структурними одиницями бази даних Access є таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси і модулі.
Таблиці - це об'єкти, в які вводяться дані.
Запити - це об'єкти, що дозволяють проводити розрахунки, отримувати потрібні дані за певними критеріями, фільтрувати дані входять в БД.
Звіти - це об'єкти дозволяють виводити результатні дані на екран і друк в потрібному вигляді.
Сторінки - це об'єкти, яких можна спілкуватися з Internet або Intranet.
Макроси - це макроси БД, що дозволяють просто і швидко виконувати однотипні операції з даними бази.
Модулі - це спеціальні програми, написані в Access на мові Visual Basic для обробки даних бази, якщо коштів, закладених в Access для їх обробки не вистачає або користуватися ними менш зручно.
Створення таблиць і схеми даних
Всі таблиці створюються на основі інформаційної моделі, причому кожної сутності буде відповідати окрема таблиця. Ключові поля будуть відповідати первинним ключам сутностей.
Мал. 10. Струкрура полів таблиці "Продукція"
Аналогічно створюються і інші таблиці (див. Додатки).
Схема даних є графічним чином БД. Вона використовується різними об'єктами Access для визначення зв'язків між декількома таблицями. Наприклад, при створенні форми, що містить дані з кількох взаємозалежних таблиць, схема даних забезпечує автоматичний узгоджений доступ до полів цих таблиць. Вона ж забезпечує цілісність взаємопов'язаних даних при коригуванні таблиць.
Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях, зазвичай між полями, що мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків з ключовим полем однієї таблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці. Обов'язковою умовою при встановленні зв'язку є збіг пов'язують полів по типу й розміру.
В нашій базі даних був використаний тип зв'язку «один-ко-многим». Ставлення «один-ко-многим» є найбільш часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. Відносно «один-ко-многим» кожного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис в таблиці B не може мати більше однієї відповідної їй записи в таблиці A. База даних реалізована у вигляді восьми взаємопов'язаних таблиць.
Розробка запитів
За допомогою запиту можна виконати наступні види обробки даних:
· Сформувати на основі об'єднання записів взаємопов'язаних таблиць нову віртуальну таблицю;
· Включити в результуючу таблицю запиту задані користувачем поля;
· Вибрати записи, що задовольняють умовам відбору;
· Зробити обчислення в кожній з отриманих записів;
· Згрупувати записи, які мають однакові значення в одному або декількох полях, в один запис з одночасним виконанням над іншими полями статистичних функцій;
· Додати в результуючу таблицю запиту рядок підсумків;
· Провести оновлення полів у обраному підмножині записів;
· Створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць.
В Access може бути створено кілька видів запиту:
· Запит на вибірку - вибирає дані з взаємопов'язаних таблиць бази даних і таблиць запитів. Результатом є таблиця, яка існує до закриття запиту. На основі такого запиту можуть будуватися запити інших видів;
· Запит на створення таблиці - також вибирає дані з взаємопов'язаних таблиць і інших запитів, але на відміну від запиту на вибірку результат зберігається в новій постійної таблиці бази даних;
· Запити на оновлення, додавання, видалення - є запитами, в результаті виконання яких змінюються дані в таблицях.
Згідно поставленому умові необхідна реалізація наступний запит (на вибірку):
· У які дні обсяг поставок матеріалів X від постачальника Т перевищував 200 одиниць;
Розглянемо реалізацію запиту.
Вікно створення запиту в режимі конструктора буде виглядати наступним чином.
Оскільки запит є параметричним, при його виконанні на екрані з'являться діалогові вікна, десь користувачеві необхідно задати параметри вибірки:
Мал. 13. Вікно створення параметричного запиту в режимі конструктора
Рис.14 б. Запит на введення найменування продукції
Розглянемо інший тип запитів - запит на створення таблиці. Таблиця «Залишки» буде створена автоматично, на основі даних, наявних в таблицях «Продукція», «Прихід» продукції »та« Витрата продукції ».
Мал. 16. Вікно створення запиту на створення таблиці в режимі конструктора
Результат виконання запиту (вид таблиці) представлений в Додатку.
Розробка форм та звітів
Access надає можливість вводити дані як безпосередньо в таблицю, так і за допомогою форм. Форма в БД - це структуроване вікно, яке можна уявити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління.
Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення і виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.
Форма надає можливості для:
Основні способи створення форм:
· Конструктор форм (призначений для створення форми будь-якої складності)
· Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як за стилем, так і за змістом).
Нижче представлений зразок звіту «Відомість приходу на склад». При цьому дані згруповані по постачальникам. В примітках групи відображається число поставок по кожному з постачальників, а також загальна сума, на яку було поставлено продукція.
Аналогічно створюються і інші звіти (див. Додатки).