Вся діяльність організації, підприємства, фірми, так чи інакше, пов'язана з документацією. Документація вельми різноманітна по виконуваних нею функцій, за змістом і призначенням, за ступенем доступності міститься в ній інформації. Узагальнюючи цілі, завдання та умови документірова-ня, фахівці виділяють ряд факторів, що дозволяють раз-ділити всі документи на окремі типи і види.
За змістом і призначенням виділяють розпорядник-ні. звітні. довідкові. планові та інші види доку-ментів, кожен з яких характеризується спільністю тре-бований, що пред'являються до змісту і мовного оформ-лення.
Залежно від того, до якої сфери людської діяль-ності відноситься документована інформація, відмінності-ють управлінські. наукові. технічні. виробництв-ються. фінансові та інші види документів. За факто-ру доступності документованої інформації документи мо-гут бути відкритого користування (доступу). обмеженого доступу і конфіденційного характеру.
Документи поділяють за термінами виконання на термінові. другорядні. підсумкові та періодичні. а по критеріях-рію первинності походження розрізняють оригінал (пер-вий примірник) та копію (всі інші екземпляри) доку-мента.
Ядро учрежденской (службової) документації складаючи-ють управлінські документи.
Офіційні листи. В основі класифікації офіційні-ально-ділового листування лежать різні класифікаційні-ні ознаки. Так, наприклад, за тематичним ознакою офі-ціально-ділову кореспонденцію є досить умовним поділу-ляють на ділову та комерційну. Листування, за допомогою якої оформляють економічні, правові, фінансові та інші форми діяльності підприємства, прийнято називати діловою кореспонденцією. Листи, що складаються при за-ключении і виконанні комерційних угод, при вирішенні питань збуту продукції та питань постачання, відносять до комерційної кореспонденції (листи-запити, запропонованого-вання, листи-претензії і відповіді на ці види листів).
За структурними ознаками ділові листи ділять на рег-ламентірованние (стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Складання регламентованих листів осу-ється за певним зразком. Це передбачає не тільки відповідність листи стандартним аспектам утримуючи-ня, а й використання стандартних мовних і синтаксич-ських конструкцій. Жорсткі вимоги пред'являються також до формату паперу, складу реквізитів, оформлення всіх еле-ментів листи.
Нерегламентоване діловий лист, як правило, від-ражает якусь незвичайну виробничу ситуацію або свідчить про особливе значення, яке надає листа укладач. У зв'язку з цим текстова структура нерегламентованої листи є менш жорсткою, можливий більший вибір мовних і синтаксичних засобів, в тому чис-ле виразних. Принцип побудови тексту в них сущест-венно відрізняється від жорсткої структури звичайних официаль-них листів, наближаючись то до звичайного розповіді (істо-рія питання, виклад суті справи), то до міркування (убеж-дає частина), то до опису (технічні характеристики , опису конструкцій). Однак мова нерегламентованих листів також містить елементи стандартизації: етикетні фрази, лексична сполучуваність, термінологічним.
Загальним для всіх видів і типів службових паперів є вимога чіткого дотримання правил оформлення докумен-тів відповідно до чинних норм і стандартів.
При складанні документа особливе значення має оформ-ня всіх його реквізитів. (Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені зако-ном або розпорядчими положеннями для окремих видів документів). Вимоги до змісту та оформлення основних реквізитів документів визначені ГОСТом 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
Державний герб Російської Федерації (для блан-ков державних підприємств). Зображення герба примі-ється на верхньому полі управлінських документів. Бланки із зображенням герба є поліграфічною продукцією і підлягають особливому обліку.
Емблема. Емблема організації - умовне (символічний-ське) графічне зображення, зареєстроване в уста-новлення порядку, розташовується зліва від найменування організації-відправника. Емблему не можна розміщувати на бланку, якщо на ньому відтворено герб.
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ
І НАУКИ
РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
Донський державний
технічний університет
(ДДТУ)
Якщо в установчому документі назва організації б-ло повторено на іноземній мові, воно відтворюється на бланку під найменуванням російською мовою, наприклад:
Реєстраційний номер документа. індекс листи є-ється умовним позначенням документа, присвоюється йому при реєстрації. Індекс вихідного листа може мати вигляд 09-12 / 35, де: 09 - індекс структурного підрозділу; 12 - номер справи за номенклатурою; 35 - порядковий номер листа за реєстраційним журналом.
