Культура мовлення ділової людини
Мовна культура - це мистецтво мовного спілкування з дотриманням певних вимог і умовностей, що пропонуються сучасними нормами мовного спілкування.
Під мовною культурою мається на увазі мистецтво володіння всім арсеналом мовних засобів, використовуваних в процесі спілкування. Мовна культура накладає і певні обмеження на наші мовні можливості, зобов'язуючи у відповідних умовах неухильно їх дотримуватися.
Успіх ділових контактів, ділових переговорів багато в чому залежить від того, наскільки ви володієте своєю мовою, вмієте розмовляти, підпорядковуючи свою промову поставленому завданню. А полягає вона в тому, щоб, по-перше, донести до своїх партнерів за допомогою засобів мовного спілкування ваші ділові пропозиції, зацікавлювати своїх співрозмовників, переконати в їх реальності, по-друге, правильно сприйняти ставлення ваших партнерів до висловлених пропозицій і, в- третє, в результаті взаємних домовленостей виробити спільні рішення.
Щоб ділова мова виконувала цю складну задачу, вона повинна відповідати таким основним вимогам:
Ділова мова повинна бути по можливості максимально короткою, ясною і точною. Необхідно уникати невиправданого багатослів'я, пустослів'я, безцільної балаканини. Кожна ділова людина повинна опановувати мистецтво говорити строго по справі, тобто коротко, точно і ясно.
Ділова мова повинна уникати низького стилю. Кожна ділова людина повинна ставитися до своєї справи шанобливо і розраховувати на шанобливе ставлення до нього з боку інших людей. Щоб мова не була низькою, вона не повинна бути заяложеної, що складається з примітивних, набили оскому слів, словесних оборотів і виразів, узятих напрокат з побутової лексики. І вже зовсім неприйнятно користуватися в ділового мовлення і взагалі у відносинах між діловими партнерами так званої ненормативною лексикою, лайливими і нецензурними словами. Неохайна, брудна мова людини виробляє таке ж відразливе враження, як і його неохайна, брудний одяг. Ділова людина повинен дотримуватися мовну гігієну - не допускати в обіг брудних і низьких слів, образливих для слуху оборотів. Ділова мова повинна відрізнятися коректністю, акуратністю, певною стриманістю. Ділова людина завжди повинен знати, про що слід сказати докладно, про що лише згадати, чого не торкатися взагалі.
Ділова мова повинна бути виразної. Це означає, що вона не повинна бути сухою, млявою, безбарвною. Суха, невиразна мова малоприваблива, вона мало кого зацікавить і захопить. А для того, щоб мова не здавалася тьмяною, нудною, вона повинна відрізнятися фразеологічним, морфологічним, лексичним, синтаксичним та інтонаційним різноманітністю. Саме різноманітність мовних засобів робить нашу мову багатою і яскравою. Але це не означає, що вона повинна бути складною і химерною - така мова здасться незрозумілою. Ясність, привабливість і переконливість нашої мови досягається лише простою і зрозумілою мовою. Хороша ділова мова повинна відрізнятися жвавістю, експресивністю. Їй повинна бути властива краса і благородство, вона повинна відображати морально-етичні засади, загальноосвітній, інтелектуальний і культурний рівень її носія.
Ділова мова повинна відрізнятися вражаючою силою і переконливістю. Це означає, що вона повинна привертати увагу співрозмовника, викликати підвищений інтерес, запам'ятовуватися, змушувати задуматися, вона повинна переконувати своїми судженнями і доводами. Переконливість - головний синтетичний критерій ділового мовлення. Підприємець, яка вміє переконувати тих, з ким він вступає в ділове взаємодія, завжди буде у виграші перед тим, хто таким якістю не володіє. Для того, щоб мати здатність викликати своєю мовою сильне враження, вміти переконувати слухача, домогтися прийняття вашої точки зору, згоди з вами, треба всіляко розвивати свою мовну культуру.
Таким чином, сукупними показниками якості ділового мовлення є: стислість, ясність, точність, чистота, правильність, оригінальність, зрозумілість, виразність, вражаюча сила і переконливість.
2. Поняття «інформація» і «документ». різновиди документів
Рішення будь-якої із завдань на кожній стадії ділової взаємодії, так чи інакше, пов'язане зі збором, переробкою, зберіганням, передачею та використанням інформації. В принципі ділове спілкування є не що інше, як взаємообмін інформацією. Саме передача інформації, обмін інформацією лежить в основі спілкування людей, в якій би формі воно не здійснювалося - усній, письмовій, сигнальної або знаковою. І в усній, і в письмовій формах ми передаємо один одному ту чи іншу інформацію, то чи інше повідомлення.
Принципова різниця між формами спілкування полягає в тому, що при неформальному, усному спілкуванні обмін інформацією відбувається в одному пункті, в одній точці простору і в реальному режимі часу. В цьому випадку ми говоримо про безпосередній передачі інформації ( «з вуст в уста»). При формалізованому спілкуванні з використанням документа ми маємо справу із закріпленою на матеріальному носії смисловою інформацією, переданої в просторі і часі. У цьому випадку мова йде про опосередковану передачею інформації через документ.
