Кадрове діловодство, або КДП, є найважливішим завданням кадровика: відсутність документів може мати серйозні наслідки для організації. Трудова інспекція (ДІП) проводить не тільки планові, а й позапланові перевірки і може нагрянути в будь-який час з вимогою пред'явити всю документацію, визначену законом. Якщо перед вами поставлено завдання привести КДП підприємства в порядок, але є сумніви у власній компетенції, наступний розділ - для вас.
Кадрове діловодство для чайників
- Локальні нормативні акти.
- Документи, що створюються при оформленні трудових відносин.
Сюди ж, але з урахуванням специфіки, можна віднести:
- документи з обліку кадрів (трудові, цивільно-правові договори; накази по особовому складу; особисті картки працівника);
- документи з обліку робочого часу і розрахунків (табелі, розрахунково-платіжні відомості);
- особисті документи співробітників (трудові книжки, документи особистого справи).
Нумерація наказів в кадровому діловодстві
Зазвичай у новачків виникає питання: як нумерувати накази? Хороша новина: законодавчих вимог не встановлено, покладайтеся на здоровий глузд.
Є кілька питань-підказок, відповівши на які, ви зможете створити власну логіку нумерації наказів.
- Скільки в організації штатних працівників: 10, 50, більше п'ятдесяти?
- Яка плинність кадрів?
- Як часто доводиться змінювати умови праці (переводити співробітників з посади на посаду, залучати до роботи у вихідні дні і т.п.)?
Якщо побачите, що обсяг переказів буде невеликий, можна робити наскрізну нумерацію з додаванням літери «К» (щорічно починаючи з № 01-К), щоб відокремити їх від наказів по основній діяльності. Якщо наказів багато - досвідчені кадровики радять розділити і промаркувати літерними позначеннями різні види наказів залежно від їх теми.
Щоб не заплутатися і містити документацію в порядку - також рекомендовано вести журнал реєстрації наказів.
Ведення кадрового діловодства
Для початку рекомендується видати інструкцію або регламент по КДП, де прописати, як документуються всі кадрові процедури, як вони проходять всередині організації і т. Д. Така інструкція стане надійною основою всього КДП на підприємстві і дозволить навести в ньому ідеальний порядок.
Зразок регламенту щодо кадрового діловодства
Часто в декількох невеликих організаціях, що належать одному господареві, бухгалтерія та відділ кадрів обслуговують все фірми. Оскільки в нормативних документах не сказано, як це робити, у кадровиків можуть виникнути сумніви в правильності своїх дій.
Грамотно складена номенклатура справ дозволить забезпечувати високу швидкість обробки і пошуку документів незалежно від найменування та специфіки підрозділу, а також надійність і безпека всього документообігу компанії. Розповімо, як грамотно скласти номенклатуру.
На жаль, не у всіх організаціях ведення кадрового діловодства (далі КДП) приділяється належна увага. Керівники часом вважають цю задачу другорядною, і в результаті КДП виявляється в занедбаному стані. Відновити документи і привести все у відповідність до вимог закону - завдання непросте. З чого почати і як нічого не упустити?