Облаштування функціональної зони для проведення переговорів є однією з головних задач, яку потрібно вирішити при організації сучасного офісу. Адже від того, наскільки грамотно це буде зроблено, багато в чому залежить і імідж компанії, і успіх переговорного процесу. І якщо кабінети керівника можна оформляти, керуючись смаками їх власників, то при створенні обстановки переговорних краще дотримуватися певних рекомендацій.
Яким має бути приміщення?
В першу чергу вибір відповідного приміщення для облаштування переговорної зони залежить від розмірів і планування офісу, сфери і масштабів діяльності компанії. Мінімальна площа кімнати, в якій можна створити комфортні умови для переговорів з невеликим числом учасників, становить не менше 6 кв. м. Головне, щоб в кімнаті помістилася необхідна офісні меблі - стіл для переговорів і стільці - і залишилося хоча б трохи простору для вільного пересування.
Бажано, щоб в переговорній було вікно: тривале перебування в закритому просторі викликає у багатьох людей почуття дискомфорту, яке відволікає від переговорів і викликає бажання закінчити їх якомога швидше. Якщо в приміщенні його немає, необхідно створити яскраве і тепле освітлення, можливо, навіть від декількох джерел світла, розташованих на стінах і стелі. Взяти на себе функції вікна зможе міжкімнатні двері з матовим склом, яка не дозволить бачити ззовні, що відбувається в кімнаті.
Обстановка - від меблів до аксесуарів
У випадку з переговорними питання про те, як розставити меблі в кабінеті, вирішується легко: в центрі кімнати встановлюється стіл для переговорів, а навколо нього офісні крісла. Основа готова, а решта залежить від ваших побажань: додатково тут можна розмістити тумби, стелажі і шафи для документів. Якщо дозволяє площа, можна обладнати зону відпочинку з м'якими меблями, кавовим столиком і кольором для води.
У переговорних кімнатах, де крім зустрічей з клієнтами і партнерами планується проводити внутрішні наради, планерки і конференції, необхідно встановити меблі для персоналу - комп'ютерний стіл і стільці з відкидними планшетками, а також передбачити проектор, підключений до комп'ютера, і дошку для записів.
Значну роль відіграють предмети обстановки і аксесуари, які допомагають створити в переговорній зоні більш розслаблену і невимушену атмосферу. У кімнаті можна встановити акваріум, повісити на стіни плакати і грамоти, розставити на стелажах різні дрібнички: при цьому головна мета - це піти від знеособленої переговорної, зробити обстановку менш холодної і максимально затишною.
Стиль має значення.
Величезне значення має вибір стилю меблів. Ні для кого не секрет, що, намагаючись справити враження, керівники часто вибирають масивні класичні столи, крісла зі шкіри класу люкс. Але це не завжди доречно: наприклад, в невеликих приміщеннях такі меблі може здаватися занадто громіздкою. Рішенням проблеми є скляні офісні столи, які пропускають світло і візуально розширюють кімнату, а також легкі стільці на тонких ніжках.
Не менш важливим критерієм вибору виступає комфорт. Наприклад, м'які анатомічні шкіряні стільці з підлокітниками будуть безсумнівним плюсом - вони дозволять учасникам вести багатогодинні переговори, не втому і не втрачаючи концентрації. І навіть вибираючи бюджетні моделі меблів, не слід нехтувати її ергономікою - тут немає другорядних деталей, і від вашого вибору цілком можуть залежати шанси на укладення вигідної угоди.