Хто такий інспектор відділу кадрів і чим він відрізняється від менеджера з персоналу, в чому відмінність профілів цих посад? Які завдання входять в сферу відповідальності даних фахівців? Як правильно підібрати співробітника кадрової служби? На таку посаду потрібно шукати, перш за все, відповідального, скрупульозного, грамотного, виконавчого людини. Як це зробити на практиці?
У великій компанії в структурі відділу з управління персоналом виділяються окремі функціональні напрямки: кадрове діловодство та облік, оцінка, мотивація, навчання та ін. Відповідно, в управлінні людськими ресурсами виділяються більш вузькі спеціалізації: інспектор відділу кадрів, фахівець з оцінки персоналу, внутрішній тренер, фахівець по корпоративній культурі і т. д. у компаніях з невеликим штатом (до 80 осіб) виконання всіх необхідних функцій входить в обов'язки однієї людини - менеджера з персоналу (иног да його на західний манер називають «генералісти»).
Як зрозуміти, який фахівець потрібен компанії? У посадові обов'язки інспектора відділу кадрів входить ведення кадрового діловодства - в суворій відповідності з нормами чинного КЗпП. Цей фахівець:
- взаємодіє з лінійними менеджерами, від яких отримує інформацію, необхідну для коректного оформлення документів новоприбулого співробітника;
- вносить до трудової книжки відповідні записи про займану посаду, умови праці та ін .;
- контролює подачу новим співробітником необхідних документів;
- готує внутрішні нормативні документи;
- консультує працівників компанії з питань трудового законодавства;
- взаємодіє зі співробітниками державних установ (Пенсійний фонд, центри зайнятості та ін.).
Менеджер по персоналу відповідає за ефективність співробітників на робочих місцях - починаючи з випробувального періоду до звільнення. Розмежування сфер відповідальності інспектора з кадрів і менеджера з персоналу в середній за розміром компанії показано у зведеній таблиці 1.
Табл. 1. Сфери нашої особливої уваги інспектора відділу кадрів і менеджера з персоналу
Спочатку проводиться первинний відбір ( «конкурс») резюме, а потім оцінюється відповідність кожного кандидата зазначеним в заявці вимогам.
Для оцінки можна використовувати різні способи:
Оцінити компетентність кандидатів можна вже під час проведення первинного інтерв'ю. При підборі інспектора відділу кадрів можна використовувати різні види інтерв'ю. в тому числі:
- Інтерв'ю за компетенціями (поведінковий або бихевиоральное) дозволяє проаналізувати реальну поведінку людини в різних робочих ситуаціях. Допомагає визначити рівень розвитку професійних знань і навичок кандидата.
- Структуроване інтерв'ю дає можливість виявити мотиватори, стресостійкість та інші якості - в залежності від спрямованості інтерв'ю. При його проведенні рекрутер спирається на збудовані в певному порядку питання. Інтерпретувати відповіді допомагає спеціальний бланк з ключами.
- Біографічне інтерв'ю дозволяє зробити висновок про мотивацію, організаторських здібностях, особливостях прийняття рішень, інтелекті, управлінських якостях, емоційної стабільності кандидата. Рекрутер розпитує потенційного співробітника про його професійному та життєвому досвіді, баченні ним своєї подальшої кар'єри в даній організації. У першій частині бесіди акцент робиться на досвіді і досягненнях; відомості про роботу збираються, як правило, в зворотному хронологічному порядку (починаючи з останнього місця). У другій частині потрібно «прозондувати» інтереси й устремління кандидата, дізнатися про його родині. При проведенні даного виду інтерв'ю слід звертати увагу на те, який стиль вирішення робочих завдань вважає за краще кандидат, як він звик спілкуватися з колегами і клієнтами.
- В ході кейс-інтерв'ю кандидату пропонують реалістичне опис ситуації / проблеми і просять запропонувати своє рішення. Як правило, кейс-інтерв'ю використовується при підборі на керівні посади. Даний вид інтерв'ю ефективний при оцінці логічних здібностей, навичок публічного виступу, професійних знань.
