На кого покладаються обов'язки з ведення кадрової документації
Скачатьінструкцію по кадровому діловодству - 2016 або розробити власний регламент?
Що собою являє інструкція з ведення кадрового діловодства
На кого покладаються обов'язки з ведення кадрової документації
Кадровий документообіг як частина облікового процесу повинен бути підконтрольний керівникові компанії. Як правило, саме на першу особу спочатку покладається відповідальність за його ведення, для чого видається відповідний наказ.
У міру набору в штат кадрових або бухгалтерських фахівців ці функції делегуються їм з чітким зазначенням, хто за що відповідає і який документ має право підписувати. Для кожної посади розробляється відповідна інструкція, де визначаються трудові функції, права та рівень відповідальності. Співробітник знайомиться з розпорядчим документом і посадовою інструкцією і розписується:
- або у відведеній для цього рядку на самому документі;
- або на спеціально створеному персональному аркуші ознайомлення.
Крім посадової інструкції, можлива розробка внутрішніх положень, регламентів, додаткових інструкцій. Однак основою для дотримання законності в сфері кадрового діловодства виступає Трудовий кодекс РФ і інші нормативні акти, які видаються урядом і міністерствами.
При недотриманні положень законодавства або локальних актів компанії до працівника, що займається веденням кадрового документообігу, можуть бути застосовані заходи дисциплінарної відповідальності. І це цілком обгрунтовано, оскільки навіть незначні порушення здатні призвести до відчутних фінансових втрат.
Скачатьінструкцію по кадровому діловодству - 2016 або розробити власний регламент?
Проте завдяки багаторічній практиці ведення подібної діяльності виробився певний негласний набір правил і послідовність дій, які й лягли в основу покрокової інструкції з кадрового діловодства. Її можна сміливо застосовувати в практичній діяльності, уникнувши тим самим неточностей і помилок.
Крім того, використовуючи зазначену інформацію, можна спрогнозувати загальну кількість документів, які потрібно оформляти, і час, який доведеться на це витрачати, відповідно, визначити, скільки співробітників повинно бути в кадровій службі.
Що собою являє інструкція з ведення кадрового діловодства
Далі представлений універсальний план ведення всього обсягу кадрового документообігу, яким можна користуватися на будь-якій стадії життєвого циклу компанії - від створення до моменту ліквідації або реорганізації. Незважаючи на те що покрокові інструкції з кадрового діловодства з нуля досить поширені, мати під рукою компактний і зручний для сприйняття варіант буде незайвим.
Отже, кроки, які потрібні регулярно для досягнення оптимальних результатів при веденні кадрового діловодства з нуля:
Співробітник, що займається кадровим документообігом, повинен завжди мати під рукою цей перелік документів, а також оновлювати свої знання в цій галузі в міру необхідності, а також в разі істотних змін законодавства. Робити це можна як самостійно, так і за допомогою укладення контракту з постачальниками спеціалізованих нормативних правових баз.
- Вивчення статуту компанії і при необхідності реєстраційних документів. Це допоможе визначитися з правилами і умовами прийому керівника компанії або членів ради директорів - основного виконавчого органу. Крім того, в даних документах міститься інформація про максимальний термін їх перебування на посаді, рівень оплати праці та порядок припинення повноважень.
- Видання розпорядчого документа про призначення керівника. Підставою для нього послужить протокол загальних зборів засновників. Таким чином, це буде 1-й кадровий наказ нової фірми. З нього повинна вестися їх наскрізна нумерація, яка має першорядне значення, адже для контролюючих служб вкрай важливе дотримання порядку видання документів в момент здійснення операцій.
- Розробка документації для оформлення операцій по роботі з персоналом. Універсальний список повинен включати:
- правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР);
- структуру відділів і посад в компанії;
- штатний розклад (формально необов'язково, однак на практиці запитується більшістю перевіряючих);
- графік відпусток;
- документи, що регламентують захист персональних даних співробітника.
В обов'язковому порядку закріплюється набір документів для персоніфікованого обліку даних співробітника:
- трудовий договір;
- журнал руху трудових книжок;
- журнал обліку бланків трудових книжок, а крім того, і сам бланк (щоб оформляти книжки співробітникам, для яких це місце роботи перше);
- документи з обліку робочого часу (табелі Т-12 або Т-13);
- особові картки (Т-2);
- накази по кадрам і підстави до них;
- розрахункові та платіжні відомості;
- індивідуальні розрахункові листки;
- посадові інструкції, регламенти.
При наявності профспілки або представника загальних зборів працівників в компанії може бути розроблений і підписаний колективний договір. Дуже важливим документом може стати положення з оплати праці і преміювання. Воно дозволить скоротити обсяг трудового договору і чітко закріпити порядок розрахунку винагороди за працю.
Якщо на підприємстві впроваджена регулярна оцінка персоналу, необхідно положення про атестацію. Для збереження внутрішньої інформації повинен бути розроблений документ про охорону комерційної таємниці.
- Розробка бланків та їх узгодження з керівництвом компанії. Необов'язково створювати все з нуля, можна скористатися типовими формами, додавши до них відсутні реквізити, що відповідають специфіці компанії. Можливо, що з першої спроби затвердити новий бланк не вийде, тоді потрібно внести доповнення відповідно до побажань директора і подати його на погодження знову.
- Вибір співробітника для покладання на нього обов'язків по веденню та обліку трудових книжок. Для цього створюється відповідний розпорядчий документ. Це може бути як окремий працівник, що виконує тільки зазначену функцію, так і поєднує її з іншою роботою в кадровій службі.
- Організація оформлення на роботу нових співробітників. Будучи останньою стадією в циклі кадрового діловодства, зазначена процедура включає в себе комплекс взаємопов'язаних дій. Він пов'язаний з необхідністю заповнення цілого ряду документів (трудового контракту, наказу про прийом, особової картки), ознайомлення працівника з посадовою інструкцією, положеннями компанії, внесення записів в журнал з обліку трудових книжок і т. Д.
Надалі оформляються документи по поточній діяльності працівника: обліку робочого часу, нарахування заробітної плати, відпусток, дням відпочинку згідно з довідками донора або без збереження заробітної плати, перекладам.
Ведення кадрового документообігу не так складно, як здається на перший погляд. Незважаючи на велику кількість розрізнених і різнобічних нормативних актів, що регулюють дане питання, всю необхідну інформацію можна відібрати і систематизувати.
Крім того, вище наведена коротка і зрозуміла шпаргалка, здатна допомогти новому кадровому фахівця і навіть досвідченому працівникові, полегшивши йому в цілому розуміння всіх кроків, які необхідно зробити.
Головне в таких справах - уважність і скрупульозність у дрібницях, оскільки незначні помилки в документації можуть спричинити для компанії серйозні неприємності як фінансового, так і репутаційного характеру.