Кризові явища в економіці можуть стати причиною простоїв на виробництві.
Даного питання в трудовому законодавстві присвячено фактично тільки 2 статті Трудового кодексу РБ (далі - ТК), тому на практиці виникає ряд питань при оформленні простоїв.
Ознайомлення з пропонованим матеріалом дозволить зняти практично всі питання, що виникають при просте на виробництві.
В даний час в Республіці Білорусь немає єдиного підходу до проблеми обліку та оформлення простоїв. Однак ми спробували в одній статті узагальнити всю наявну (часом суперечливу) інформацію.
Простоєм визнається тимчасове (терміном не більше 6 місяців) відсутність роботи через виробничий або економічного характеру (вихід з ладу обладнання, механізмів, відсутність сировини, матеріалів, електроенергії і т.д.) (ст. 34 ТК).
У зв'язку з тим що перелік причин простою є відкритим, ними можна визнати відсутність обсягів робіт у зв'язку зі зменшенням кількості замовлень і ін. При цьому його причини можуть бути найрізноманітнішими: як виробничими, так і економічними, суб'єктивного або об'єктивного властивості, що носять локальний або загальний характер.
До внутрішніх причин простою найчастіше відносять: поломки обладнання, порушення технологічного процесу і фінансові труднощі. У цих випадках простий відбувається з вини самої організації. Іноді простої викликані аваріями.
Зовнішні причини простоїв залежать від організації, а викликані надзвичайними ситуаціями та порушенням партнерами умов господарських договорів.
Працівникам кадрової служби важливо встановити причину простою (винного), оскільки такі відомості безпосередньо впливають на прийняття подальших рішень наймача. З цією метою повинні бути оформлені деякі документи. В даний час типових форм таких документів немає, як немає таких особливостей в інструкції з кадрового діловодства.
Пропонуємо наступний порядок дій працівників кадрових служб при просте:
1) встановити причину простою;
2) оформити рішення наймача про просте;
3) визначити необхідність знаходження працівника на робочому місці;
4) врахувати час простою.
Розглянемо ці етапи докладніше.
Встановлення причин простою
На етапі встановлення причин простою працівники кадрових служб спільно з зацікавленими керівниками проводять роботу по фіксації факту простою в документах первинного обліку (листок обліку простоїв та ін.), А також оформляють акти про просте, представляють доповідні записки про нього.
Законодавством на працівника покладено обов'язок вживати заходів до негайного усунення причин і умов простою, а також негайно повідомляти про те, що трапилося наймачеві. Неповідомлення наймачеві про початок простою загрожує працівникові несплатою часу простою (ст. 53 ТК).
На практиці в локальних нормативних актах (далі - ЛНПА) встановлюють обов'язок працівника заявляти про виявлене їм факт простою.
Таким чином, якщо працівник встановив факт простою, він повинен подати керівнику структурного підрозділу або організації доповідну записку. У ній потрібно описати причину, що викликала простий, і по можливості привести свої пропозиції та рекомендації щодо її усунення. Наведемо приклад тексту доповідної записки:
Пропоную створити комісію зі встановлення причини і винних виходу з ладу даної підстанції та тимчасово перевести робочих цеху № 1 на іншу ділянку ».
На підставі цього документа керівник організації видає наказ (розпорядження) про створення комісії з розслідування причин, що призвели до простої, вжиття заходів щодо скорочення викликаних ним втрат і т.п. Зазвичай видається ще один наказ, в якому визначаються умови оплати працівникам за час вимушеного простою, тимчасове переведення працівників на іншу роботу і ін.
Створена наказом керівника комісія складає звіт про свою роботу та акт про просте. На підставі цих документів керівник приймає остаточне рішення про причини простою, винну особу і джерелі покриття пов'язаних з простоєм витрат.
В ході розслідування комісія:
- запитує і отримує пояснення посадових осіб та інших працівників;
- встановлює причини, винних і фактори, що призвели до простої;
- з'ясовує обставини, що передували простою, встановлює причини його виникнення;
- з'ясовує характер порушення технологічних процесів, умов експлуатації обладнання;
- перевіряє кваліфікацію обслуговуючого персоналу;
- пропонує заходи по усуненню причин простою, попередження виникнення його в майбутньому;
- визначає прямі втрати і упущені вигоди від простою і ін.
Звертаємо вашу увагу на те, що названі дії комісії не є обов'язковими у всіх ситуаціях простою і залежать від причин виробничого та організаційного характеру.
