Журналіст Джеремі Андерберг розповідає про простому способі встигати набагато більше і не переживати про незроблене.
По-друге, я відкрив для себе «правило трьох». яке дозволяє працювати свідомо протягом дня, а не просто реагувати на події.
«На початку кожного дня, перш ніж приступити до роботи, визначте три завдання, які ви хочете виконати до кінця дня. Робіть те ж саме на початку кожного тижня ».
Це проста концепція, але вона повністю змінює правила гри. Її насправді досить легко застосовувати.
Далі я поясню вам, чому настільки важливо слідувати їй, а також дам кілька порад з використання «правила трьох».
А спочатку давайте коротко обговоримо, що ми розуміємо під продуктивністю.
Швидка переоцінка продуктивності
Люди часто думають про продуктивність як про суму справ, які були зроблені, тобто про обчислювальному кількості завдань. Чим більше галочок поставлені в списку поточних справ, тим більш продуктивним був день.
Це, скажу я вам, жахливий спосіб визначити продуктивність.
Такий підхід передбачає, що у кожного пункту в вашому списку - однакова важливість, але ж це не так.
Якщо у вашому списку поточних справ 15 пунктів, але є один, який дійсно важливо виконати сьогодні, що хорошого в тому, якщо 14 з 15 будуть виконані, а один насправді важливий пункт залишиться?
Кращий спосіб визначити свою продуктивність - це задавати собі просте запитання в кінці кожного дня: «Чи вдалося мені зробити заплановане?» Або, як формулює Бейлі, «бути продуктивним - це не означає виконувати більше завдань, це означає виконувати правильні завдання».
У списку справ завжди є багато хороших речей, навпроти яких легко поставити галочку, але поліпшення продуктивності вимагає зайнятися в першу чергу найважливішими справами. Тими, які мають найбільшу віддачу і наближають вас до мети.
Щоб обчислити їх, потрібно визначити, якими мають бути результати роботи, щоб ви могли вважати успішним і продуктивним день (тиждень, місяць або рік). Також ви повинні визначити, яка з задач принесе найбільшу користь компанії або бізнесу.
Якщо моя основна, найважливіша задача на сьогодні полягає в тому, щоб закінчити писати статтю, але мене відволікли менш значні речі в моєму списку завдань, тому що їх було простіше виконати і позначити галочкою, то я не зможу ствердно відповісти на питання «Чи зробив я все, що мав намір? ».
Нагадаю: продуктивність полягає не в сумі завдань, які ви виконали, а в тому, чи зробили ви потрібні і важливі справи, які більш важливі для вашого бізнесу.
Замість того, щоб писати список з 10, 20 або навіть більше пунктів, або, того гірше, починаючи робочий день наосліп, без всяких орієнтирів, виділіть три найважливіших справи, які неодмінно повинні бути зроблені, і сфокусуйтеся на їх виконанні.
Переваги «правила трьох»
Ви не вимикали з роботи, коли доводиться відволікатися. Якщо ви схожі на мене, то у вас бувають моменти, коли ви раптом розумієте, що відволіклися на 30 хвилин і навіть не можете згадати, над чим працювали до цього. Коли у вас є 3 записаних першочергових завдання, ви завжди можете звернутися до цих записів і точно знати, що було зроблено і що потрібно зробити в час, що залишився.
Це досить просто, коли дійсно починаєш дотримати свого слова. Одна з поширених проблем різних систем продуктивності - вони надмірно складні. Я не можу думати про підхід Девіда Аллена без почуття перенапруги. «Правило трьох» досить просте, щоб застосовувати його щодня (і щотижня). Все, що вам потрібно зробити, це навчитися розставляти пріоритети і виділяти три найважливіших справи (здатність, яка прийде з часом і досвідом).
Кепські завдання відпадають. Їм не місце у вашому списку справ. Замість того, щоб переносити одні й ті ж завдання день у день і з тижня в тиждень, зрозумійте: якщо вони не відповідають «правилом трьох», можливо, їх і не варто робити зовсім. А може хтось інший зробить їх краще. Не дозволяйте неважливим речам зіпсувати вашу продуктивність.
