Пояснювальна записка використовується у випадках, коли необхідно пояснити причини і мотиви будь-якого вчинку з боку співробітника. Як правило, в такому документі пояснюються причини прогулів, запізнень або невиконанні певних завдань. Існує кілька видів пояснювальної записки, кожен з яких має свої цілі і містить певну інформацію.
Цілі і застосування пояснювальної записки
Одним з видів документа є пояснювальна записка до школи, при складанні якої є свої особливості. Наприклад, в ній може бути відсутнім дата складання, а підзаголовок виду «Про запізнення ...» або «Про порушення» зазвичай відсутня. Також підпис укладача записки ставиться без вказівки його посади.
Рядові громадяни і більшість співробітників різних організацій стикаються з цим документом саме у вигляді пояснення з приводу проступків або порушень на роботі. Таким чином працівники пояснюють виникнення різних нештатних ситуацій, порушення дисципліни і свої проступки.
Така записка служить не тільки поясненням з боку співробітника, але і способом самозахисту роботодавця в разі, коли він вирішує застосувати дисциплінарне стягнення або інший вид покарання. Тільки при наявності пояснювальній керівництво може аргументувати необхідність вжити подібних заходів.
Основною метою документа є проведення внутрішнього розслідування за певних порушеннях, а також прийняття правильного рішення з боку начальства. Залежно від ситуації, що склалася винний співробітник повинен розуміти, як писати пояснювальну і яку інформацію в ній вказувати.
Стандартними випадками, в яких роботодавець може зажадати такий документ згідно ТК РФ, є:
- прогул або запізнення з боку співробітника;
- поява на робочому місці в стані алкогольного або наркотичного сп'яніння;
- в компаніях, де діє суворий дрес-код - поява на роботі в що не відповідає вимогам одязі;
- аморальне або непристойну поведінку;
- порушення правил охорони праці або пожежної безпеки;
- крадіжки матеріальних цінностей;
- неповне або неякісне виконання своїх прямих обов'язків.
Як писати пояснювальну
Такий документ залишається у вільній формі, тому єдиний зразок пояснювальній не регламентований законодавством, але при його складанні основні елементи записки необхідно оформляти відповідним чином, розташовуючи їх в певному порядку:
Коли і як писати пояснювальну на роботі - залежить від особливостей ситуації. У Трудовому кодексі йдеться, що такий документ повинен бути написаний протягом двох днів з моменту, коли цього зажадав керівництво. Незважаючи на те, що співробітник має право не писати пояснювальну записку, краще таким правом не користуватися і чесно викласти всі факти.
При цьому не варто намагатися оббрехати інших працівників, вказувати недостовірні факти або перекладати вину на когось. В процесі службового розслідування це може виявитися. В результаті таких дій укладачі часто наживають собі ворогів серед колег, до того ж плутанина в фактах і обставин іноді змушує керівництво «копати глибше». Як наслідок - в цих випадках розкриваються додаткові обставини і порушення.
Приклад пояснювальної записки, в якій в якості виправдання фігурують слова «я не знав» або «мене не вчили» - не найкращий. Та й виправдань в такому документі бути не повинно: тут доречні лише лаконічні пояснення по суті. До того ж послатися на необізнаність щонайменше нерозумно, так як при прийомі на роботу кожен співробітник знайомиться зі всілякими правилами та інструкціями, а підписуючи договір про працевлаштування осіб зобов'язується ці правила дотримуватися.
Пояснювальна записка зразок
Завантажити зразок пояснювальній про помилку в роботі, в форматі Word.
Завантажити приклад пояснювальній про відсутність на роботі.