Оформлення рішення наймача про просте
Простий оформляється наказом.
Наказ може видаватися щодо роботи одного або декількох працівників, окремих підрозділів, всієї організації в цілому. Оплата часу простою проводиться на підставі наказу (розпорядження) роботодавця.
Зайнятість працівників під час простою
Законодавством передбачається декілька варіантів зайнятості працівників і оплати їх праці під час простоїв (ст. 34 ТК):
- тимчасове переведення працівника на іншу роботу в своїй організації;
- тимчасове переведення на роботу до іншого наймача.
У разі неможливості переведення наймач повинен оплатити простий працівникові.
Тимчасове переведення у зв'язку з простоєм повинен здійснюватися з урахуванням професії, спеціальності, кваліфікації, посади працівника. При цьому переклад у того ж наймача можна виробляти на весь час простою.
Переведення працівника під час простою до іншого наймача можливий тільки на термін до 1 місяця і лише за умови, що інший наймач знаходиться в тій же місцевості, що і організація, в якій працює працівник.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Заробітна плата під час простою не може бути нижче 2/3 тарифної ставки (окладу) (ст. 71 ТК).
ЦЕ ВАЖЛИВО! При переведенні працівника на іншу роботу оплату виробляють виходячи із середнього заробітку за попередньою роботою.
Порядок оплати праці при тимчасовому переведенні працівника на іншу роботу в зв'язку з простоєм регулює ст. 34 ТК. При тимчасовому переведенні працівника на іншу роботу в зв'язку з простоєм оплату праці проводять за виконуваної працівником роботи.
Якщо працівники тимчасово переведені на менш оплачувану роботу, то за працівниками, які виконують норми виробітку, зберігається середній заробіток за попередньою роботою. Тим співробітникам, які не виконують норми виробітку, оплату праці робите по виконуваній роботі, але не нижче їх тарифної ставки.
Оформлення тимчасового переведення у зв'язку з простоєм
Тимчасове переведення працівника у зв'язку з простоєм оформляєте наказом наймача.
Письмова згода працівника вимагається за загальним правилом і для тимчасового переведення, за винятком 2 його видів: в зв'язку з виробничою необхідністю та простоєм (ст. 33 і 34 ТК).
При оформленні наказу про тимчасове переведення у зв'язку з виробничою необхідністю та простоєм врахуйте, що:
- в назві і тексті наказу слід вказати вид перекладу (тимчасовий) і обставина, в силу якого не потрібна згода працівника (наявність виробничої необхідності або простою). Крім того, в констатуючій частині наказу вказуйте, в чому виражається виробнича необхідність (наприклад, у зв'язку з виробничою аварією, що сталася в цеху № 1 через поломки електропідстанції) або чим викликаний простий працівника (в зв'язку з поломкою токарного верстата, закріпленого за працівником, і т.п.), які послужили підставою для тимчасового переведення;
- необхідно вказати термін переведення. Термін тимчасового переведення при виробничій необхідності - 1 місяць (на більший термін переклад може бути здійснений тільки за згодою працівника), а при просте - весь період простою у того ж наймача, але не більше 6 місяців, до іншого наймача - до 1 місяця (ст . 33 і 34 ТК);
- доцільно також домовитися про умови оплати праці працівника (оплату за загальним правилом виробляють по виконуваній роботі, але не нижче попереднього середнього заробітку).
Пам'ятайте, що при тимчасових перекладах зміни в трудові договори (контракти) не вносять.
ЦЕ ВАЖЛИВО! У трудову книжку запис про просте і тимчасове переведення не вносять.
Зразок наказу про тимчасове переведення на іншу роботу дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 24 журналу.
Зразок наказу про тимчасове переведення до іншого наймача дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 25 журналу.
В даному випадку звертаємо вашу увагу на те, що законодавством передбачена можливість в ЛНПА збільшити розмір оплати за час простою не з вини працівника в порівнянні з передбаченим ст. 71 ТК.
Формулювання ЛНПА може мати наступний вигляд:
«При невиконанні норм виробітку, шлюб і простої не з вини працівника заробітна плата нараховується в розмірі середнього заробітку, розрахованого виходячи із заробітної плати працівника за 2 місяці, що передували дню простою».
Поширені порушення при виданні наказів про тимчасові перекладах на підставі ст. 33 і 34 ТК:
- не вказуються вид, підстави і строки перекладу;
- переведення працівника при просте проводиться без урахування трудової функції працівника;
- переклад в іншу місцевість проводиться при відсутності згоди працівника.
