(Алгоритм може бути використаний в тому числі при відсутності системи цілей державного органу)
Розробка карти результативності
Для розробки карти результативності начальника відділу кадрів слід врахувати:
- Цілі безпосереднього керівника оцінюваного службовця - начальника управління з питань державної служби і кадрів;
Для визначення показників оцінюється службовець (і його керівник) відповів на наступні питання:
1. Перерахуйте основні завдання, які вирішуються на Вашій посаді. Що є Вашою ключовий відповідальністю?
2. Яким більш загальним цілям державного органу це відповідає?
3. Розставте індивідуальні цілі по їх значимості (від 1 до n).
4. Визначте, який відсоток часу йде на роботи, пов'язані з досягненням перерахованих цілей.
5. Яким чином можна оцінити ефективність виконання цих завдань / досягнення цілей? За допомогою яких показників?
6. Чи дійсно Ви можете впливати на ці показники? Яким чином?
7. Встановіть ваги показників в%.
8. Хто міг би їх оцінити? На підставі яких даних?
9. З якою періодичністю, на Ваш погляд, можна оцінювати досягнення Ваших показників?
1. На підставі всіх завдань і функцій оцінюваного службовця була виділена ключова відповідальність і визначені цілі:
1.1. Профілактувати, контролювати і усувати ризики державного органу, пов'язані з чинним законодавством в області кадрового діловодства.
1.2. Забезпечувати якісний рівень внутрішнього сервісу кадрової служби.
1.3. Забезпечувати повноту, якість і своєчасність виконання доручень (в т.ч.срочних) керівника.
2. Сформульовані цілі спрямовані на досягнення мети верхнього рівня: «Забезпечувати високу якість, повноту, безперебійність ведення кадрового діловодства відповідно до вимог чинного законодавства та внутрішніх нормативних актів»
3. Цілі були проранжовано наступним чином:
Важливість цілей 1.1. і 1.3. сумірні - 2, мета 1.2. - 1.
4. Час, що витрачається на виконання робіт, спрямованих на досягнення цілей, розподілилася таким чином: по цілі 1.1 і 1.2. - до 80% часу, по цілі 1.3. - до 20% часу.
5. Для кожної мети були визначені показники:
1.1.Профілактіровать, контролювати і усувати ризики державного органу, пов'язані з чинним законодавством в області кадрового діловодства
Кількість негативних інцидентів за період (судові позови, скарги)
1.2.Обеспечівать якісний рівень внутрішнього сервісу кадрової служби
Кількість нарікань з боку службовців за період
1.3.Обеспечівать повноту, якість і своєчасність виконання доручень (в т.ч.срочних) керівника
Кількість прострочених доручень
6. На встановлені показники оцінюваний співробітник може впливати в рамках своїх повноважень.
7. Вага показників було встановлено з урахуванням важливості цілей наступним чином:
1.1.Профілактіровать, контролювати і усувати ризики державного органу, пов'язані з чинним законодавством в області кадрового діловодства
Кількість негативних інцидентів за період (судові позови, скарги)
1.2.Обеспечівать якісний рівень внутрішнього сервісу кадрової служби
Кількість нарікань з боку службовців за період
1.3.Обеспечівать повноту, якість і своєчасність виконання доручень (в т.ч.срочних) керівника
Кількість прострочених доручень
8. Було визначено, що досягнення цілей оцінює тільки керівник, громадська оцінка не застосовується.
9. Запропоновано періодичність оцінки досягнення всіх показників: 1 раз в три місяці.
Узгодження показників і встановлення їх планових значень.
Заповнена карта результативності була направлена керівництву підприємства для узгодження показників і встановлення їх планових значень.
Узгоджена з безпосереднім керівником карта результативності була передана на затвердження керівникові.
Фрагмент заповненої карти результативності представлений в таблиці 10.2.1.
Таблиця 10.2.1. Фрагмент карти результативності з плановими значеннями показників
Заповнюється на етапі встановлення цілей і узгодження показників
Заповнюється по завершенню звітного періоду на етапі оцінки
Цілі верхнього рівня
Термін / періодичність вимірювання ключового показника
Алгоритм розрахунку показника
Одиниця виміру ключового показника
Використання громадської оцінки так / ні
Недовиконання Нижня допустима межа (коефіцієнт 0,8)
ПЛАНОВЕ значення показника: 100% виконання (коефіцієнт 1)
Перевиконання Верхня межа (коефіцієнт 1,2)
ДОСЯГНУТЕ ЗНАЧЕННЯ ПОКАЗНИКА
Індекс виконання з урахуванням ваги і коефіцієнта (%)
1.Обеспечівать високу якість, повноту. безперебійність ведення кадрового діловодства відповідно до вимог чинного законодавства та внутрішніх нормативних актів
1.1.Профілактіровать, контролювати і усувати ризики державного органу, пов'язані з чинним законодавством в області кадрового діловодства
Кількість негативних інцидентів за період (судові позови, скарги)
1 раз в квартал
загальна кількість інцидентів за період
1.2.Обеспечівать якісний рівень внутрішнього сервісу кадрової служби
Кількість нарікань з боку службовців за період
Досягнуті значення порівнювалися з плановими значеннями показників, кожному показнику був привласнений коефіцієнт в залежності від інтервалу, в який потрапило досягнуте значення показника:
Оскільки значення першого показника потрапило в інтервал «перевиконання», йому було присвоєно коефіцієнт (К) 1,2.
Другим показником - коефіцієнт 1.
Потім кожному показнику б привласнений індекс (І) досягнення його планового значення з урахуванням коефіцієнта (К) і призначеного на етапі планування ваги (В) за формулою:
Підсумковий індекс результативності діяльності громадянського службовця (Факт І% підсумок) розрахований за формулою:
де n - число ключових показників результативності.
Таким чином, індекс результативності склав 100%, що відповідає необхідному рівню результативності.
За підсумками досягнення всіх цілей за звітний період на початку наступного звітного періоду безпосереднім керівником було проведено оціночне інтерв'ю (45 хвилин) з оцінюваним співробітником, на якому обговорювалися підсумки роботи, шляхи вдосконалення діяльності та плани на наступний звітний період.
Для підготовки до оціночному інтерв'ю службовець заповнив «Додаток до карти результативності», в якому описав свої основні досягнення, труднощі в роботі, свої потреби в саморозвитку та навчанні, а також пропозиції щодо поліпшення організації та якості діяльності, а саме: регламентувати процедури 1. створення кадрових документів, 2. узгодження документів в частині термінів.
Як рекомендації безпосереднього керівника в «Карті результативності» було відзначено: «Рекомендується для подальшої роботи на даній посаді».
Узгоджена за підсумками оціночного інтерв'ю та підписана оцінюваним співробітником і його керівником «Карта результативності» була направлена керівникові на затвердження.
Пропозиції службовця були прийняті до відома при плануванні діяльності в наступному звітному періоді.
до методичного інструментарію