Особиста справа - це документи, що містять найбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності. Багато роботодавців називають особистими справами татка (файли) з ксерокопіями особистих документів працівника і трудовим договором.
Давайте розберемося, як має виглядати особиста справа працівника, чи можна ці татка так назвати і чи обов'язково вести справжні особисті справи роботодавцям.
Чи обов'язково вести особисті справи?
Крім цього, ведення особових справ працівників може бути наказано вищестоящою організацією або компанією, що управляє. В інших організаціях і на підприємствах керівник має право сам ухвалити рішення про необхідність ведення особових справ працівників.
Деякі роботодавці, яким не обов'язково вести особисті справи, все-таки їх ведуть на всіх працівників, так як особиста справа - зручне джерело інформації про кожного. В одній папці зібрані всі копії особистих документів, наказів по цьому працівникові, довідки, заяви, договори і угоди, інші документи.
Але частіше особисті справи заводять тільки на керівника підприємства, його заступників, головного бухгалтера, керівників структурних підрозділів та працівників, для яких встановлюється матеріальна відповідальність. А щодо інших працівників особисті справи не ведуться.
Оформлення особової справи
Щоб мати уявлення про те, як слід вести і оформляти особисті справи, розглянемо процедуру, передбачену для державних службовців. Відштовхнувшись від цих правил, можна скласти свою процедуру ведення особових справ. До особової справи групуються документи, представлені співробітниками під час вступу на роботу, і утворюються в період їх роботи в організації (Методичні рекомендації Мосгорархіва та Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС Росії), а саме:
- особовий листок з обліку кадрів або анкета (ці документи передбачені тільки для державних службовців, їх використання іншими організаціями носить добровільний характер і не виключає розробки власних форм);
- доповнення до особового листка по обліку кадрів;
- автобіографія;
- копії документа про освіту;
- трудовий договір (примірник роботодавця);
- договір про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних);
- характеристики (рекомендаційні листи);
- заяву про прийом на роботу (про переведення на відповідну посаду);
- виписки з наказів (копії) про прийом (про переміщення);
- виписки з документів (копії) про нагородження, про притягнення до відповідальності;
- виписки (копії) документів про атестацію (відгуки, атестаційні листи).
Крім перерахованих, до особової справи можуть поміщатися і деякі інші документи, наприклад, документи про проходження співробітником конкурсу на заміщення вакантної посади, копії документів про нагородження співробітника (присвоєння йому почесних звань).
Щоб документи не загубилися, їх підшивають за допомогою голки і нитки на чотири проколи в окрему папку (так рекомендує Мосгорархив). Інший варіант - прошивання в два проколу, зроблені дироколом.
Крім того, до особової справи поміщаються (але при цьому не підшиваються в нього) довідки, завірені фотографії співробітника і т.п. Подібні документи, як правило, зберігаються в спеціальних кишеньках, розташованих на внутрішніх сторонах обкладинки.
Отже, вчимося оформляти особиста справа:
Крок 1. Оформляємо внутрішній опис
Внутрішній опис оформляється при закладі справи і доповнюється відомостями протягом усього періоду роботи. Форма внутрішнього опису нормативними актами не передбачена. Можна скласти її за зразком внутрішнього опису документів одиниці зберігання, рекомендовану Основними правилами роботи архівів організацій.
Крок 2. Ми оформляємо особистий листок з обліку кадрів та поміщаємо його в справу
Особовий листок з обліку кадрів розробляється в довільній формі роботодавцем. Особовий листок заповнюється працівником від руки, без скорочень, виправлень і помарок. Кадровик, приймаючи від працівника заповнений особовий листок, перевіряє повноту заповнення і правильність зазначених відомостей, відповідність особистих документів.
Крок 3. Оформляємо доповнення до особового листка по обліку кадрів і поміщаємо його в справу
Доповнення до особового листка по обліку кадрів для внесення наступних змін до відомостей про працівника Ви також можете розробити самостійно. Доповнення до особового листка заповнюється кадровиком і поміщається в справу першим документом, після внутрішнього опису документів особової справи.
Крок 4. Оформляємо автобіографію і поміщаємо її в справу
В автобіографії міститься короткий опис в хронологічній послідовності основних етапів життя і діяльності працівника. Автобіографію становить і пише працівник в довільній формі, як правило, від руки, без виправлень і помарок.
У автобіографію містять таку інформацію:
Крок 5. Розміщуємо до особової справи завірені копії документів працівника
Копії документів працівника, що включаються до складу особової справи, повинні бути завірені, тобто мати позначку про завірення:
Крок 6. Реєструємо особиста справа
З метою забезпечення збереження особистих справ їх обов'язково реєструють у Книзі обліку особистих справ, що розробляється на розсуд роботодавця. Після первинного оформлення особової справи ведеться кадровиком до моменту звільнення працівника. Потім особиста справа необхідно оформити для архівного зберігання. Термін зберігання особистих справ - 75 років з року звільнення працівника. А для особистих справ керівників організацій встановлений термін зберігання - постійно.
Як називати татка з ксерокопіями особистих документів?
Якщо Ви не дотримуєтеся жодних правил ведення особових справ: чи не ведете опис документів справи, не оформляєте листок з обліку кадрів та автобіографію, чи не реєструєте справи, у Вас взагалі не прописані правила ведення особових справ, - то чи не називайте свої татка з ксерокопіями і трудовим договором цією гучною назвою.
У номенклатурі справ ці татка назвіть «Трудові договори, укладені з працівниками». Разом з трудовими договорами нехай зберігаються і ксерокопії особистих документів.
Коли документи з особового складу оформляються на тривале зберігання, ксерокопії знищуються, тому що не підлягають зберіганню в складі кадрової документації. А ось якщо вони знаходяться в складі особистих справ, то зберігаються разом з іншими документами справи відповідно до опису.