Визначення необхідності знаходження працівника на робочому місці
За загальним правилом під час простою працівники не можуть йти з робочих місць. Однак питання про відсутність працівників під час простою на робочих місцях залишається неврегульованим. Виходячи з практики роз'яснень з питань простою, звертаємо увагу, що більшість експертів сходяться в тому, що під час простою працівник повинен бути присутнім на робочому місці (особливо якщо простий займає тільки частину дня).
Іноді наймачеві невигідно знаходження працівника на роботі, коли роботи немає. Це пов'язано з витратами, які повинен нести наймач щодо забезпечення перебування працівника на своєму робочому місці: оплата електроенергії, опалення і т.д. Тому вважаємо, що ініціатива про відсутність працівника під час простою повинна бути підкріплена ЛНПА організації.
Відсутність працівника на робочому місці в період простою без узгодження керівництвом неприпустимо і є порушенням трудової дисципліни. Прийняте рішення слід оформляти наказом про те, що в період простою (термін визначається наказом) працівники мають право бути відсутніми на роботі. Нормативні правила з цього питання необхідно передбачити в колективному договорі, правилах внутрішнього трудового розпорядку та ін.
З огляду на викладене, якщо в наказі про просте зазначено, що працівник може не бути присутнім на робочому місці, це не є порушенням трудового законодавства. Однак відсутність працівника на робочому місці в період простою не виключає обов'язки наймача дотримуватися вимог трудового законодавства по відношенню до працівника.
Під час простою працівники можуть присвятити вільний час вивченню діючих в організації ЛНПА і т.д.
Ведемо облік часу простою
Простий може бути різним за терміном: окремі години або дні тижня, окремі дні місяця, місяць, кілька місяців і ін. З метою забезпечення обґрунтованої оплати праці необхідно організувати облік часу простоїв. Він повинен здійснюватися на основі відповідних документів (листків про просте, накопичувальних відомостей про просте і ін.), Що дозволяють робити точний облік втрат робочого часу.
Оскільки простий може мати місце в роботі одного або декількох працівників, окремих підрозділів, всієї організації, оформлення первинних документів обліку часу простою може бути різним. Разом з тим необхідно забезпечити облік часу в розрізі працівників, підрозділів, бачити кількість днів (годин) бездіяльності.
Такий документ може бути складений за такою формою:
Організація ТОВ «Делойт»
Підрозділ дільниця № 1
Керівник підрозділу Дмитрієв І.І.
(Підпис) (прізвище, ініціали)
Порядок обліку явки працівників на роботу і відходу з неї встановлюється внутрішньофірмовим документом (правилами внутрішнього трудового розпорядку, графіками робіт (змінності), графіками відпусток, положеннями та інструкціями з охорони праці та техніки безпеки, колективними договорами, угодами та ін.) І залежить від способу контролю за своєчасним початком і закінченням роботи і використанням часу протягом робочого дня.
Облік явок на роботу і відходу з неї ведеться в табелях використання робочого часу встановленої форми, в річних табельних картках та інших документах (ст. 133 ТК).
Оформлення табеля обліку робочого часу під час простою
Табель обліку робочого часу (далі - табель) ведеться тим працівником (далі - відповідальна особа), у якого це передбачено в посадовій інструкції.
Облік використання робочого часу здійснюється в табелі одним із таких способів:
- методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу;
- шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.д.).
Табель складається в 1 примірнику відповідальною особою. При його оформленні слід враховувати, що робочим вважається час, протягом якого працівник відповідно до трудового, колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку зобов'язаний перебувати на робочому місці і виконувати свої трудові обов'язки. До робочого відноситься також час роботи, виконаної за пропозицією, розпорядженням або з відома наймача понад встановлену тривалість робочого часу (понаднормова робота, робота в державні свята, святкові і вихідні дні) (ст. 110 ТК).
Обліку підлягає фактичний робочий час, яке складається з відпрацьованого і невідпрацьованого часу, включається відповідно до законодавства в робочий час.
У складі невідпрацьованого часу виділяють оплачуване і безоплатне час, а також втрати робочого часу як з вини працівника, так і при відсутності його провини.
Час внутрізмінних простоїв враховується починаючи з 5 хвилин.
Час зайнятості працівників в період простою на інших роботах в листок простою не включається і оформляється видачею разових нарядів.
При оформленні табеля можуть використовуватися умовні скорочення, наведені нижче, або інші, прийняті організацією.
Окремі умовні позначення при заповненні табеля обліку робочого часу