Поняття «страхового фонду», його формування.
У документальному фонді організації можуть відкластися документи особливої цінності, які зафіксували важливі історичні події, факти про видатних осіб, автографи видатних діячів партії, держави, культури: документи, що є етапними в розвитку галузі, і т.п. Ці особливо цінні справи зберігаються відокремлено, в можливо кращих умовах, в місцях, зручних для евакуації (і при надзвичайних умовах підлягають їй в першу чергу).
При здачі особливо цінних справ на державне зберігання разом з ними передаються три примірники опису та страховий фонд.
Сукупність страхових копій складає страховий фонд. Він створюється для збереження цінної документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Одночасно зі страховим фондом створюється фонд користування, завдання якого полягає в заміні оригіналів копіями при проведенні робіт по використанню документів.
Страхова копія особливо цінного документа на паперовій основі - це негативний мікрофільм першого покоління на фотоплівці, а фонд користування - це позитивний мікрофільм (у двох примірниках) другого покоління, тобто виготовлений з негативного мікрофільму першого покоління, призначений для роботи з використання в відомчому, а потім в державному архіві.
Якщо сама організація не може виготовити мікрофільми, їй слід звернутися до архівних або інші установи, які мають спеціальну апаратуру.
Опис страхового фонду складається в чотирьох примірниках три з них передаються разом з копіями страхового фонду і фондом користування на державне зберігання. Опис може складатися на мікрофільми одного або декількох фондів. Опису нумеруються у валовому порядку. Перенумерація страхових копій забороняється. Дані обліку вносяться до опису з книги надходження і вибуття.