Access надає можливість вводити дані або безпосередньо в таблицю, як було розглянуто раніше, або за допомогою форм. Форми рекомендується використовувати, якщо дані часто змінюються або база постійно поповнюється новими записами. Якщо дані вводяться безпосередньо з бланків, то графічними засобами форму можна уявити так, щоб вона повторювала оформлення бланка, що помітно полегшує роботу користувача.
За допомогою форм дані можна не тільки вводити, але і відображати в зручному для користувача вигляді.
Форми можна створювати в режимі «Конструктор» або за допомогою «Майстра форм», або використовувати автоформи. На відміну від таблиць і запитів, які рекомендується формувати за допомогою конструктора, форми зручніше створювати, використовуючи автоформи або «Майстер форм», а конструктор застосовувати при редагуванні і форматуванні форм.
Автоформи бувають трьох видів: «в стовпець», «стрічкові» і «табличні». Табличні форми мають вигляд таблиць, автоформа «в стовпець» може відображати тільки один запис.
Для створення автоформи у вікні бази даних треба клацнути на значку елемента «Форми» і потім клацніть на кнопці «Створити». У діалоговому вікні «Нова форма» вибирається вид автоформи і джерело даних - таблиця або запит. Після клацання на кнопці «OK» автоформа виводиться на екран.
Автоформа створює форму, в якій відображаються всі поля і записи вибраної таблиці або запиту. Кожне поле розташоване на окремому рядку, з лівого боку від якої відображається напис до даного поля.
Майстер форм
Користувач має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів управління у формі.
Створення форми за допомогою майстра:
1. У вікні бази даних виберіть вкладку «Форми».
2. Натисніть кнопку «Створити».
3. У діалоговому вікні «Нова форма» виберіть потрібного майстра. Опис майстра з'являється в лівій частині діалогового вікна.
4. Виберіть ім'я таблиці або запиту, що містять дані, на основі яких буде створена форма.
5. Натисніть кнопку «OK».
6. Якщо на кроці 3 були обрані «Майстер форм», «Діаграма» або «Зведена таблиця», то при створенні форми дотримуйтесь вказівок, які видає в діалогових вікнах відповідного майстра. При виборі елементів «Автоформа: в стовпець», «Автоформа: стрічкова» або «Автоформа: таблична форма» створюється автоматично.
Змінити створену форму можна в режимі конструктора.
Використання «Майстра форм» дозволяє відображати у формі не всі поля джерела даних, а вибірково, за бажанням користувача, це також найбільш простий і швидкий спосіб створення форми, що містить дані з декількох таблиць. Майстер форм прискорює процес створення форм, виконуючи автоматично всю основну роботу.
У першому вікні майстра форм можна вибрати поля, які повинні бути включені в форму. Це можуть бути поля з однієї або декількох таблиць. Для вибору поля у вікні «Доступні поля» маркується ім'я необхідного поля, а потім виконується клацання на кнопці перенесення. Для перенесення всіх полів джерела даних у вікно «Вибрані поля» можна натиснути кнопку. При використанні майстра форм для створення форми на основі кількох таблиць створюється інструкція SQL. Ця інструкція містить відомості про те, які таблиці і поля потрібно використовувати.
За допомогою майстра можна створити звичайну або ієрархічну форму, яка буде показувати дані з декількох таблиць. Ієрархічної є форма, що містить одну або кілька підлеглих форм. Підлеглі форми використовуються для показу даних з таблиць з відношенням «один-ко-многим».
Є можливість представлення даних в ієрархічному вигляді без використання підпорядкованої форми. Наприклад, якщо в формі багато елементів управління, для підлеглої форми може не залишитися місця. В цьому випадку можна використовувати майстер форм для створення синхронізованих форм. При натисненні кнопки у формі відкривається інша форма, синхронізована із записом в першій формі.
В нашій базі даних за допомогою майстра форм було створено дві форми «Список студентів» і «Дані студентів» на основі існуючих таблиць. Для створення даних форм використовувався «Майстер форм», так як він істотно спростив процес розробки цих форм, і так як дані форми не припускали наявність будь-яких конструктивних відмінностей від існуючих в майстра форм шаблонів. Дані форми включають в себе всі поля з таблиць-джерел, зовнішній вигляд форм був обраний «Табличний», стиль оформлення «Офіційний».