Організації можуть видавати кошти під звіт на господарські витрати. а також на витрати експедицій, геологорозвідувальних партій, уповноважених підприємств і організацій, окремих підрозділів господарських організацій, у тому числі філій, які не перебувають на самостійному балансі і знаходяться поза району діяльності організацій в розмірах і на строки, що визначаються керівниками організацій.
Видача готівкових коштів під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями. виробляється в межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі.
Під господарськими витратами розуміється - закупівля товарно-матеріальних цінностей (матеріалів, палива, канцтоварів і т.д.), покупка інших товарів, необхідних для потреб організації.
Витрати на відрядження включають в себе: витрати на проїзд до місця відрядження і назад, витрати по найму житлового приміщення, добові в межах встановлених норм розпорядчими документами організації, а також інші витрати, узгоджені з роботодавцем.
Видача грошових коштів під звіт оформляється видатковим касовим ордером. В поле «Підстава» РКО необхідно прописати: «Видача грошових коштів на відрядження». У «Додатку» вказати номер і найменування наказу на відрядження (або інший подібний документ).
Слід не забувати, що особи, які отримали готівкові грошові кошти під звіт на відрядження, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів з дня їх повернення з відрядження пред'явити в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них. Додатково до виправдувальним документам, які б зроблені витрати потрібно також докласти раніше отримані первинні документи: посвідчення про відрядження, службове завдання і звіт про його виконання.
Терміни авансового звіту при видачі грошей на господарські витрати встановлюються внутрішнім наказом (розпорядженням) керівника організації. Також повинен бути наказ, який встановлює осіб, яким дозволено видавати кошти під звіт. На практиці все це найчастіше встановлюється одним наказом, з додатком списку підзвітників, яким дозволено видавати кошти на господарські витрати.
Заборонено видавати кошти повторно під звіт, якщо конкретний працівник не надано авансовий звіт за раніше отриманими сумами.
Після зроблених витрат або повернення з відрядження, співробітник повинен у встановлені терміни надати в бухгалтерію авансовий звіт.
Якщо грошові кошти витрачені не повністю, то вони повертаються в організацію зі складанням ПКО на суму повернення. У цьому випадку на лицьовій стороні авансового звіту вказу-ється номер і дата ПКО, за яким підзвітною особою повернений залишок невикористаних коштів. У разі перевитрати співробітнику навпаки видаються суми перевитрати по РКО, також із зазначенням його реквізитів на титульному аркуші авансового звіту.
На зворотному боці авансового звіту вказується перелік виправдувальних документів (квитанції, касові чеки, квитки і т.п.), що підтверджують витрати, з обов'язковим додатком їх до нього.
Авансовий звіт складається в одному примірнику, перевіряється бухгалтером організації і після затверджується керівником (або уповноваженою на те особою).
Приклад оформлення (заповнення) авансового звіту наведено нижче.