Друга «П» в принципі тайм-менеджменту означає пріоритети. У своїй книзі про навичках високоефективних людей Стівен Кові пише, що «важливо не зробити вашим пріоритетом розклад, а розписати ваші пріоритети». Розподіл всіх завдань в порядку їх пріоритету дає розуміння того, які саме дії допомагають вам просунутися вперед, наближають до ваших цілей і до важливих справ, так щоб останні не виявилися раптом несподівано терміновими.
Визначення пріоритетів за принципом терміновості і важливості
На рис. представлена злегка змінена «матриця терміновості / важливості». Ці зміни я внесла в класичний варіант після того, як випробувала його на своїх тренінгах і в діяльності консультанта і тренера. Ця ж схема лежить в основі всього подальшого обговорення.
Мал. Визначення пріоритетів за принципом «терміновості / важливості»
Почнемо з визначень «важливе» і «термінове».
- Важливі завдання - це значущі завдання. Саме від них багато в чому залежить ваш успіх і досягнення цілей.
- Термінові завдання вимагають негайних дій або уваги, але найчастіше не мають відношення до досягнення ваших цілей.
- Термінові непередбачені завдання. Як би ретельно ви не планували діяльність, завжди виникають непередбачені обставини. І тоді вам потрібно витратити час на вирішення цих питань, хоча вони і не були внесені в ваш календар заздалегідь. в залежності від важливості і терміновості цих обставин, можливо, вам навіть доведеться відкласти якісь із запланованих справ, щоб впоратися з несподівано виникли.
- Принципово важливі зустрічі. Це основний фактор просування вашої кар'єри або проекту.
- Терміни здачі проекту. Це не ті терміни, які ви встановлюєте самі для себе, а ті, які були обумовлені в якості ваших зобов'язань і порушення яких призведе до небажаних наслідків для вас.
- Можливості з обмеженням за часом. Іноді нам випадає якась можливість, але, щоб нею скористатися, необхідно встигнути до конкретного терміну. Оскільки обмеження за часом створює у нас відчуття терміновості, дуже легко втратити голову і переоцінити важливість. Так що зробіть паузу і вирішите, чи дійсно це хороша можливість або просто ще одне завдання, на яку ви тільки даремно витратите час.
- Прохання про надання інформації або про допомогу. Зазвичай, коли люди просять про допомогу або подають запит на інформацію, вони очікують негайної реакції з вашого боку, і сказати «ні» буває важко.
- Дедлайни, встановлені вами. Занадто часто люди без об'єктивної необхідності самі встановлюють собі дедлайни по проектам або результатами.
* Прокрастинація (від лат. Procrastinatus. Pro «замість», «попереду» і crastinus - завтрашній) - схильність до постійного «відкладання на потім» неприємних думок і справ. Прим. ред.
Порівняємо весь процес з наповненням скляної посудини. Спочатку в посудину потрібно помістити камені і дрібну гальку, потім пісок і тільки потім наливати воду, тому що, якщо почати з води, для всього іншого просто не залишиться місця. якщо ви представите, що ваші найважливіші справи і проекти - це камені і галька, і внесете їх в свій календар першими, то все інше - пісок і вода - з'явиться у вашому календарі там, де для цього знайдеться вільний час.
Зрештою ви навчитеся говорити «ні», відмовлятися від тих справ, які стають для вас марною тратою часу, і зводити до мінімуму неважливі завдання. Чим більше ви практикуєте навички тайм-менеджменту, чим ефективніше розставляєте завдання в порядку їх пріоритету, тим краще будете оцінювати реальну важливість кожного завдання і розуміти, чи потрібно вам братися за її виконання. Коли ви дізнаєтеся більше про тайм-менеджменті і зрозумієте цінність власного часу, то станете більш ретельно його оберігати і припиняти спроби інших людей «красти» ваш час порожніми розмовами і неважливими справами.
Визначення пріоритету завдань в тайм-менеджменті за принципом їх терміновості і важливості допоможе вам зрозуміти, що слід займатися протягом робочого дня, тижня, місяця і року. ви будете працювати над тими завданнями, які приведуть вас до досягнення цілей. Крім того, це дозволить осмислити, які цілі ви повинні перед собою поставити, коли виділяєте максимум можливого часу на досягнення того, що є найважливішим. Приділяючи більше уваги тому, на що ви витрачаєте свій час, ви почнете краще розуміти, як спрямувати зусилля на більш значимі справи.
- Визначайте пріоритети своїх справ і завдань. Це стане гарантією того, що ви займаєтеся тим, що найбільш важливо.
- Оцінюйте кожну справу і завдання з позиції їх терміновості і важливості.
- Слідкуйте за тим, скільки часу ви витрачаєте на справи, котрі відволікають вас від дійсно важливих завдань.