Кожна з форм спілкування має свої плюси і мінуси. При неформальних комунікаціях ми бачимо і чуємо співрозмовника, бачимо вираз його обличчя, міміку і жести, чуємо його словесну мова, яка несе різну інтонацію. Ми як би відразу отримуємо інформацію по декількох каналах, що дає можливість скласти більш повне і більш наочне уявлення про котра говорить людині і його ставлення до предмета спілкування. Безпосереднє спілкування дозволяє легше і швидше виявити можливості спільної діяльності, обмінятися діловими міркуваннями і пропозиціями про шляхи співпраці, «намацати» область спільних інтересів.
У той час як мова є засобом спілкування, інформація являє собою змістовну сторону спілкування, і в цьому її особлива цінність в значення.
Фіксація, закріплення інформації на матеріальному носії, простіше кажучи її документування, забезпечує її збереження, дає можливість багаторазового до неї звернення для перевірки або підтвердження раніше укладених угод і умов їх реалізації; крім того, формалізований носій інформації, будучи уніфікованим по формі та подання інформації, створює передумови для створення локальних і централізованих інтегральних інформаційних систем.
Відповідно до «Оксфордським словником» «документ - це текст або зображення, що має інформаційне значення», а в перекладі з латинської «документ» - це доказ. Кожен документ повинен оцінюватися, перш за все, за інформацією, яку він містить.
Діяльність будь-якого підприємства супроводжується складанням різних видів документів. Однак при всьому різноманітті документів можна виділити наступні 5 груп документів:
група - організаційні документи - це статут, установчий договір, структура і штатна чисельність, штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку.
група - розпорядчі документи - це накази по основній діяльності, розпорядження, рішення.
група - документи з особового складу - накази по особовому складу, трудові контракти (договори), особисті справи, особові картки форма Т-2, особові рахунки по заробітній платі, трудові книжки.
група - фінансово-бухгалтерські документи - головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і збитків, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, рахунки, касові книги та ін.
група - інформаційно-довідкові документи - листи, факси, довідки, телеграми, доповідні і пояснювальні записки, протоколи та ін.
В окрему групу документів необхідно виділяти - нормативні документи вищестоящих органів. Це документи, які надходять від державних і муніципальних організацій та регламентують різні питання діяльності підприємства - це податки, охорона навколишнього середовища.
Особливості ділового листування
Ділове листування займає значне місце в документальному масиві установ. Будучи сполучною ланкою із зовнішніми організаціями, вона один з необхідних елементів ведення будь-якої підприємницької діяльності. Переписка займає близько 80% вхідної та вихідної документації.
При веденні листування необхідно дотримуватися таких вимог:
- листи оформляються на спеціальних бланках - бланках для листів і підписуються керівником організації або його заступниками в рамках наданої їм компетенції;
- листи повинні складатися грамотно, акуратно, без грубих помарок, виправлень;
- незалежно від змісту листа має викладатися спокійним, витриманим, офіційно-діловою мовою, володіти достатньою аргументацією, точністю, повнотою і ясністю характеристик, стислістю і послідовністю викладу;
- містити об'єктивні відомості про викладаються події та факти, в необхідних випадках мати що роз'ясняють і що доповнюють матеріали.
Туристичний ваучер як документ інформаційно-довідкового характеру при відповідному оформленні набуває юридичну силу з моменту оформлення реквізитів і підписання документа посадовою особою.
Ділове листування представлена листами різного призначення. В силу свого різноманітності цей вид документів найбільш вільний і найменш стандартизований в межах наступних єдиних вимог, тобто, в листах має бути присутня - ясність, простота викладу, повнота інформації, поважний тон викладів (вимоги ділового етикету), грамотність.
Офіційно-ділове листування за тематичним ознакою ділиться на ділову (діловий лист) і комерційну (комерційне лист). Листування, за допомогою якої оформляють економічні, правові, комерційні та інші форми діяльності, називають діловою кореспонденцією. Листи, що складаються при укладенні та виконанні комерційних угод, з питань збуту і постачання, які мають правову силу, відносяться до комерційної кореспонденції (наприклад, лист-запит, лист-нагадування (оферта), лист-претензія і відповіді на них). За функціональною ознакою листи можна розділити на що вимагають і не вимагають відповіді.
Службове (ділове) лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - пересиланням поштою.
Текст листа повинен бути логічним, послідовним, переконливим і коректним по формі. Факти і події повинні викладатися об'єктивно, лаконічно, ясно. Текст листа не повинен допускати різного тлумачення.
Використання типових текстів і текстів-трафаретів допомагає спростити ділову переписку.
Телекси відрізняються від телеграм використанням пунктуації - точок (.) І ком (,) - і різних шрифтів.
Факс або телефакс (факсограма) - отримується на паперовому носії копія документа (письмового, графічного, образотворчого), переданого по каналах факсимільного зв'язку (за допомогою факсимільного апаратури).
Не існує будь-яких спеціальних вимог оформлення документів, переданих по факсу; вони повинні оформлятися відповідно до вимог, що пред'являються до відповідного виду документа: друкуватися чітким, контрастним шрифтом. Не допускається хвилястість або деформація матеріального носія відправляється документа. На лицьовій стороні оригіналу не повинно бути зморшок, плям, вигинів і рельєфів від написів на зворотному боці.