Міністерство загальної та професійної
освіти Російської Федерації
Начальнику відділу статистики
Міністерства загального та
професійної освіти
Російської Федерації
Відмітка про наявність додатка. При наявності їх в до-кумента робиться запис у формі: «Додаток: на 3 л. в 2-х прим. ».
Підпис. До складу реквізиту «Підпис» входять: найменувань-вання посади особи, яка підписала документ, особиста під-пись, ініціали та прізвище (ініціали, прізвище). Оскільки ділові листи пишуться на бланках установ, назва уч-нов в підписи не вказується, наприклад:
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовно-вательності, відповідної ієрархії займаних має-стей.
При підписанні документа кількома особами одного рангу їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:
директор фабрики
(особистий підпис)
В. М. Степанов
Директор магазину
(особистий підпис)
А. П. Миронов
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи. До складу реквізиту входять: короткі відомості про ис-полнении, слова «в справу» і номер справи, в якому буде збе-ниться документ.
Реквізит «Відмітка про надходження документа в органі-зацію» проставляється від руки або в формі штампа в нижній частині лицьового боку першого аркуша документа або на його обороті. Елементами цього реквізиту є: порядку-вий номер, дата надходження документа в організацію. При необхідності - години та хвилини
Стиль изложе-ня в ділових листах - формально-логічний. Його ос-новні ознаки: нейтральність, надособистісний характер через розкладання, уніфікація (скорочення видів документів, приведення до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання), типізація мовних засобів і стандартами-тизация термінів, звуження діапазону використовуваних мовних засобів, повторюваність окремих мовних форм на визна-лених ділянках текстів документів.
Документована інформація повинна викладатися предель-но ясно, чітко і недвозначно - це основна вимога письмового ділового спілкування.
Смислова точність письмового висловлювання в значній-котельної мірою зумовлена точністю словоупотребле-ня. тобто використанням слів відповідно до їх значень. Сло-во в тексті документа повинно вживатися тільки в одному значенні, прийнятому в офіційно-діловій письмовій мові. У зв'язку з цим труднощі у вживанні можуть викликати слова-пароніми (слова, близькі за звучанням, родинні, однокореневі слова, що розрізняються значенням). Наприклад: уявити (пред'явити, показати: представити довідку) - надати (дати можливість володіти, розпоряджатися, користуватися чим-небудь: надати відпустку); проводити (осу-вати що-небудь: проводити нараду) - виробляти (виробляти, виготовляти: виробляти товари).
Неувага до відтінків значень, забарвленням слів-синонім-мов також може призводити до смисловим порушень в тек-стах документів. Так, наприклад, слова побудувати (стилі-стіческій нейтральне), звести (стилістична окра-ска - «високе»), спорудити (створити щось технічно складне); спорудити (побудувати що-небудь значитель-ве; висока) розрізняються стилістичними забарвленнями, від-Тенков значень і, як наслідок цього, мають різну со-четаемость. Так, наприклад, правильно складені словосоче-вання побудувати склад, спорудити міст, спорудити ар-ку; поєднання ж звести склад, спорудити кіоск, спорудив-нуть житловий будинок стилістично некоректні.
Небажано використання в текстах ділової документа-ції профессионализмов (наприклад, пересадка замість транс-плантація; кардан замість карданне пристрій та ін.). Область застосування професіоналізмів - це, як правило, усне мовлення, їх використання в писемного мовлення ділової об-щення є стилістичної помилкою. Наприклад, добудуй замість завершення будівництва; незавершенка замість незавершене будівництво. студенти-щоденники вме-сто студенти денного навчання. безнал. безготівка вме-сто безготівковий розрахунок.
Труднощі в сприйнятті тексту документа може викликати невиправдане використання запозичених слів. Най-більш типова помилка - невмотивоване вживання іншомовних слів замість вже існуючих для позначення понять звичних слів, наприклад: паблісіті замість річок-лама; популярність. популярність; ексклюзивний замість ис-ключітельно; апелювати замість звертатися.
У документах не повинні вживатися слова і висловлю-ня, що вийшли з ужитку (архаїзми та історизм). Сле-дует писати не при сем направляємо. а направляємо; не з цієї року. а цього року (поточного року); несправжнім спільно третьому. а повідомляємо; несправжнім акт складений. а акт з-ставлен.
