Заміна запчастин оформляється в бухобліку як при оформленні надходження матеріалів.
Для відображення в бухгалтерському обліку вступників та вибувають запчастин використовується субрахунок 10-5 Запасні частини до рахунку 10 Матеріали.
Заміна запчастин може бути проведена:
- підрядником - оформляється передача накладної на відпуск матеріалів на сторону (форма № М-15);
- власними силами - необхідно скласти вимога-накладну за формою № М-11.
У бухобліку витрати на ремонт прописуються в звітному періоді, в якому проведено ремонт. Ці витрати слід врахувати в складі витрат по звичайних видах діяльності.
У момент складання документів на відпустку запчастин зі складу проводиться їх списання.
При самостійному ремонті списання запчастин відображається наступним проведенням:
- Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44.) Кредит 10-5 - списані запчастини на ремонт автомобіля.
При ремонті підрядником передача запчастин підряднику прописується в договорі. В обліку замовника ця передача відзначається проводкою:
- Дебет 10-7 Кредит 10-5 - передані підряднику матеріали для ремонту автомобіля.
Після ремонту підрядником використані матеріали списуються на рахунок обліку витрат. В якості опорного документа застосовується звіт про витрачені матеріалах, наданий підрядником. Списання оформляється проводкою:
- Дебет 20 (25, 26, 29, 44.) Кредит 10-7 - списані запчастини, витрачені на ремонт автомобіля (на підставі звіту підрядника).
Якщо після ремонту залишилися невитрачені запчастини, вони повертаються на склад і оформляються накладною (форми № М-11, № М-15). У бухобліку при цьому робиться проводка:
- Дебет 10-5 Кредит 20 (23, 25, 26, 29, 44.) - оприбутковано на склад невикористані запчастини.
- Дебет 10-5 Кредит 91 - оприбутковані запчастини, що були в експлуатації.
Якщо організація вирішила відремонтувати замінені запчастини, то в вартості відновлених запчастин слід врахувати витрати на ремонт.
Якщо ремонт здійснюється підрядником, то для віднесення вартості ремонту на ціну запчастини робиться наступна проводка:
- Дебет 10-5 Кредит 60 - враховані у вартості запчастини витрати на ремонт, виконаний підрядним способом.
Якщо ремонт проводиться самою організацією, то для віднесення вартості ремонту на ціну запчастини робиться наступна проводка:
- Дебет 10-5 Кредит 23 - враховані у вартості запчастини витрати на ремонт, виконаний власними силами.
Розрахунок податків при заміні запчастин залежить від системи оподаткування, яка застосовується організацією.
Якщо організація застосовує загальну систему оподаткування, витрати на ремонт при податковому обліку входять до складу інших витрат (п. 1 ст. 324. п. 1 ст. 260 НК РФ).
Момент визнання доходу залежить від методу обліку доходів і витрат, який застосовує організація:
- метод нарахування - вартість запчастин включається до витрат по звітному періоду, в який відбувався ремонт, після того, як був завірений документ про заміну запчастин;
- касовий метод - вартість запчастин включається до витрат після того, як будуть оплачені витрачені матеріали і завірений документ, що підтверджує заміну (п. 1 ст. 252. п. 3 ст. 273 НК РФ).
Організація нараховує ПДВ при двох одночасних умовах:
- при ремонті відбувається фактична передача запчастин до структурного підрозділу організації;
- вартість переданих запчастин не зменшує оподатковуваний прибуток організації.
Організація застосовує ССО
Облік витрат відбувається в залежності від обраного об'єкта оподаткування:
- доходи - заміна запчастин ніяк не відіб'ється на її податкові зобов'язання (п. 1 ст. 346.18 НК РФ);
- доходи мінус витрати - вартість запчастин, придбаних для заміни, включається до складу витрат на ремонт основних засобів (п. 1.3 ст. 346.16 НК РФ). Вартість запчастин можна списати, коли нові запчастини фактично встановлені і повністю оплачені (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Якщо організація ремонтує автомобіль підрядним способом, вартість послуг підрядника теж можна віднести на витрати тільки після оплати.
Організація застосовує ЕНВД
Згідно ст. 346.29 НК РФ. об'єктом оподаткування ЕНВД є поставлений дохід, тому заміна запчастин в автомобілі на податкових зобов'язаннях організації не відбивається.
Організація поєднує загальну систему оподаткування і ЕНВД
Коли автомобіль одночасно використовується в діяльності організації, оподатковуваної ЕНВД, і діяльності на загальній системі оподаткування, вартість запчастин, придбаних для заміни, слід розподілити (п. 9 ст. 274 НК РФ). Вартість запчастин для автомобіля, використовуваного тільки в одному виді діяльності, розподіляти не потрібно.
Для того, щоб розподілити витрати на придбання запчастин, необхідно визначити частку доходів, отриманих від різних видів діяльності:
Частка доходів від діяльності організації на загальній системі оподаткування = Доходи від діяльності організації на загальній системі оподаткування. Доходи від усіх видів діяльності організації
Витрати на придбання запчастин, які відносяться до діяльності організації на загальній системі оподаткування:
Вартість запчастин, які відносяться до діяльності організації на загальній системі оподаткування = Вартість запчастин (без ПДВ) × Частка доходів від діяльності організації на загальній системі оподаткування
Витрати на придбання запчастин, які відносяться до діяльності організації, оподатковуваної ЕНВД:
Вартість запчастин, які відносяться до діяльності організації, оподатковуваної ЕНВД = Вартість запчастин (без ПДВ) - вартість запчастин, які відносяться до діяльності організації на загальній системі оподаткування
Визначаючи частки доходів і витрат за конкретним видом діяльності, потрібно використовувати показники за місяць, в якому розподіляються витрати на придбання запчастин. Визначаючи податкову базу по податку на прибуток за звітний податковий період, витрати, що відносяться до діяльності організації на загальній системі оподаткування за місяць, слід підсумувати.
Про те, як враховувати ПДВ, випливає з п. 4 ст. 170 НК РФ.
Формула розрахунку ПДВ, який можна прийняти до відрахування:
ПДВ, який можна прийняти до відрахування = ПДВ, пред'явлений постачальником (виділений в рахунку-фактурі на придбання запчастин) × (Вартість відвантажених за податковий період товарів (робіт, послуг, майнових прав), реалізація яких оподатковується ПДВ. Загальна вартість товарів (робіт, послуг, майнових прав), відвантажених за податковий період)
Суму ПДВ, яку не можна прийняти до відрахування, потрібно додати до частки витрат за діяльністю організації, оподатковуваної ЕНВД (п. 2.3 ст. 170 НК РФ).