У документальному фонді організації можуть відкластися документи особливої цінності, які зафіксували важливі історичні події, факти про видатних осіб, автографи видатних діячів партії, держави, культури: документи, що є етапними в розвитку галузі, і т.п.
Перш ніж почати роботу з виявлення особливо цінних документів, необхідно уважно ознайомитися з історією організації, визначити, в які періоди се діяльності могли створюватися такі документи. Доцільно обговорити на ЕК за участю найстаріших працівників план і шляхи виявлення особливо цінних документів.
За погодженням з відповідним держархівом і під його керівництвом відомчого архіву ...
визначає особливо цінні документи. Для виявлення справ, що містять особливо цінні документи, беруться в першу чергу опису тих структурних підрозділів, які відображають основну діяльність фондоутворювача.
Якщо справа містить особливо цінні документи (ОЦД), воно включається в перелік. У переліку зазначаються: номери фонду, опису, справи, заголовок справи і в тій же графі - анотація на особливо цінні документи; гр. "Примітка" використовується для пояснень і необхідних відміток (фізичний стан справи, обсяг ОЦД, зв'язок з іншими справами і ін.).
Перелік розглядається на ЕК (ЦЕК) і узгоджується з ЕПК архівної установи. Після затвердження переліку все особливо цінні справи підлягають обліку. На обкладинках справ, що включають такі документи, в правому верхньому кутку ставиться індекс ОЦ. Головним обліковим документом особливо цінних справ є опис встановленої форми (додаток 1).
Опис складається на кожен фонд окремо в чотирьох примірниках, схвалюється ЕК організації та узгоджується з ЕПК архівної установи. Опис має підсумкову запис, яка змінюється в міру поповнення опису до чотиризначного числа. Справи в опис вносяться в порядку номерів описів і справ. Облік описів ведеться в листах фондів, до номеру такого опису додається індекс ОЦ.
В кінці підсумкової записи річного розділу зведеного і закінченою описів, що містять особливо цінні справи, робиться запис по формі: "У тому числі ОЦД №. Всього (кількість цифрами і прописом) справ". У гр. "Примітка" навпроти кожного такого заголовка справи проставляється відмітка ОЦ.
У листі фонду облік особливо цінних справ здійснюється за тими описами, які містять ці справи. Для цього в гр. 5, 6, 8, 11, 15 вказується через дріб (в знаменнику) їх кількість, яке відображено в підсумковій записи до опису, з додаванням до цифр ОЦ. Підрахунок кількості цих справ ведеться відокремлено і на загальний обсяг по даній опису (вказаний в чисельнику) не впливає, так як особливо цінні справи вже враховані в загальному обсязі справ.
Особливо цінні справи зберігаються відокремлено, в можливо кращих умовах, в місцях, зручних для евакуації (і при надзвичайних умовах підлягають їй в першу чергу).
Одним з найважливіших заходів щодо забезпечення безпеки і збереження особливо цінних і унікальних документів АФ РФ є створення страхового фонду їх копій.
Сукупність страхових копій складає страховий фонд. Він створюється для збереження цінної документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Одночасно зі страховим фондом створюється фонд користування, завдання якого полягає в заміні оригіналів копіями при проведенні робіт по використанню документів.
Страхова копія особливо цінного документа на паперовій основі - це негативний мікрофільм першого покоління на фотоплівці (мікрофільм страхового фонду), а фонд користування - це позитивний мікрофільм (у двох примірниках) другого покоління, тобто виготовлений з негативного мікрофільму першого покоління, призначений для роботи з використання в відомчому, а потім в державному архіві. Якщо сама організація не може виготовити мікрофільми, їй слід звернутися до архівних або інші установи, які мають спеціальну апаратуру.
Опис страхового фонду складається в чотирьох примірниках, три з них передаються разом з копіями страхового фонду і фондом користування на державне зберігання. Опис може складатися на мікрофільми одного або декількох фондів. Опису нумеруються у валовому порядку. Перенумерація страхових копій забороняється. Дані обліку вносяться до опису з книги надходження і вибуття.