При вживанні числівників в текстах документів слід пам'ятати, що однозначні числа відтворюються сло-вом, а в разі, якщо є вказівка заходи - цифрою (не бо-леї п'яти рейсів. Але 9 кг). Складові числівники запіси-ються цифрами, за винятком тих випадків, коли числи-тельное стоїть на початку речення (Сто найменувань когось пакт-дисків. Але комісія забракувала 15 об'єктів). Як і рядкові числівники записуються із зазначенням відмінкові закінчення (до 16-го розряду). У фінансових документах на-ряду з цифровим записом дається словесна розшифровка.
До стандартних аспектам мови діловій письмовій мові відноситься уніфікація скорочень, широко використовуваних в ділових листах. Скорочуються слова, словосполучення, харак-теризують високою частотністю вживання, а також терміни, назви організацій, відомі правові акти, зводи законів і т.д. Скорочення, які використовуються в текстах до-ментів, підкоряються певним правилам:
- Скорочення повинні бути однаково на протяже-ванні всього документа. Неприпустимо скорочувати одне і те ж слово (словосполучення) по-різному або писати його в одному місці повністю, а в іншому скорочено.
- Не можна скорочувати слово, якщо воно є єдиним-ним членом пропозиції.
- Не допускається скорочення, якщо воно може спричинити за собою інотолкованія, двозначність в сприйнятті фрази.
- Скорочення слова до однієї літери не допускається, кро-ме випадків традиційних текстових скорочень типу: м (рік), м (пан), л. (Лист, листи), с. (Село), р. (Ре-ка), п. (Пункт) і ін.
Етикет - встановлений порядок поведінки. Діловий ці-кет - це порядок поведінки, встановлений в сфері ділово-го спілкування. В основі правил ділового етикету лежить: веж-лівое, шанобливе і доброзичливе ставлення до справа-вому партнеру; дотримання певної дистанції між працівниками, які обіймають різні службове становище; вміння говорити «так» і «ні», не ображаючи партнера, що не заде-вая його самолюбства; терпимість до чужої думки, що не Совпа-дає з вашим; вміння визнати свої помилки, бути само-критичним; вміння використовувати в суперечці аргументи, а не ав-торітети.
У письмовому діловому спілкуванні етикет проявляється в фор-ме і зміст документів і, перш за все, в формулах звернення, вираження прохань, відмов, претензій, способи аргументації та ін.
При зверненні до посадових осіб вищих і централь-них органів державної влади і управління, президен-там (головам) товариств, компаній, фірм можливо об-рощення з зазначенням посади та без прізвища, наприклад: Шановний пане Президенте! Шановний пане голово! Шановний пане мер!
Згідно з традиціями вітчизняного ділового етикету при формулюванні прохань, запитів, пропозицій, думок і т.п. прийнята форма вираження від першої особи множини:
Формула звернення від першої особи однини прошу, пропоную, запрошую використовується в листах кон-фіденціального змісту, а також в документах, оформ-лених на бланках посадових осіб.
Як підкреслюють фахівці в області ділового етики-та, тональність ділових листів повинні визначати коректив-ність і оптимізм. Крім того, переконливість ділового по-СЛАН, його впливає сила залежать від обраної фор-ми, стилю письма. Переконує не тільки інформація, але і то-нальность, в якій ведеться листування, в багатьох випадках саме вона визначає характер ділового діалогу між фірмами, організаціями.
Використання етикетних засобів дозволяє пом'якшити кате-горічность висловлювання. Так, наприклад, відмова, пом'якшений етикетних формулами ввічливості, залишає відкритою мож-ливість подальшої співпраці.
У світовій практиці ділового листа ознакою хороше-го тону є вираз подяки за точність, за своєчасний відповідь: Дякуємо Вам за своєчасну відповідь. ; Дозвольте висловити вдячність за навчаючи-стіе в.
Слід виключити, однак, так звану помилкову веж-ливость. Химерні вираження, типу Будьте так люб'язні або Будьте ласкаві повідомити і подібні до них недоречні в ділових листах.
За допомогою етикетних засобів, а також засобів образно-сти можна зняти надмірну офіційність, сухість посла-ня, урізноманітнити інтонаційний малюнок тексту, надати мові при необхідності експресивні відтінки. Приклад ис-користування етикетних фраз, стійких оборотів розмова-ної мови в комерційному інформаційному листі: