затверджено Наказом
ТОВ «___________________»
№ _____ від "___" _______ 20__ р
РЕГЛАМЕНТ
підготовки, укладення, обліку, зберігання
і контролю за виконанням договорів
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Цей Регламент розроблений для встановлення єдиного порядку підготовки, укладення, обліку, зберігання та контролю за виконанням договорів в ТОВ «_____________________» (надалі іменується "Організація") і обов'язковий для виконання всіма співробітниками Організації.
1.2. Відповідальність за дотримання встановлених Регламентом правил в підрозділах Організації покладається на керівників структурних підрозділів ТОВ «_____________________________».
1.3. Безпосереднє виконання приписів Регламенту в структурних підрозділах здійснюється співробітниками цих підрозділів.
2. ПІДГОТОВКА, УКЛАДАННЯ ДОГОВОРІВ
2.1. Ініціювання укладення договорів, проведення переговорів про укладення договорів, визначення умов договорів, оформлення договорів, контроль за виконанням договорів здійснюють структурні підрозділи відповідно до розподілу сфер відповідальності, передбачених цим Регламентом.
2.2. Розподіл сфер відповідальності між структурними підрозділами з виконання приписів, передбачених пунктом 2.1. регламенту:
2.2.1. Відділ ____________: договори __________________________________. в яких ТОВ «_______________________» виступає в якості продавця (покупця) продукції;
2.2.2. Відділ _______________: договори _________________________________
____________________________________________________________________
2.2.3. Бухгалтерія: договори, що забезпечують поточну фінансову і господарську діяльність Організації (договори банківського рахунку, кредитні угоди, договори позики, договори купівлі - продажу канцелярського приладдя, оргтехніки, меблів, ГСМ, оренди автомобілів для забезпечення діяльності співробітників організації і т.д.).
2.3. Договори необхідні для встановлення правовідносин з контрагентами Організації укладаються відповідно до типових форм договорів, затверджених наказами по організації.
2.4. У разі відсутності типової форми договору, для оформлення правовідносин в індивідуальному (нетиповому) випадку, розробляється індивідуальний договір підрозділом, до сфери відповідальності якого належить зазначений договір, спільно з юристом Організації (при його відсутності - з заступником директора). Підписання зазначеного індивідуального договору здійснюється після його візування юристом Організації.
2.5. У разі проведення переговорів про укладення договору за формою, запропонованою контрагентом ТОВ «______________________», зазначений договір проходить правову експертизу на предмет дотримання інтересів ТОВ «___________________________________». Підписання зазначеного договору здійснюється після його візування юристом Організації.
2.6. Знову укладаються договори між Організацією та контрагентами мають наступний порядок проходження погоджень:
- проект договору надходить до комерційного директора (заст. директора), який перевіряє зазначені в договорі умови поставки, строки розрахунків за продукцію, кількість днів відстрочки платежів, ціни і номенклатуру продукції, що поставляється і інші умови роботи з контрагентом (термін - протягом 1 дня),
- проект договору надходить до головного бухгалтера, який перевіряє достовірність і повноту зазначених у договорі реквізитів, порядок розрахунків з контрагентом, наявність розрахунків і простроченої заборгованості за попередньою роботою з даними контрагентом (термін - протягом 1 дня),
- проект договору надходить до юриста Організації, який перевіряє відповідність договору, що укладається з нормами цивільного права (термін - протягом 1 дня),
- проект договору надходить до керівника структурного підрозділу, які перевіряють повноту і достовірність зазначених у договорі умов роботи з контрагентом і вносять свої пропозиції до тексту договору (термін - протягом 1 дня),
- проект договору надходить (повторно) до юриста Організації для внесення доповнень та змін, в текст договору або оформлення цих доповнень і змін у вигляді Додаткової угоди до договору, Додаток № 1 (термін - 2 дня).
- проект договору надходить на підпис до директора Організації. При необхідності директор має право повернути договір для доопрацювання конкретному співробітнику Організації.
2.7. Договір вважається узгодженим після його візування зазначеними в п. 2.6. співробітниками Організації із зазначенням посади, прізвище та ініціали співробітника, його підпису і дати узгодження і зауважень в Листі узгодження, що зберігається згодом разом з підписаним договором в Організації, Додаток № 2.
2.8. Контроль за підписанням договорів, додаткових угод до них уповноваженими особами контрагентів ТОВ «__________________________» і отриманням від них оригіналів договорів, контроль за зміною статусного стану договорів здійснює відповідальний співробітник Організації.
2.9. Договору в рамках цього Регламенту можуть мати наступне статусне стан:
- договір переданий на підписання контрагенту;
- договір підписаний контрагентом і переданий в оригіналі на зберігання юристу ТОВ «_____________________________________________»
- договір розірвано і знаходиться на зберіганні у юриста;
- договір розірвано і знищений.
2.10. До укладення договору з новим контрагентом, проводиться перевірка його надійності та платоспроможності:
- факту державної реєстрації його як юридичної особи, індивідуального підприємця;
- установчих документів;
- повноваження одноосібного виконавчого органу;
- фінансового стану і результатів фінансово-господарської діяльності;
- ділова репутація організації, індивідуального підприємця;
- ділова репутація керівників організації;
- відсутність (наявність) процедури банкрутства, ліквідації в добровільному порядку;
- наявність судових спорів, заборгованості по платежах до бюджету, які можуть вплинути на виконання зобов'язань перед ТОВ «________________________»;
2.11. Перевірка по фактів та обставин, зазначених у пункті 2.10. Регламенту проводиться фахівцем з безпеки за заявками відповідальних співробітників структурних підрозділів, що ініціюють укладення договору. За результатом перевірки фахівець з безпеки робить висновок про можливість або неможливість укладення договору з даним контрагентом.
