Виникнення конфлікту обумовлено наявністю конфліктної ситуації і інциденту (приводу), коли одна зі сторін починає діяти, ущемляючи, нехай навіть ненавмисно, інтереси іншої сторони.
Конфлікт = конфліктна ситуація + інцидент
Найчастіше конфлікт виникає як би з дрібниці, невдало сказане слово, образлива міміка, жест - і ось вже бушує конфлікт. Тобто інцидент являє собою своєрідний каталізатор конфлікту. Щоб ситуація переросла в конфлікт, необхідний імпульс - інцидент.
Причини конфліктів досить різноманітні, тому розглянемо три основні причини виникнення конфліктів:
1. Причини групового конфлікту в діловій сфері:
- порушення службової етики - це всілякі прояви грубості; зарозумілості; зневажливого ставлення керівництва до підлеглих; обман підлеглих (явний і неявний); невиконання обіцянок; нетерпимість до думок, відмінним від свого власного; затиск критики; утиск прав підлеглих; зловживання становищем начальника (нав'язування підлеглому доручень позаслужбовий характеру); доручення виконавцю «через голову» безпосереднього керівника; критика, принижує гідність людини; приховування інформації (в тому числі неусвідомлене), що ставить підлеглого в положення невизначеності;
- несправедливі оцінки підлеглих - це помилки в застосуванні заохочень і покарань. Вони найбільш вірогідні, коли відсутня продумана система заохочень і покарань;
- технологічна, структурна і організаційна невизначеність - це відсутність чіткості в розподілі прав і обов'язків, неритмічність роботи (простої, «штурмівщини», понаднормові роботи), низький рівень трудової і виконавської дисципліни;
- розподіл ресурсів - це в основному гроші та час. Недосконала система оплати праці (встановлення окладу, що порушує баланс «внесок - оклад»), недоліки в розподілі робіт між виконавцями;
- незадовільні комунікації - неповна і неточна передача інформації, відсутність необхідної інформації також можуть бути причиною конфліктів ( «Чому мені не повідомили вчасно?»);
- відмінності в цілях і способах їх досягнення - групи всередині організації та окремі люди можуть переслідувати власні цілі, що не збігаються з цілями інших учасників. Крім того, учасники спільної діяльності можуть мати і різні погляди на шляхи і способи досягнення загальних цілей;
- відмінність в цінностях - відмінності в життєвих цінностях виникають через відмінності виховання, культури, досвіду, освіти, професії та інших факторів. Конфлікти виникають в разі, якщо ціннісні розбіжності перешкоджають взаємодії учасників.
2. Особистісні причини конфліктів.
У кожної людини формується свій образ, своє бачення власної персони, свого «Я», тобто те, яким індивід бачить себе в минулому, сьогоденні і майбутньому і на основі чого він будує взаємини з іншими людьми, як сам до себе ставитися. Стабільність «Я-образу» служить передумовою послідовності і стійкості поведінки людини. Якщо індивід оцінює об'єктивно свої здібності і в процесі роботи допускає неточність або помилку, то при виявленні цієї помилки колегою правильно реагує і сприймає зауваження. При завищеній самооцінці зауваження буде сприйматися або як образу, або не буде почуто. При заниженої самооцінки з'являються довгі переживання, аж до відмови працювати далі над отриманим завданням. У людській свідомості закладені психологічні механізми захисту свого образу, свого реального «Я». Вони необхідні для підтримки психологічної рівноваги і психологічного комфорту особистості. Разом з тим ці ж механізми можуть утруднити сприйняття критичних зауважень, так як порушують єдність створеного внутрішнього образу, уявлень про себе.
- Відмінності в життєвих цінностях. Більшість конфліктів виникає через різні погляди людей на світ. Ці невідповідності поглядів виникають через відмінності виховання, культури, досвіду, освіти, професії та інших факторів;
- Упередження. Робочі суперечки іноді переходять в особистісні. Це ставлення однієї людини до іншої просто грунтується на тому, що відчуває він (вона) по відношенню до даної людини;
- Норовливість. Деякі люди триматися зухвало і здається, що шукають приводу для сварки;
- Чутливість. Це ставитися до людини, у якого через низьку самооцінки або конфліктів протягом усього життя легко виникає відчуття того, що його постійно критикують або ображають;
- Розбіжності з приводу інтерпретації фактів. Факт - частина нашого буття, який може бути виражений в цифрах або підтверджений документально;
- Розбіжність з приводу цілей;
- Розбіжність з приводу методів. Дві сторони можуть прагнути до однакових цілям, але розходяться в способах їх досягнення;
- Змагання за владу. Це відбувається в тому випадку, коли одна людина шукає можливість перевершити або затьмарити іншого;
- Непорозуміння. Те, що в більшості випадків здається міжособистісним конфліктом, насправді є кризою спілкування. Спілкування, якщо тільки не піклуватися про нього, скоріше може провалитися, ніж досягти успіху. Міжособистісний конфлікт виникає як наслідок невмотивованих висновків слухача щодо намірів мовця;
- Невиконання очікування. Багато причин конфліктів виникають як наслідок того, що одна людина не відповідає очікуванням іншого. Нереалізовані очікування є основними причинами розлучень, звільнень та інших форм розпаду відносин.
3. Ситуативні причини конфліктів:
- незадоволеність актуальною потреби;
- почуття невизначеності, невпевненості.
Питання про причини конфліктів безпосередньо пов'язаний з проблемою їх профілактики.