Для чого потрібен табель, яка його форма найчастіше застосовується?
Необхідність табеля обліку робочого часу (далі по тексту - табель) обумовлена:
Однак форми Т-12 (для ручного заповнення) і Т-13 (можуть заповнюватися автоматизовано) встигли зарекомендувати себе з позитивного боку як найбільш зручні в користуванні. У зв'язку з цим більшість компаній так і продовжують їх використовувати, вносячи іноді окремі корективи.
За якими правилами розставляються буквені позначення в табелі обліку робочого часу?
Крім затверджених уніфікованих форм в постанові Держкомстату № 1 також присутні роз'яснення щодо їх заповнення, якими можна скористатися при виникненні проблем з оформленням тієї чи іншої форми. Згідно з цими роз'ясненнями, в табелі зазначається фактично відпрацьований / невідпрацьований кожним співробітником організації час. Для цього навпроти прізвища кожного працівника проставляються певні буквені позначення за кожен день місяця (враховуються в тому числі вихідні та святкові дні), під якими ставиться кількість годин (якщо можна або потрібно порахувати час, проведений працівником за роботою).
При цьому роботодавець на свій розсуд може вибрати будь-який із способів проставлення відміток в табелі:
- або методом суцільної реєстрації, коли відзначаються явки / неявки і все інші відхилення;
- або методом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень, понаднормових, відряджень і т. п.).
Проставлених у табелі відміток недостатньо для розрахунку зарплати, якщо в ньому присутні відхилення від явки. Наприклад, те що працівника у відпустку здійснюється на підставі відповідного наказу, і в табелі в цьому випадку відзначаються саме ті дні, які вказані в наказі. Так само справи йдуть з відрядженнями, лікарняними і прогулами. У бухгалтерії переглядають додаткові документи, що обгрунтовують позначки в табелі, і тільки при збігу даних в них роблять відповідний розрахунок зарплати.
Розшифровка часто застосовуються позначень
В уніфікованій формі табеля Т-12 наведені пояснення позначень, використаних і в ній, і в формі Т-13. Ось деякі з них:
- «Я» - вихід співробітника на роботу в денний час відповідно до встановленого в організації режиму робочого часу;
- «Н» - вихід співробітника на роботу в нічний час (згідно з нормами ст. 96 ТК РФ, таким вважається вихід на роботу з 22:00 до 6:00);
- «РВ» - робота у вихідні та святкові дні (офіційно вихідні та свята встановлюються нормами ст. 111-112 ТК РФ);
- «С» - понаднормова робота, до якої, згідно зі ст. 99 ТК РФ, працівник залучається за ініціативою роботодавця і за згодою працівника (підставою для проставлення цієї позначки служить додатковий документ, з якого випливає, що працівник свою згоду дав);
- «ВІД» і «ОД» - щорічні основну і додаткову оплачувані відпустки відповідно (підставою для проставлення такої відмітки служить наказ про надання відпустки);
- «К» - службове відрядження, в яку співробітник направляється на підставі відповідного наказу;
- «Б» - тимчасова непрацездатність, для підтвердження якої працівник повинен представити оформлений за всіма правилами лікарняний лист;
- «ПР» - прогул, що розглядається за нормами ст. 81 ТК РФ як відсутність на робочому місці без поважних причин;
- «В» - вихідні дні - так позначаються дні, коли працівник не вийшов (і не повинен був виходити) на роботу (оскільки в табелі вказуються всі числа, вихідні, щоб не заплутатися в подальшому при розрахунках, теж позначаються).
Розшифровка значень букв, пов'язаних з позаштатними ситуаціями (НН, ОЗ, НВ, ОВ, ОЖ)
Часто використовувані позначення, перераховані в попередньому пункті, добре відомі кадровим службовцям і працівникам бухгалтерії. Однак в організації трапляються і позаштатні ситуації, пов'язані з виходом / невиходом співробітників на робочі місця, - і їх теж потрібно позначати в табелі щоб уникнути плутанини.
Ось окремі випадки:
Отже, різні літерні позначення, за допомогою яких відображаються випадки явки / неявки співробітника на робоче місце і їх особливості, використовуються в табелі для зручності обліку робочого часу. Для проставлення ряду позначень особі, що веде табель, необхідний документ, що підтверджує слова співробітника. Перелік використовуваних при цьому позначень в більшості компаній, як і сама форма табеля, береться з постанови Держкомстату № 1.