Посадова інструкція - документ не обов'язковий. Однак не слід ним нехтувати, оскільки посадові інструкції не тільки допомагають співробітникам чітко орієнтуватися в своїх обов'язках, а й дозволяють уникнути трудових спорів.
Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, в якому визначаються трудова функція працівника, його права, обов'язки та відповідальність. Вона складається по кожній штатній посаді.
Чи обов'язкові посадові інструкції?
Посадова інструкція - документ не обов'язковий. Однак не слід ним нехтувати, оскільки посадові інструкції не тільки допомагають співробітникам чітко орієнтуватися в своїх обов'язках, а й дозволяють уникнути трудових спорів.
Переваги та недоліки посадової інструкції
Складність в розробці посадової інструкції, що відбиває фактичні обов'язки
Без посадової інструкції співробітника неможливо коректно провести атестацію персоналу
При наявності посадової інструкції трудові суперечки часто вирішуються без залучення державних органів
Опис відповідальності і обов'язків дозволяє уникнути дублювання функцій всередині фірми, правильно провести реструктуризацію (об'єднання, поділ відділів та ін.)
Посадові інструкції допомагають рівномірно розподілити обов'язки між співробітниками зі схожими посадами (наприклад, посадові інструкції головного бухгалтера та посадова інструкція бухгалтера)
Посадова інструкція допомагає співробітнику краще планувати свою роботу
Чи потрібно складати на кожного співробітника іменні посадові інструкції?
Якщо кілька співробітників займають однакові посади і виконують однакові обов'язки, то досить скласти єдину для всіх посадову інструкцію і ознайомити з нею кожного співробітника. В цьому випадку складати іменні інструкції не потрібно. Якщо ж співробітники займають однакові посади, а виконують різні обов'язки, то краще перейменувати посади і назвати їх по-різному. Якщо такої можливості у вас немає, тоді необхідно скласти іменні посадові інструкції.
Чи потрібно складати посадові інструкції на робочих?
Що включити в посадову інструкцію
Типова посадова інструкція. як правило, складається з наступних розділів:
- Загальні положення. В цьому розділі зазвичай вказують:
- назва посади в суворій відповідності до штатного розкладу;
- вимоги, що пред'являються до рівня освіти і стажу роботи співробітника (кваліфікаційні вимоги);
- безпосередня підпорядкованість;
- порядок призначення і звільнення з посади;
- наявність і склад підлеглих;
- порядок заміщення (хто заміщає співробітника під час його відсутності і кого він може заміщати);
- перелік документів, якими працівник зобов'язаний керуватися у своїй діяльності;
- Права. Цей розділ містить перелік прав, якими в межах своєї компетенції має співробітник при виконанні посадових обов'язків;
- Посадові обов'язки. Тут наводяться всі обов'язки, покладені на співробітника відповідно до практики розподілу трудових функцій, що склалася в структурному підрозділі;
- Відповідальність. В цьому розділі прийнято конкретизувати випадки дисциплінарної відповідальності в залежності від посадових обов'язків співробітника.
Розробляти посадові інструкції буде простіше, якщо прийняти спеціальний локальний акт-Положення про порядок розроблення, затвердження та введення в дію посадових інструкцій.
Цей документ не обов'язковий, але він допоможе вам впорядкувати роботу над інструкціями, зробити їх уніфікованими і чіткими, позначити порядок надання їм юридичної сили. У Положенні детально опишіть правила узгодження, затвердження, прийняття та зберігання посадових інструкцій співробітників, приведіть вимоги до змісту інструкцій, вкажіть, хто буде відповідати за розробку цих документів.
Чим користуватися при складанні
посадових інструкцій
Чи можна в посадовій інструкції закріпити обов'язки, не пов'язані з прямою трудовою функцією працівника?
Відповідно до статті 60 Трудового кодексу РФ не можна вимагати від співробітника виконувати роботу, не обумовлену трудовим договором. Значить, якщо в трудовому договорі немає вказівок на будь-які додаткові обов'язки, не слід закріплювати їх і в посадовій інструкції. Якщо співробітник приймається для виконання різнорідних функцій, можна ввести до штатного розпису комплексні посади. Наприклад, посадова інструкція юриста. кадровика, бухгалтера повинна відповідати посаді «фахівець з правових та економічних питань». Тоді в посадовій інструкції потрібно закріпити всі обов'язки по такій комплексній посади.
Але пам'ятайте, що, якщо за посадою передбачені пільги або обмеження, її найменування повинно строго відповідати тарифно-кваліфікаційним довідникам (ст. 57 ТК РФ).
У якому порядку приймається посадова інструкція
Проекти посадових інструкцій, як правило, розробляють керівники структурних підрозділів спільно з фахівцями відділу кадрів. Потім проекти потрібно направити на візування в юридичний відділ фірми або юрисконсульта, який перевірить посадові інструкції на відповідність законодавству, а також подивиться, чи узгоджуються їх положення з трудовими договорами працівників. Після того як будуть внесені всі правки, генеральний директор фірми або інша уповноважена особа стверджує посадову інструкцію.
З цього моменту співробітників при прийомі на роботу потрібно знайомити під розписку з посадовою інструкцією і видавати один екземпляр на руки. Співробітникам, які вже працюють у фірмі, також необхідно видати інструкції і попросити розписатися за ознайомлення.
Складайте посадову інструкцію в двох примірниках. Один видавайте працівнику, інший примірник зберігайте у відділі кадрів.
Кожна зацікавлена сторона повинна мати свій екземпляр документа. Це необхідно в разі конфліктних ситуацій. Крім того, ви можете порадити працівникові зберігати свій екземпляр на робочому місці, щоб він міг звірятися з нею в процесі роботи.
Переглядаються посадові інструкції по мірі необхідності. Введення в дію посадової інструкції, а також змін і доповнень до неї здійснюється наказом керівника організації.
В якій формі потрібно знайомити співробітника з посадовою інструкцією?
Варіантів кілька. Можна вести спеціальний журнал ознайомлення з інструкціями. Можна прикладати до інструкцій лист ознайомлення. Але найбільш поширений варіант - коли співробітник розписується на самій інструкції, на обох її примірниках, а також ставить дату ознайомлення. До того екземпляру, який залишається у відділі кадрів, можна підшити кілька листів для ознайомлення, скріпивши їх на зшивці печаткою та підписом уповноваженої особи (генерального директора, начальника відділу кадрів і т. П.).