Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує документування і організацію роботи з документами "(ГОСТ Р51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.), Тобто весь процес від моменту створення документа й до його знищення або передачі на зберігання в архів.
З'являється термін спочатку в усному мовленні (приблизно в XVII ст.) І означає сам процес рішення (виробництва) справи - "справа виробляти" (вирішувати питання). Так як в ході вирішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, своє рішення (бо усне слово короткочасно, може бути забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло), вже в XVI ст. вживається словоделокак "збори документів, які стосуються якому або справі, питання". Вперше в цьому понятті слово "справа" зафіксовано в документах в 1584 р
Виявити генезис терміна «документ»;
Розглянути то, як зароджувалася і розвивалася діловодна сфера;
Що являли собою перші документи, яким чином вони перетворювалися з розвитком діловодства;
Дати класифікацію документів, показати, якими обязазательнимі рисами вони володіють на сьогоднішній день і які їхні функції;
Глава 1. документ. Походження терміна, його історія, визначення, властивості і функції
Слово документ (лат. Documentum - зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова "docere" - вчити, навчати. Коріння цього слова йдуть в індоєвропейська прамова, де воно означало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею, прийомом або здобуттям чого-небудь. За іншою версією слово "dek" походить від імені числівника "десять" і пов'язано з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь "dek" був замінений на "doc" в слові "doceo" - навчаю, навчаю, від якого були утворені слова "doctor" - учений, "doctrina" - вчення, "documentum" - той, що учить, повчальний приклад. Кажуть, саме в цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати "письмовий доказ", "доказ, почерпнута з книг, що підтверджують записів, офіційних актів". У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до XIX в. З латинської мови воно запозичене у всі європейські мови.
В кінці XIX ст. спостерігається тенденція до звуження кордонів поняття "документ": спочатку вона розглядалася як будь-який предмет, що служить для отримання і докази, потім - як письмове свідоцтво, яке підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно в юридичному значенні, а на початку XX ст. Поняття «документ» вже мало два основних значення:
a) будь-який папір, складена в законному порядку і що може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) або на виконання будь-яких обов'язків (умови, договори, боргові зобов'язання);
б) взагалі будь-яке письмове свідчення.
Виходячи з цього можна виділити основні ознаки документів:
1.Наявність інформації, смислового змісту;
2.стабільную речову (матеріальну) форму, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
4.Юридична сила документа. Юридична сила - це властивість документа бути справжнім доказом тих фактів, подій і дій, які відображені в документі. На придбання документом юридичної сили впливає ряд факторів:
По-перше, дотримання організацією, її посадовими особами, які готували документ, положень чинного законодавства.
По-друге, документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації. Ці правила специфічні для кожного типу документів і регламентуються ГОСТами та іншими нормативно-методичними матеріалами.
7.Копійность документів. Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили. Повторне, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження) є копією. Саме поняття копія (лат. Сopia - безліч) пов'язане з розмноженням оригіналу будь-якого виду. Серед копій розрізняються:
Виписка - копія частини документа. Виписка повинна містити відтворення повного тексту рішення з певного питання. Юридичну силу виписка набуває після її запевнення посадовою особою організації або нотаріусом.
Особливий вид - фото і светокопіі, відмінною рисою яких є точне відтворення оригіналу. Вони є видом факсимільних, автоматичних копій. Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу або отриманих автоматично, тобто одночасно з оригіналом, можуть бути кратні копії: копія з копії. Що стосується юридичної сили копій, то:
1) копія повинна містити точний текст першотвору (включаючи і бланк, на якому підготовлений документ), розшифровку печаток, підписів посадових осіб.
2) свідоцтво юридичної сили копії документа - позначка про її завіренні. Засвідчення копій має виробляється самою організацією або, в разі потреби, нотаріусом. Нотаріального завірення зазвичай вимагають для копій установчих документів організації, які представляються в різні державні структури (судові, податкові та ліцензійні органи, комітети з управління майном і т.д.) Але в принципі будь-яка копія документа, який не суперечить закону і що має юридичне значення, може бути завірена нотаріально. Нотаріус звіряє оригінал з копією і завіряє її. Забороняється нотаріальне засвідчення копій паспортів, військових квитків, службових посвідчень. Самі організації мають право завірення документів, що створюються в цих організаціях. Також організації можуть завіряти документи громадян при прийомі на роботу (диплом, атестат, посвідчення на пільги і т.д.) Копії завіряються керівником організації або уповноваженою посадовою особою (наприклад, начальником відділу кадрів або зав. Канцелярією). Завірені копії, що направляються в організації, засвідчуються печаткою.
Схожі роботи:
Понятіедокумент. Функції і класифікація документів в залежності від різних ознак
Реферат >> Держава і право
поняття "документ". не дивлячись на наявність ряду законодавчих та офіційних визначень. тексту і т.п. Розвиток класифікації документів Класифікація документів - одна з. ) Складової документа Друга атрибутивна складова документа - його речовинна.
Поняття і перспективи розвитку електронних грошей
Курсова робота >> Фінанси
які перспективи їх розвитку. Історія розвитку електронних грошей В мережі. Отже, існує три підходи до определеніюпонятія «електронні гроші»: економічний, правовий. електронний документ. підтверджує товарні зобов'язання продавця, підписаний його.
Поняття про сучасній російській літературній мові і тенденції його розвитку
Контрольна робота >> Іноземна мова
Поняття права, його сутність і функції
Закон >> Держава і право
суспільства на певному ступені його розвитку. 2. документах. набувають формальну визна-ділення. Джерелами права є видані в певному по-рядку документи. дол-жно статися, або визначення терміну оціночними поняттями "немед-повільно", "в.
Поняття договору, його предмет та принципи
Реферат >> Держава і право