Чіткого визначення терміну «пояснювальна записка» трудове законодавство не містить. Проте в трудових правовідносинах між наймачем і працівником оформляються такі записки.
У цьому матеріалі розглянемо особливості складання пояснювальної записки в організації.
Оформлення пояснювальної записки в рамках трудових правовідносин, як правило, ініціюють керівник організації (вищестоящий керівник), а також представники відомчої або позавідомчої охорони, правоохоронних органів при реалізації інших відносин.
У трудовому законодавстві є норми, які зобов'язують наймача вимагати письмові пояснення працівника (ст. 199 і 408 Трудового кодексу РБ (далі - ТК)).
У правозастосовчій практиці загальновизнано, що в якості таких пояснень можуть використовуватися пояснювальні записки.
Що таке пояснювальна записка?
Написання пояснювальної записки є правом, але не обов'язком працівника (ст. 27 Конституції).
На відміну від працівника на наймача (уповноважених ним осіб) покладено обов'язок зажадати від працівника письмове пояснення в наступних випадках:
- до застосування дисциплінарного стягнення (ст. 199 ТК);
- до видання розпорядження про утримання з заробітної плати (ст. 408 ТК).
В інших випадках з метою з'ясування позиції працівника з різних питань, оцінки причин і подальшого прийняття рішення наймач має право, але не зобов'язаний витребувати від працівника подання усних та письмових пояснень.
Форма пояснювальної записки
На практиці пояснювальну записку кожен працівник оформляє індивідуально в одному екземплярі на стандартному аркуші паперу формату А4 на ім'я керівника організації (вищого керівника).
ЦЕ ВАЖЛИВО! В даному випадку необхідно видати наказ (розпорядження) про затвердження та використання такої форми.
Уніфіковані форми носять рекомендаційний характер, тому можна затвердити локальним нормативно-правовим актом іншу форму документа.
Якщо працівник оформив (написав) пояснювальну записку за формою, що відрізняється від встановленої в організації (відступи, реквізити), то це не потрібно розглядати як помилку, яка впливає на суть пояснення.
Працівник відмовляється від написання пояснювальної записки
Якщо працівник відмовляється від написання пояснювальної записки, то необхідно оформити акт про це із зазначенням присутніх свідків (бажано не менше 2 осіб).
Що робити з пояснювальною запискою?
Реєструється пояснювальна записка в порядку, встановленому керівником організації для реєстрації внутрішніх документів.
Після розгляду матеріалів справи про будь-яку подію керівник організації (уповноважена ним особа) виробляє або не виробляє на пояснювальній записці спонукальну резолюцію для виконавця із зазначенням дії.
Законодавством встановлено різний термін зберігання пояснювальних записок.
До працівника застосовано дисциплінарне стягнення за невиконання трудових обов'язків у зв'язку з недотриманням порядку ведення книги зауважень і пропозицій, касової дисципліни, нецільовим використанням коштів, неправильним проведенням тарифікації. Термін пояснювальних записок в такому випадку становить 5 років.
Види пояснювальних записок
- виправдувальний характер;
- пояснювальний характер.
Пояснювальні записки виправдувального характеру працівник може оформляти для вказівки причин власного негативного діяння (дії або бездіяльності).
Пояснювальний характер мають пояснювальні записки, які працівник може оформляти для вказівки умов і обставин настання подій, що сталися з незалежних від його волі причин або пояснення причин скоєння діянь іншими особами.
Найбільш часто на практиці застосовуються пояснювальні записки:
- про появу на роботі в стані алкогольного, токсичного або наркотичного сп'яніння;
- причини прогулу або відсутності на роботі;
- причини запізнення на роботу;
- здійсненні за місцем роботи розкрадання майна;
- порушення правил охорони праці;
- здійсненні аморального проступку;
- поданні до уповноважених органів неповних або недостовірних відомостей;
- незабезпечення належної трудової дисципліни підлеглих;
- невиконанні трудових обов'язків.
Зразок пояснювальної записки про причини запізнення на роботу дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 26 журналу.
Зразок пояснювальної записки про вчинення аморального проступку працівником, який виконує виховні функції, несумісного з продовженням даної роботи, дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 26 журналу.
Зразок пояснювальної записки про невиконання трудових обов'язків дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 27 журналу.