенсації за користування автотранспортним засобом. Справа в тому, що ці витрати вже включені в розроблені норми витрат на експлуатацію автомобіля.
Фахівці рекомендують укладати з працівником саме договір оренди автотранспортного засобу з метою врахування витрат на палива при розрахунку податку на прибуток.
При цьому витрати на паливо можна враховувати і є наслiдком окремої оплати, і коли вони включені в орендну плату за користування автомобілем.
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.