Комерційний акт - юридичний документ, який має доказове значення для визначення відповідальності за втрату, псування і пошкодження вантажів. Він дозволяє розмежувати відповідальність за втрату, псування і пошкодження вантажу. Комерційний акт складають на бланках (форма ГУ-22) з друкарською нумерацією і реєструють в книзі обліку бланків суворої звітності
Комерційний акт повинен засвідчувати такі обставини:
- невідповідність найменування, маси або кількості місць вантажу в натурі даними, які значаться в документах;
- псування і пошкодження вантажу;
- роз'єднання вантажу і документів;
- повернення дорозі викраденого вантажу або багажу;
- несвоєчасну подачу вантажу на під'їзну колію станцією, тобто якщо вантаж не подано протягом 24 годин після документального оформлення видачі в товарній конторі (складається на вимогу одержувача).
При відхиленні якості вантажу від норми і маси від величини, зазначеної в накладній, складається комерційний акт (обов'язкова присутність працівника дороги, відповідального за перевезення швидкопсувних вантажів).
У разі складання комерційного акта на псування вантажу начальник поїзда зобов'язаний надати станції для перевірки робочий журнал, видати завірену підписом виписку із зазначенням режиму обслуговування вагона в дорозі і представити начальнику станції вивантаження особисте пояснення за обставинами навантаження і перевезення вантажу. У комерційному акті вказують фактичну якісний стан і температуру продуктів, спосіб перевезення (охолодження, опалення, утеплення), стан ізотермічних вагонів, температурний режим рефрижераторних вагонів, спосіб укладання вантажу (навалом, підвісом, шахова, вертикальна і ін.) І інші обставини, що можуть характеризувати причини псування або зміни маси вантажу. Ніяких припущень і висновків про причини несправності перевезення і винності сторін, які брали участь в ній, вносити в акт не допускається. При несправності складають технічний акт. До комерційних прикладають посвідчення про якість або сертифікати, видані при відправленні вантажу, виписку з журналу температур при перевезенні в рефрижераторних вагонах, документи що характеризують порядок обслуговування вантажу під час перевезення, і всі інші документи на підставі яких можна встановити причини псування вантажу.
В акт можуть бути внесені в залежності від обставин відомості про вагонах, пломби та записи до накладної, масі, роді упаковки, кількості місць, зазначених в документах і які опинилися в дійсності, опис фактів пошкодження та псування, висновку експертизи, оцінки станції призначення про стан вантажу , який прибув з актом попутної станції.
У комерційному акті повинні міститися:
- точне і докладний опис стану вантажів і тих обставин, при яких виявлена незбереження вантажів. Не допускається вносити в комерційний акт будь-які припущення і висновки про причини такої незбереження або винності вантажовідправника (відправника) або залізниці. На питання, що містяться в бланку комерційного акта, дають точні відповіді. Не допускається проставлення прокреслень, знаків повтору замість повторення необхідних даних;
- дані про те чи правильно занурені, розміщені і закріплені вантажі, а також чи є захисна маркування для вантажів, що перевозяться у відкритому рухомому складі. При неправильних навантаження, розміщенні або кріпленні вантажів в комерційному акті вказується, яке з таких порушень допущено.
За своєю структурою комерційний акт складається з семи розділів: А, Б, В, Г, Д, Е, Ж. При оформленні випадків незбереження перевезень швидкопсувних вантажів у вагонах з машинним охолодженням в розділі "Д" акту повинні бути вказані: спосіб навантаження вантажу; рід і стан тари; місце розміщення зіпсованого вантажу; справний кузов вагона; дотримання температурного режиму; відомості про наявність слідів псування вантажу;
спосіб утеплення вагона при перевезенні в зимовий період.
Відмітка про проведену експертизу для визначення причини незбереження вантажу і розмірів заподіяної шкоди робиться в розділі "Е" акту. При незгоді з висновком експерта начальник станції робить про це застереження із зазначенням мотивів.
У розділі «Ж» робиться відмітка станції призначення про стан вантажу, що прибув з актом попутної станції.
У випадку відмови перевезення швидкопсувних вантажів до акту докладають контрольні відомості на вагон, в якому здійснювалося перевезення.
Об'єктивний виклад обставин і наявність всіх необхідних документів, що дозволяють зробити правильний висновок про те, що послужило причиною псування або втрати вантажу і яка зі сторін (дорога, відправник, одержувач) відповідальна за це.
Комерційні акти складають на кожну відправку за письмовою рапортом завідувача вантажним двором, складом або прийомоздавальника на бланках встановленої форми у трьох примірниках до видачі вантажу одержувачу в день виявлення несправності або у всіх випадках не пізніше наступної доби. Кожен комерційний акт повинен мати друковану нумерацію і штемпель станції, що склала його.
Підписують комерційний акт начальник станції або його заступник та особи беруть участь у перевірці вантажу (завідуючий вантажним двором, прийомоздавач), а також одержувач, а при відсутності одержувача (для захисту його інтересів) - не менше ніж три особи (включаючи начальника станції або його заступника) .
Перший примірник акта направляють на розслідування в службу контейнерних перевезень і комерційної роботи своєї дороги, другий видають одержувачу на його вимогу в триденний термін, третій зберігають на станції.
До першого примірника комерційного акта про втрату, псування, пошкодження та недостачі вантажів прикладають зняті з вагона пломби (ЗПП).
Якщо виявлені текти, псування або подмочка вантажу при несправному стані кузова вагона, то оглядач вагонів або вагонний майстер повинен скласти в день виявлення несправності і не пізніше дня складання комерційного акта акт про технічний стан вагона. копія якого залишається на станції, а перший примірник додається до першого примірника комерційного акта. Його підписують представник вагонного депо і черговий по станції.
Крім цього до комерційного акту докладають наступні документи:
- справжній вагонні листи;
- копії комерційного акта попутної станції;
- копії сертифікатів та якісних посвідчень;
- копії актів експертизи;
- виписку з робочого журналу рефрижераторного рухомого складу;
- натурний лист поїзда;
- копії оперативних донесень і ін.
При розбіжності в оцінці стану вантажу вантажоодержувач або станція може зажадати проведення експертизи в разі зниження якості або втрати вантажу, а також з інших причин. Експертиза швидкопсувних вантажів повинна проводиться представниками бюро товарних експертиз, інспекторами за якістю або ветеринарно-санітарного нагляду з обов'язковим участю працівника станції не пізніше 24 годин з моменту відкриття вагону в присутності начальника станції, його заступника або начальника вантажного двору.
Експерт визначає розміри збитку і причини псування вантажу, на які складені комерційні акти. У його висновку повинно бути зазначено: якість вантажу до його псування або пошкодження, ступінь пошкодження або псування вантажу, на скільки відсотків знизилася вартість вантажу внаслідок його псування, придатність для використання за прямим призначенням, причину псування та інші відомості. За результатами експертизи складається акт.
Розгляд комерційних актів з міжнародних перевезень і пересилання цих актів іноземним залізницям проводяться службами контейнерних перевезень і комерційної роботи прикордонних залізниць. Складання комерційних актів в цьому випадку, розслідування по ним і зберігання проводитися відповідно до Службовими інструкціями.