1) Забудова виставкового павільйону (організація процесу в'їзду експонентів, ввезення обладнання, контроль за станом стендів і устаткування, станом протипожежної безпеки).
2) Організація обладнання сцени, звуку, художнього оформлення павільйону. Організація сервіс-бюро. Роздача бейджей, папок експонентам (каталог, квитки, ін. Матеріали).
3) Проведення протокольних заходів (відкриття виставки, прес-конференція, фуршет).
4) Реалізація ділової програми:
підготовка залу (обладнання, звук, кількість посадкових місць);
реєстрація учасників, роздача матеріалів;
проведення опитування соціологічного дослідження серед учасників ділової програми;
5) Підготовка щоденної програми дня.
6) Контроль над станом стендів та обладнанням, тощо. Технічні питання виставки.
7) Забезпечення роботи інформаційного центру (продаж каталогів, консультації експонентів, організаційні питання).
8) Забезпечення роботи VIP залу, дегустаційних залів, ін. Службових приміщень (закупівля продуктів, найм офіціантів і контроль їх діяльності, планування зустрічей, переговорів і презентацій).
9) Контроль над функціонуванням обладнання сцени, звуком і світлом у виставковому павільйоні.
10) Реалізація презентаційної програми та спеціальних проектів (лотереї, вікторини, шоу-програми, концерти) на сценічному майданчику.
11) Формування наборів сувенірної продукції, їх поширення.
13) Організація графіка зустрічей офіційних осіб та партнерів.
14) Реалізація соціологічного дослідження по проекту.
16) Переговори з партнерами, офіційними особами, провідними ЗМІ.
Структура заходів ділової програми виставки
До офіційних заходів належать: церемонія відкриття / закриття виставки, прес-конференції, візити офіційних осіб, офіційні прийоми / фуршети, церемонії нагородження лауреатів конкурсів і т.д.
Конгрес - з'їзд, збори. Має складну структуру заходів, велику географію учасників, широкий суспільний резонанс
Форум - масові збори, з'їзд. За структурою і технологіями підготовки форум схожий на конгрес.
Конференція - великі збори, нарада представників яких-небудь держав, організацій, груп. Має більш науковий характер, більш однорідна за структурою і проблематики. Один з традиційних типів ділових заходів на виставці.
Нарада - засідання, збори, присвячені обговоренню якого-небудь спеціального питання. Учасники нарад одержують наочний демонстраційний матеріал, а учасники виставки - професійну аудиторію.
Семінар - групове заняття для спеціальної підготовки, для підвищення кваліфікації. Має практичний характер, число учасників більш обмежено. Поширений тип ділового заходу на виставці
Симпозіум - нарада, конференція по спеціальному науковому питанню. Передбачає професійну аудиторію
"Круглий стіл" - обговорення, дискусія по актуальній темі. Принцип організації рівноправність учасників.
Засідання професійного клубу, об'єднання, спілки.
Спеціальні покази - використовуються для демонстрації комплексних технологічних процесів у різних галузях.
Спеціалізовані салони (аукціони, огляди).
Тренінги - короткострокові курси підвищення кваліфікації, які проводяться в рамках виставки
Консультаційні пункти - робота фахівців на виставці, надають методичну та правову допомогу по специфічних питань галузевого ринку.
Дні країни / області / регіону (компанії, громадської організації) - являють собою комплексні заходи, що включають протокольні заходи, семінари, симпозіуми, конференції, ділові зустрічі, презентаційну програму.
Фестивалі та конкурси по тематиці виставки і по суміжних тем
Тематичні екскурсії для фахівців, студентів ВНЗ організовуються організаторами виставок за попередніми заявками. Щоб екскурсія була успішною, розробляється спеціальний "презентаційний маршрут" по виставці, що охоплює цікавить аспект. У штаті компанії-організатора повинен бути "екскурсовод", який володіє змістовною стороною питання. Експоненти повинні бути попереджені про прихід гостей, тоді вони зможуть підготуватися, а екскурсанти одержать сувеніри і подарунки.
Рекомендації з підготовки та проведення заходів ділової програми
Заходи ділової програми виставки вимагають окремої великої роботи по їх підготовці та проведенню. Особлива увага при їх організації необхідно приділити наступним питанням:
правильний вибір організатора;
створення "працюючого" робочого органу (оргкомітет, робоча група);
розробка програми, реальної відповідає потребам ринку і цікавою фахівцям;
підготовка приміщень і обладнання (зв'язок, аудіовізуальні засоби, елементи оформлення інтер'єру);
підготовка інформаційних матеріалів для учасників (програма, тези, інформаційні матеріали і сувенірна продукція виставки);
забезпечення перекладу (для заходів з міжнародною участю);
організація реєстрації, обслуговування;
обробка підсумкових матеріалів.