Ви не перевантажує ваших керівників. Замість того, щоб посилати начальнику роздутий список справ, чому не відправити три найважливіших завдання? Більше шансів, що на це звернуть увагу, коли ви покажете, що робите і повідомте про позитивні результати. Нікого не турбують дрібні справи, які ви збираєтеся зробити, але керівництво буде вражений, коли ви щодня зможете представляти три завдання, які дійсно приносять велику користь компанії.
Те ж саме стосується командної роботи. Якщо ви відповідаєте за команду випуску продукту, вам ні до чого давати їм сто маленьких доручень в день. Поставте їм 3 завдання, нехай маленькі, які повинні бути зроблені за день, і набагато більш імовірно, що ви отримаєте послідовні і позитивні результати, і ваша команда не буде відчувати себе перевантаженою.
Як використовувати «правило трьох» найкращим чином
Як зазначено вище, «правило трьох» дуже просто в застосуванні: випишіть три найважливіших справи, які ви повинні зробити сьогодні. Але є кілька підказок. щоб отримати від нього максимум користі.
Використовуйте «правило трьох» не тільки протягом дня, але також і стосовно тижня, місяця і року. Обрисуйте в загальних рисах 3 найважливіших результату для кожного часового відрізку, потім складайте плани на тиждень і день на основі більш дрібних дій, які повинні привести до наміченого результату. Це може бути складніше через більшого обсягу (з мого досвіду, легше думати про речі, які повинні бути зроблені сьогодні), але віддайте себе в п'ятницю вдень або в кінці місяця і запитайте, що найбільше засмутило б вас, якби не було зроблено.
Плануйте день заздалегідь. Ви можете скласти план, поки йдете на роботу вранці, але особисто я відчуваю себе менш напруженим і включаюсь в роботу набагато краще, коли вже знаю, що я збираюся зробити. Замість того, щоб витратити 20-30 хвилин свіжої енергії на планування, чому б не взятися відразу за справу? Для цього я взяв за правило приділяти останні 15-20 хвилин робочого дня на складання нового плану.
Міркуйте. В кінці дня (і тижні, місяці і роки) міркуйте, як ви попрацювали. Чи були ваші цілі реалістичні? Чи були ви занадто амбітні або мало амбітні? Згодом ви навчитеся розуміти, що зможете, а що не зможете зробити протягом даного періоду часу (контроль за ефективним використанням часу прискорить цей процес навчання!).
Будьте гнучкими. Якщо ви зробили 3 намічених справи, не зупиняйтеся на цьому, не кажіть: «Що ж, я все зробив, можна розслабитися!» Джей Ді Мейер говорить у своїй книзі «Швидкий спосіб досягнення результатів»: «Спочатку виконайте три пункти, які намітили, а потім замахнемося на більше ». А якщо ви не виконали три завдання, вибачте себе. Можливо, ви переоцінили себе. Можливо, це був поганий день. Вони у всіх бувають. Принадність «правила трьох» полягає в тому, що ви починаєте заново щоранку, навіть якщо один з пунктів доводиться перенести.
Реагуйте при необхідності. Неважливо, наскільки ми розпланували свій день, іноді щось звалюється, як сніг на голову. В цьому випадку швидко переоціните свої плани. Мейер каже: «Робіть це, відкладіть, поставте в свій графік або делегуйте». Щоб зрозуміти, яке завдання більш важлива, і чи потрібно виконати її прямо зараз або можна відкласти в довгий ящик, ви можете запитати себе: «Яка із завдань принесе більше користі моїй роботі і компанії?»
Коли я не використовую «правило трьох», моя продуктивність страждає, і, як не дивно, мотивація - також. Я виявив, що здатність виділити три найважливіші речі на день, навіть якщо це мікрозадачі (відправка електронного листа) в рамках великого проекту, допомагає відчувати задоволення від проведеного дня.