Проведення презентацій, прес-конференцій та інтерв'ю
При підготовці презентації в першу чергу необхідно вирішити, чи буде цей захід носити тільки офіційно-ділового характеру, або воно буде відкрито для всіх бажаючих.
У першому випадку розробляється сценарій, який суворо дотримується протоколу. Зазвичай це виступ фахівців, які презентують товар або послугу, огляд об'єкта презентації (автомобіль, меблі, інтер'єр і т.д.). Виступ почесних гостей, також доречна прес-конференція в процесі презентації або після неї. Після закінчення заходу всі гості і учасники як правило запрошуються на фуршет.
Основні елементи, з яких будується підготовка і проведення відкритої презентації:
святкове оформлення приміщення;
виробництво сувенірної продукції з логотипом вашої фірми;
шоу-програма, яка включає в себе роботу ведучого, конкурси для відвідувачів, виступ артистів і зірок естради;
запрошення преси та висвітлення презентації в ЗМІ;
фуршет для преси і VIP - гостей;
Відповідно, потрібно забезпечити:
наявність сценічного майданчика;
грімуборной для артистів;
своєчасне оповіщення преси, вирішення питань взаємних інтересів з ЗМІ;
місця для преси і VIP - гостей;
окреме приміщення для організації фуршету (до речі, при проведенні відкритої презентації фуршет організовується в тих випадках, коли запрошуються VIP - гості).
Прес-конференція - спеціальний захід, призначене для здійснення прямого мовного контакту об'єкта PR з представниками ЗМІ. Суть і мета прес-конференції в донесенні до журналістів необхідних відомостей по певного інформаційного приводу, повідомлення важливою новини, а також бесіда і відповіді на питання, що цікавлять.
1. Креативна (концептуальна) частину прес-конференції.
На цьому етапі робиться наголос на унікальність конференції: придумуються основні "фішки", оригінальне оформлення залу, сувеніри для журналістів і т.п. в стилістиці прес-конференції. Іншими словами, цілком формується концепція заходу.
При розробці унікальних фішок прес-конференції обов'язково враховуються рекомендації / побажання відповідальних за телевізійні ЗМІ: щоб картинка для телекамер виглядала добре і зрозуміло.
Рекомендований термін: як мінімум за 2 тижні до заходу!
2. Підготовка основних документів прес-конференції:
* Сценарій (де будуть прописані основні ідеї);
* Тайминг (в ньому відображено приблизний час кожного пункту сценарію);
* Прес-реліз акції і анонс прес-конференції;
* Мова ведучого і спікерів прес-конференції (якщо вони відомі);
* Не менше 6 питань з метою викладу основних пунктів позиціонування об'єкта PR (питання перед прес-конференцією розподіляються серед «своїх» і задаються першими, відразу ж після того, як за сценарієм прес-конференції переходять до питань).
У вашій фірмової розсилці перед прес-конференцією має вийти як мінімум 2 анонса майбутнього заходу, в яких розкривається унікальність і цікаві подробиці, вказуються спікери (якщо вони відомі), вказується місце і час проведення прес-конференції, даються контакти прес-менеджера, що займається акредитацією .
Також розгорнуті анонси в пресі з правильним позиціонуванням дозволять забезпечити прихід журналістів на прес-конференцію.
Рекомендований термін: як мінімум за 3 тижні до заходу.
4. Технічне оснащення.
Обов'язковою частиною даного етапу є огляд майданчика і перевірка місцевого технічного забезпечення та функціонування обладнання, необхідного для якісного проведення прес-конференції (світло, звук, необхідну кількість мікрофонів і їх робота, екрани, достатня кількість стільців, наявність кімнати / місця для ексклюзивних інтерв'ю, що працюють розетки, маршрути руху, розташування VIP- та прес-зон, охорона тощо).
Рекомендований термін: як мінімум за 1 тиждень, за 1 день - контрольна перевірка.
У разі відсутності необхідного обладнання на майданчику за тиждень можна буде встигнути замовити все в іншому місці.
Рекомендований термін: не пізніше, ніж за 5 днів.
Оформлення структурованого списку акредитованих ЗМІ (таблиця в Excel: прізвище, ім'я, видання, контакти) допоможе вам багато в чому. Список повинен бути зроблений за алфавітом (впорядкований по прізвища або видання). У ньому повинна бути передбачена окрема колонка, в якій відображені домовленості з публікацій у пресі (анонси, постфактум і т.д.).
Рекомендований термін: не пізніше, ніж за 1 день.
На цьому етапі необхідно також пам'ятати і про підготовку прес-пакета. Він (бажано оформлений в окрему папку) повинен містити такі матеріали (в залежності від ситуації може варіюватися):
* Текст анонса, який висилається (бажано);
* Прес-реліз по темі прес-конференції;
* Анонс майбутньої події (якщо прес-конференція проводиться напередодні його);
* Цифри і факти (за потребою);
* Список спікерів з короткою інформаційної довідкою про кожного,
* Візитка прес-менеджера (прес-релізи можуть викинути, а візитки, як правило, все зберігають);
* Ручка, блокнот, сувеніри.
6. Розподіл функцій.
У день, напередодні конференції, відповідальний прес-менеджер проводить загальні збори з усіма учасниками конференції з боку організаторів. На зборах проговорюються сценарій прес-конференції, дрес-код, розподіляються обов'язки кожного співробітника, що працює на заході, і час приходу на місце проведення конференції.
Тут же призначається людина, яка відповідає за роботу з мікрофонами. Йому даються чіткі вказівки на тему того, як і що робити (питати, яке видання і яке питання, і т.д.).
Також призначається людина, яка буде контролювати місце розташування фотографів (вони повинні знаходитися не менше ніж на 2 метри від спікерів).
Серед відповідальних повинні бути люди, які будуть відповідати за доступом в різні зони, включаючи гримерки.
Слід не забути про такі дрібниці, як таблички для спікерів із зазначенням ПІБ та посад, бейджах.
Рекомендований термін: за 1 день.
7. Проведення попередніх медіа-тренінгів з учасниками прес-конференції.
На них відпрацьовується прес-реліз, позиціонування, вміння говорити і відповідати на питання.
Рекомендований термін: як мінімум, з моменту підписання прес-релізу.
8. Репетиція прес-конференції.
У всіх учасників заходу (керівництва, спікерів, відповідального прес-менеджера, технічних людей і т.д.) під час репетиції повинен бути оновлений графік прес-конференції.
Рекомендований термін: за 1,5-2 години до початку прес-конференції.
Ідеальна прес-конференція повинна «явити» собою виконання наступних завдань:
1. максимальну кількість розгорнутих (!) Анонсів з правильним позиціонуванням;
2. створення і реалізація запам'ятовується «фішки» (унікальність!);
3. бездоганно підготовлені за допомогою попередніх медіа-тренінгів спікери прес-конференції (як мінімум, знання прес-релізу і позиціонування);
4. освітлення підсумків прес-конференції в ЗМІ відповідно до розвитку позиціонування.