- Комплексне оцінне інтерв'ю допоможе визначити ступінь розвитку ключових компетенцій кандидата, виявити його відповідність вакантної посади. Основні інструменти: проектні питання, поведінковий інтерв'ю, структуроване інтерв'ю, біографічне інтерв'ю, кейс-інтерв'ю, спостереження за поведінкою людини під час зустрічі, його манерою спілкування, прийомами невербальної комунікації.
Для додаткової оцінки особистісних якостей можна використовувати професійні психологічні тести. Наприклад, щоб спрогнозувати, як новий співробітник буде працювати в команді, рекомендується провести тест Р. М. Белбін (бажано використовувати професійний - повний варіант); опитувальник визначення спрямованості особистості Б. Басса дозволяє визначити тип особистісної спрямованості (егоїстична, коллективистская або трудова).
Запрошуючи фахівця на роботу, обов'язково потрібно з'ясувати, чи готовий він прийняти цінності компанії - від цього залежить, чи впишеться він в корпоративну культуру. Щоб визначити, чи збігаються індивідуальні та корпоративні цінності, можна під час проведення інтерв'ю:
- задати питання про те, що важливо для людини в роботі, у взаєминах з колегами та керівником, в компанії та ін .;
- попросити описати «роботу його мрії»;
- дізнатися, як він відгукується про атмосферу в компаніях, де раніше працював.
Можна задати кандидату, наприклад, такі питання:
- Який стиль керівництва був прийнятий в компанії / в підрозділі, в яких Ви працювали? Як це відбивалося на Вашу діяльність? На відносинах всередині колективу?
- Які цінності були прийняті на Вашому колишньому місці роботи? Як ці цінності проявлялися в ставленні до співробітників? Які з цих цінностей Ви особисто поділяєте? Як це відбивається на і поза роботою?
Високий професіоналізм інспектора відділу кадрів проявляється в умінні поєднувати трудносочетаемое: відповідальність, скрупульозність, уважність - з умінням спілкуватися, вибудовувати довірчі відносини з співробітниками
Навіть якщо на посаду інспектора відділу кадрів вдалося підібрати ідеального фахівця, успіх трудової діяльності нового співробітника і тривалість його роботи в компанії багато в чому буде залежати від його вмотивованості та задоволеності. Тому ще на етапі відбору слід спрогнозувати:
- Що його мотивує?
- Як довго він буде працювати в компанії?
- Які методи утримання потрібно використовувати стосовно нього?
При оцінці слід враховувати, що в різні періоди життя людини провідне значення можуть мати різні чинники мотивації. Це потрібно пам'ятати при прийнятті управлінських рішень (в тому числі і при прийомі нового співробітника на роботу). Наприклад, якщо провідна мотивація людини - професійне зростання і розвиток, то доцільно включати його в різні навчальні програми, розширювати сферу відповідальності, підвищувати рівень складності завдань, за результатами навчання - зараховувати до кадрового резерву. Відповідно, ці плани варто обговорювати при веденні переговорів з майбутнім співробітником.
Щоб виявити важливі для конкретного працівника стимули, ми використовуємо «Аналіз карти мотиваторів».
В ході інтерв'ю рекрутер задає питання кандидату:
- про його життєві пріоритети на даний момент;
- про те, що було б важливо для нього на новому місці роботи;
- чому він змінює роботу і т. д.
Висловлювання кандидата фіксуються на спеціальному бланку. Після завершення інтерв'ю рекрутер «розшифровує» цю інформацію - співвідносить записи з наведеними в таблиці описами мотиваторів. Цей інструмент допомагає керівнику підрозділу:
1) відібрати відповідного компанії фахівця;
2) зрозуміти, як можна впливати на ефективність його діяльності.
Ми вважаємо дану методику цікавою і корисною при оцінці кандидатів. Зібрана інформація допомагає вибрати того кандидата, чия мотивація максимально підходить для даної посади.
До прийняття рішення про остаточний вибір кандидатури майбутнього співробітника рекомендується також зібрати рекомендації з попередніх місць його роботи. Ми вважаємо, що це важливий етап роботи за наймом, який дозволяє підтвердити справжність інформації, отриманої від самої людини (особливо в частині оцінки результатів і якості роботи, причин його відходу). Оптимальна кількість рекомендацій - дві-три. Якщо отримані позитивні відгуки, кандидат запрошується на роботу.