Правила введення інформації по контрагентах
Принцип введення повинен дозволяти швидко знаходити контрагентів по підрядку, тобто при наборі перших символів. Коли в довіднику організовано, що попереду пишеться «ТОВ», то це дуже не зручно для роботи і подальшого пошуку. У вас так? Але ж досить поміняти місцями назву і скорочення як найменування буде візуально набагато краще видно в списку. Набираючи перші символи, позиціонування буде проводиться відповідно до алфавіту. А якщо все назви будуть починатися з «ТОВ» або «ІП» або «ЗАТ»? Хіба це буде спрацьовувати? У більшості випадків чомусь саме так і заносять контрагентів. Мабуть, припускаючи, що саме це найменування буде виходити в друкованих формах. Наприклад, в ТОРГ-12 і рахунок-фактуру. У цих формах як раз виходить на друк саме повне найменування, а це інший реквізит, який знаходиться в картці довідника «Контрагенти». У багатьох звітах, будь то відомість по контрагентам, оборотно-сальдова відомість, там звичайно буде виходити найменування саме коротке. А ось в друковані форми накладних повне.
Є ще деякий правило. У найменуванні не потрібно вказувати лапки. Ну от припустимо, візьмемо для прикладу ТОВ «Соболь». Як воно буде виглядати, якщо взяти і поміняти місцями і абревіатуру поставити в кінець: «Соболь» ТОВ. І що вийде? Що попереду будуть у всіх лапки? Правильніше писати: Соболь ТОВ. З назви слід прибирати всякі лапки і по всій логіці найменування спочатку, а також, припустимо, слова «компанія», «ТД», якщо там у контрагента присутні такі параметри. Все це вказуємо як би в зворотному порядку, в кінці найменування. В даному контексті ми задаємо ім'я контрагента як він буде виглядати всюди при підборі в звітах, журналах. Потрібно дбати про себе для полегшення пошуку. А ось вже в картці контрагента в реквізиті «Повне найменування» слід вже вказувати, як воно дійсно існує у контрагента, попереду «ТОВ» і т.д. І з лапками, як годиться. Це найменування піде в друковані форми.
Групи (папки) створювати можна за ознаками договорів. Основні постачальники, Інші постачальники ТМЦ, постачальники послуг, Покупці, Інші. Ці групи можна поділити ще на кілька груп або підгруп. Але краще уникати великої вкладеності груп в групи. Зазвичай зручно використовувати дворівневий довідник. Але власне це справа кожного підприємства. І ще одна умова. Це те, що всі контрагенти повинні знаходиться в якій-небудь групі папці. Чи не повинні контрагенти знаходиться в «молоці», в НЕ групи ієрархії - це не красиво і надалі незручно буде використовувати в звітності, де, припустимо, потрібен буде підсумок по всій групі.
Позначені на видалення
Далі у всіх довідниках стає глобальна проблема з тим, що з'являються постійно помічені на видалення елементи довідників і це вкрай заважає в роботі. Не кажучи вже про задвоєння контрагентів. І найголовніше в житті підприємства також з'являються контрагенти, з якими перестали працювати. У списку довідника такі контрагенти візуально заважають в роботі. Але ж ніхто не збирається їх видаляти, раз з ними на даний момент немає роботи. Позначати на видалення таких контрагентів? Ну да, в більшості випадків саме так підприємства надходять, щоб хоч якось виділити таких контрагентів. А по-суті навіть якщо їх помітити на видалення, то в списку то вони нікуди не подінуться! Виглядає це моторошно. Так, і, власне, це не правильно позначати таких на видалення. Дані в базі по ним присутні і вже обробка з видалення всіх помічених на видалення елементів почне «паритися» і намагатися їх видалити. Навіщо зайвий раз перенапружувати базу зайвими діями!
У будь-якій дії в програмі потрібно намагатися робити по-суті. Є господарська операція - її потрібно відобразити в базі. Адже немає адже операції саме видалити елементи довідника контрагентів, коли по ньому в базі існують безліч посилань на підлеглі довідники і документи. Чи не логічно адже.
Рішення досить просте в таких випадках. Ці елементи необхідно приховати з екрану. Для цього в довідник додається реквізит «Не використовується» і при відкритті довідника по-замовчуванню спрацьовує фільтр по ньому і візуально таких контрагентів вже стає не видно. Навіть в місцях в функції швидкого підбору досить поставити в запит умова обмеження не показувати таких контрагентів і система стає повною гарантією не вибирати контрагентів, які вже не використовуються. Звичайно для цього доведеться скористатися послугами програмістів і доведеться конфігурацію змінювати.
Це стосується безлічі довідників, які часто використовуються і існує постійна проблема, що користувачі вибирають постійно не те: договору контрагентів, номенклатура, одиниці виміру, статті витрат, статті руху грошових коштів, склади, каси і т.д.
Досить простий спосіб приховування цих елементів дозволяє цей процес зупинити. При цьому в звітах ці контрагенти нікуди не діваються. Якщо по ним були руху, то звіт їх покаже. Це впливає тільки на підбір в поточній роботі. При цьому ці елементи досить просто знайти в списку, натиснувши на кнопку «Не використовується» вони здадуться в списку. Якщо їх ще виділити сірим кольором, то це їх відокремить від інших елементів. Їх також можна вибрати куди потрібно.
виділення кольором
Раз вже ми торкнулися питання виділення кольором, то в громіздкі довідники такі як «Контрагенти» і тим більше «Номенклатура» необхідно якось ще виділити кольором, щоб з яких-небудь причин відокремлювати одні елементи від інших. Який принцип відділення можна, припустимо, застосувати? Якщо ми є торговою компанією, то номенклатуру можна відокремити кольором основні, акції, що йдуть позиції. Контрагентів можна виділити квітами, хто є постійним клієнтом, vip, боржник, не працюючий і т.п. В цілому це ніяк не завадить швидкості роботи програми, але дозволить користувачам концентрувати свою увагу на потрібних позиціях.
В цілому здавалося б просте правило ведення довідника «Контрагенти» - заповнюй все правильно і буде довідник красивим. Краса - це не тільки візуальне сприйняття, але і повнота наповнення довідника, щоб всі реквізити були заповнені і правильно заповнені. Без будь-яких зайвих прогалин ні попереду, ні позаду, ні навіть в середині. Краще педантично підходити до даного питання. Адже в подальшому всі ці дані використовуються і не один раз.