Необхідно відзначити, що застосування печаток в роботі юридичних осіб та приватних підприємців має відповідати певним вимогам. Для максимально докладного опису цих вимог використовується спеціальний документ, а саме Положення про порядок використання печаток і штампів. Він максимально точно і юридично грамотно визначає основні правила роботи з ними в самих різних напрямках людської діяльності. У цій статті ми детально розповімо про найбільш значущих моментах, про які йдеться в цьому документі.
Що являє собою це положення?
Порядок виготовлення і використання
Згідно з чинним законодавством для підтвердження автентичності різної робочої документації на держ. підприємстві повинні використовуватися так звані гербові печатки. Це друку, які містять зображення Державного герба. Рішення про їх створення має приймати особа, яка є безпосереднім керівником підприємства. Для їх створення слід звертатися в спеціалізовані майстерні, які мають необхідне для цього професійне обладнання та офіційний дозвіл на ведення такої діяльності (ліцензії та сертифікати).
Порядок зберігання і обліку
Положення визначає досить чіткий порядок обліку і зберігання печаток та штампів. Згідно з ним, кожне приватне підприємство, яке використовує їх у своїй діяльності, має дотримуватися наступних вимог:
- На підприємстві повинна бути створена книга обліку з прошитими і пронумерованими сторінками, яка містить в собі всю інформацію про використання печаток;
- Керівник підприємства зобов'язаний призначити відповідальну особу з числа співробітників, яке стежитиме за їх використанням;
- Видавати виріб на руки структурним співробітникам можна виключно під їх особистий розпис, яка робиться в книзі обліку;
- Не допускається видача або передача виробів іншим особам, які не мають відношення до роботи підприємства;
- Зберігати гербову печатку керівника слід в спеціально відповідному для цієї мети захищеному сейфі.
Для підприємства слід зробити три друку. Перші дві - це гербові мастичні друку, які використовуються керівником організації та головним бухгалтером. Третя - мала гербова печатка з металу застосовується виключно начальником відділу кадрів. Також можуть бути створені окремі вироби для структурних підрозділів підприємства, які в свою чергу можуть використовуватися їх керівниками або їх заступниками.