Проведення щотижневого звітного зборів з супервайзерами
- Як провести щотижневі збори з супервайзерами?
- Про що говорити? Що питати?
- Як до нього підготуватися?
- .
Як проводити збори з супервайзерами, налагодити систему їх (супервайзерів) звітності, щоб це було ефективно?
Розповім як це робив я, коли працював керівником торгового відділу на "ФРУТІЄРРА".
У моєму підпорядкуванні було 5 супервайзерів, основне звітне і контрольне збори я проводив з ними по п'ятницях. Чому по п'ятницях? Для того, щоб в понеділок супервайзери виходили вже підготовленими і "зарядженими", з чітким розумінням цілей і своїх активностей, а не витрачали час в понеділок на думки - "чим би мені зайнятися на тижні?".
Збори я проводив індивідуально з кожним супервайзером. Розмова з кожним з них займав приблизно годину часу - не бачу ніякого сенсу, щоб менеджери витрачали свій час даремно (тобто 4 години кожен) - просто сидячи і слухаючи звіт колеги. Графік зустрічей був спланований заздалегідь. Плюс, при індивідуальному розмові виключався "базар", можна було "нахилити" супервайзера - а це краще робити не при колегах. Зборів, міні-тренінги для вирішення спільних завдань ми проводили окремо.
При проведенні зборів важливо пам'ятати - що основна мета контролю - це прийняття рішень і плану дій для досягнення або підтримки запланованих цілей і завдань. Просто контроль заради контролю, або зборів заради зборів - нікому не потрібні. Важливо, щоб після зборів у вас і ваших підлеглих були чіткі завдання і план дій, які спрямовані на виконання завдань компанії. Якщо такого плану немає - ви витратили свій час і час ваших супервайзерів даремно. І ваш роботодавець має повне право, вважати цей час прогулом.
Для того, щоб збори не затягувалося і проходило ефективно - дуже важливо, щоб всі приходили підготовленими. Супервайзерам було заборонено приходити з проблемою, якщо у них не було підготовлено, як мінімум, два її рішення. Для того щоб все заздалегідь знали, про що ми будемо говорити, я розробив план щотижневого зборів (скачати).
На кожних зборах ми вели протокол, всі завдання були прописані. Таким чином нічого не "губилося", всі цілі і активності супервайзера перебували під постійним контролем. Що забезпечувало їх виконання.
Завантажити план щотижневого звітного зборів з супервайзерами (файл ppt, 150 Кб) >>