1. Загальні положення
1.1 Секретарем навчальної частини може бути призначена особа, яка має середню професійну або вищу професійну освіту і володіє навичками роботи на ПК.
1.2 Прийом на роботу і звільнення з роботи здійснюється наказом директора коледжу за поданням заступника директора по УМР.
1.3 Секретар навчальної частини підпорядковується заст. директора по УМР, заст. директора з НВР, заст. директора по УПР, заст. директора по ПВ і ПР, а також безпосередньо завідувачу відділенням.
1.4 У своїй роботі секретар навчальної частини керується чинним законодавством, Статутом коледжу, Правил ВР, іншими локальними нормативними актами. наказами директора, вказівками зам. директора, зав. відділенням.
2 Секретар навчальної частини зобов'язаний
2.1 Організовувати діловодство на відділенні:
- готувати залікові та екзаменаційні відомості по кожному предмету і зведені відомості по групах на період зимової і весняної сесією;
- вести особисті картки студентів за весь період навчання;
- своєчасно оформляти алфавітні картки на майбутніх випускників;
- вести зведену відомість оцінок студентів, необхідну для оформлення диплома встановленої форми і розподілу;
- вести алфавітну книгу;
- контингент по групах;
- книгу руху контингенту (відраховані і зараховані);
- готувати студентські квитки і залікові книжки.
2.2 Повинен знати діючі нормативно-методичні документи, що регламентують правила діловодства та документування, державні стандарти про порядок оформлення документів, інструкції з діловодства коледжу, правила підготовки документів, технологія діловодних операцій, правила орфографії і пунктуації. правила експлуатації організаційної та обчислювальної техніки.
2.3 Вміти працювати на ПК в середовищі Windows (Word, Excel).
2.4 Працювати з програмами: «Інформаційна служба відділення», «Абітурієнт» і ін.
2.6 Забезпечувати підготовку до нового навчального року журналів навчальних занять.
2.7 Готувати, реєструвати і забезпечувати підписання академічних довідок колишнім студентам, відрахованим з відділення.
2.8 Оформляти і здійснювати видачу дипломів та дублікатів дипломів і забезпечувати їх збереження до видачі.
2.9 Готувати і обробляти накази і розпорядження по студентам відділення і забезпечувати їх збереження.
2.10 Грамотно організовувати розміщення і зберігання документації на ПК, знати вимоги до оформлення документів, забезпечувати збереження інформації, шляхом періодичного архівування інформації.
2.11 Готувати необхідну документацію до засідань ДАК і ДЕК.
2.12 Оформляти дипломи випускникам: заповнювати, реєструвати в книзі і збирати підписи молодого фахівця при отриманні диплома.
2.13 Готувати довідки про навчання в коледжі.
2.16 Стежити за станом навчальних журналів, забезпечувати їх зберігання протягом року і передачу в архів.
2.17 Виконувати оформлення текстових документів.
2.18 Забезпечувати збереження документації.
2.19 Забезпечувати підготовку та передачу документації в архів.
2.20 Дотримуватися дисципліну праці.
2.21 Дотримуватися вимоги з охорони праці. ТБ, виробничої санітарії, гігієни праці, цивільної оборони та протипожежної безпеки відповідно до правил та інструкцій.
2.22 Систематично підвищувати свою ділову кваліфікацію.
2.23 присутнім на іспиті під час перерви в роботі викладача.
2.24 Забезпечувати збереження майна і обладнання, переданого йому для виконання службових обов'язків, у виділеному приміщенні і на робочому місці підтримувати чистоту і порядок, економити тепло - і електроенергію.
3 Секретар навчальної частини має право
3.1 Викликати студентів з занять.
3.2 Вносити пропозиції щодо вдосконалення обліку та організації зберігання навчальної документації, щодо вдосконалення бланків навчальної документації.
4 Секретар навчальної частини несе відповідальність
4.1 За збереження, оформлення навчальної документації, а також іншої документації в межах своїх обов'язків.
4.2 За зберігання всієї навчальної документації та здачу її в архів.
4.3 За дотримання норм і правил охорони праці.
4.4 За невиконання або неналежне виконання без поважних причин Статуту і правил внутрішнього розпорядку коледжу, законних розпоряджень директора коледжу та інших локальних нормативних актів, даних обов'язків, секретар навчальної частини несе дисциплінарну відповідальність у порядку, визначену трудовим законодавством.
Начальник навчального відділу _________________
Інженер з ОП ___________________
Начальник ОК ___________________
Посадову інструкцію вивчили і прийняли до виконання:
секретар навчальної частини денного відділення ЛА. Хілецкая