При складанні опису первинним документом є діловодна номенклатура справ. Перед складанням опи-сі необхідно перевірити відповідність заголовка справи за но-номенклатури знаходяться в ньому документам, правильність оформлення справи, правильність оформлення документів у справі.
Правила (основні вимоги) оформлення опису:
ü нумерацію одиниць зберігання в опису виробляють по системат-зації справ, при цьому, в разі багатотомних справ, кожна справа або його тому заноситься до опису під власним номером оди-ниці зберігання;
ü систематизація одиниць зберігання в опису повинна відповідати-вать систематизації справ в номенклатурі;
ü описові статті опису заповнюються в точній; відпо-вії з заголовками включаються в неї справ;
ü при внесенні в опис справ з однаковими заголовками в першому записі вказується повна назва справи, всі інші однород-ні справи вказуються словами ТОЙ ЖЕ, всі інші їх дан-ні до опису вносяться повністю;
ü на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повно-стю навіть в разі продовження однорідного назви справи;
ü графа опису "Примітка" використовується для відмітки про вибуття або фізичному стані справи;
ü опис у відомчому архіві складається на основі описів структурних підрозділів установи відповідно до їх значимості на основі сістематізаціонной структури єдино-го фонду установи;
ü документи за ряд років, включені в одну справу, заносяться до опису за датою заведення справи;
ü нумерація справ за описом не повинна перевищувати чотиризначною цифри, крайній номер - 9999;
ü систематизація справ в описі переважно за хронологією, а всередині її по структурі установи;
ü кожна закінчена опис отримує свій номер по листу фонду і реєстру описів;
ü при складанні опису установи на підставі описів його структурних оформляються: 2 примірника опису структурного підрозділу, 4 примірники річний зведеного опису, склад-неушкодженої в відомчому архіві, 2 примірника опису довго-тривалого (понад 20 років) зберігання, 3 примірника опису лич-ного складу ;
ü при складанні опису особового складу (л / с) документи в ній розташовуються в наступній послідовності: спочатку йдуть накази по л / с, потім - списки л / с, далі йдуть картки обліку л / с, особисті справи, особові рахунки і розрахункові відомості по зарплати, трудові книжки, акти про нещасні випадки;
ü особисті справи систематизували за абеткою і заносяться до опису по році звільнення власника;
ü опису постійного, довготривалого зберігання і по особовому складу зберігаються окремо відповідно до своїх номерами.
Структура складання опису установи:
ü річна структурна опис складається в структурному підрозділі;
ü річна зведена опис складається відомчим архівом;
ü на її основі в держархіві після передачі туди документів і опи-сі складається зведена опис установи - окремо посто-янного зберігання і особового складу.
ü титульна сторінка;
ü власне опис;
ü Список скорочень;
ü перекладні таблиці;
ü термінологічний словник;
Титульний аркуш складається з повної назви архіву, назви фондообразователя, назви фонду, номерів фонду, опису, назви опису, крайніх дат внесених в опис документів.
У змісті перераховуються розділи Описи із зазначенням їх лисиць-тов по валової нумерації.
У передмові повідомляються відомості про фондоутворювача, фонді, наводиться анотація складу і змісту його документів, склад довідкового апарату до опису.
Список скорочень вводиться в разі наявності в опису спеці-фических, властивих тільки конкретній установі, скорочень слів і термінів.
Покажчики розкривають предметні поняття опису з необ-дімимі поясненнями і зазначенням одиниць зберігання. Возмож-ни предметний, іменний, географічний, хронологічний, інші покажчики. Залежно від необхідності вони можуть бути глухі або анотовані.
Перекладні таблиці використовуються при переробці опису для перекладу нових номерів одиниць зберігання на старі. У них паралельно вказуються номера нової і старої опису, про-легше тим самим роботу з новою описом.
Бібліографія визначає ступінь використання документів фонду, повідомляючи відомості про їх публікаціях, згадці їх в друкованих та недрукованих матеріалах, в тому числі науково-довідковому апараті.
Термінологічний словник вводиться в разі спеціальних для фондообразователя термінів, що згадуються в описі і со-тримаються в ній документах.
Лист-засвідчувач повідомляє сумарні відомості опису, число її пронумерованих аркушів, кількість що знаходяться в ній одиниць зберігання, від першого до останнього їх номери, изме-нения в складі опису. Лист-засвідчувач підписується соста-ставники опису. При внутрішніх змінах в описі він фік-сірует ці зміни.