2.12. Співробітник Організації, що привертає контрагента для співпраці на умовах відстрочення платежу, зобов'язаний:
• попередити представника контрагента про необхідність проведення перевірки для з'ясування обставин, зазначених у пункті 2.10. регламенту;
• вимагати від потенційного контрагента документи відповідно до Переліку до Регламенту, Додаток № 3;
• передати отриману інформацію і документи фахівця з безпеки для подальшої перевірки.
2.13. Моніторинг контрагентів, з якими укладені і діють договори, для перевірки фактів і обставин, зазначених у пункті 2.10. Регламенту покладається на керівництво постійно і фахівця з безпеки з періодичністю один раз на місяць.
У разі отримання негативної інформації про контрагента за результатами моніторингу, керівник структурного підрозділу зобов'язаний повідомити про це заступнику директора (комерційному директору) Організації для розгляду питання про можливість збереження або припинення правовідносин за чинним договором.
2.14. За договорами поставки, в яких ТОВ «__________________________» виступає в якості постачальника із зобов'язанням по доставці товару до місця знаходження покупця, замовлення (заявки) в межах зазначених договорів приймаються тільки в письмовому вигляді (допускається передача по факсимільному зв'язку або по електронній пошті).
3. ОБЛІК, НУМЕРАЦІЯ І РЕЄСТРАЦІЯ ДОГОВОРІВ, доповнень і ДОДАТКІВ ДО НИХ
3.1. Підписаний директором Організації договір підлягає реєстрації, яка ведеться в програмі 1С: Бухгалтерія.
3.2. Нумерація договорів здійснюється в наступному порядку:
3.2.1. Номер договору складається з _____________________.
3.2.2. Букви номера договору означає місцезнаходження структурного підрозділу Організації, в сферу відповідальності якого входить укладення договору відповідно до цього Регламенту.
3.2.3. Цифри номера договору означають порядковий номер договору при його реєстрації. Через дріб вказується кількість днів відстрочки платежу.
3.3. Відповідальність за реєстрацію договорів і присвоєння їм порядкових номерів покладається на бухгалтерію Організації.
3.5. Облік, нумерацію, реєстрацію заявок (замовлень), оформлюваних в рамках укладених раніше договорів, здійснюють відповідні структурні підрозділи.
4. ЗБЕРІГАННЯ ДОГОВОРІВ
4.1. Після підписання договору контрагентом відповідно до приписів цього Регламенту, співробітник Організації, який здійснює контроль за підписанням договору контрагентом, передає оригінал договору разом з копіями документів, зазначених в Додатку № 1 для обліку зміни статусного стану і подальшого його зберігання юристу Організації.
4.2. Юрист Організації веде облік переданих йому на зберігання оригіналів договорів в книзі обліку договорів.
4.3. Книга обліку переданих на зберігання договорів зшивається і скріплюється підписом директора (заступника директора) і печаткою Організації і повинна містити інформацію:
-номер договору;
-назва договору;
-найменування контрагента Організації;
-П.І.Б. особи, яка здала договір на зберігання, його підпис;
-П.І.Б. особи прийняв договір на зберігання, його підпис;
-розділ - примітки.
5. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОГОВОРІВ
5.1. Відповідальність за організацію договірної роботи в ТОВ «______________________________» покладається на _________________ (посада).
5.2. Відповідальність за організацію контролю виконання зобов'язань за укладеними договорами покладається на керівників інших структурних підрозділів ТОВ «_____________________________» відповідно до розподілу сфер відповідальності, передбачених Регламентом.
5.3. Керівники структурних підрозділів несуть персональну дисциплінарну, а в разі заподіяння матеріальної шкоди Організації, і матеріальну відповідальність за видачу дозволу на відвантаження продукції контрагентам, які перевищили встановлений кредитний ліміт, які порушили терміни оплати за відвантажену продукцію.
5.3. Безпосередній контроль за виконанням зобов'язань за договорами, в тому числі, що виникають на підставі замовлень (заявок), здійснюють керівники структурних підрозділів.
Крім того, керівники структурних підрозділів зобов'язані протягом всього терміну відстрочення платежу перевіряти надходження грошових коштів від контрагентів за поставлену продукцію.
5.4. Персональна відповідальність за дотриманням термінів відвантаження, номенклатури продукції, що відвантажується, своєчасним надходженням коштів від контрагентів при відвантаженні на умовах відстрочення платежу покладається на керівників структурних підрозділів.
Крім того, керівники структурних підрозділів матеріальну відповідальність за правопорушення, скоєні в Організації в разі несвоєчасного надходження грошових коштів від контрагентів.
5.5. При виникненні простроченої заборгованості по контрагентам, керівники структурних підрозділів зобов'язані терміново вжити заходів щодо її ліквідації в __ денний термін.
5.6. У разі неможливості ліквідувати прострочену заборгованість по контрагентам власними силами, керівники структурних підрозділів повідомляють про це юристу, який зобов'язаний надати практичну допомогу керівникам структурних підрозділів, в тому числі з виїздом до боржників, щодо ліквідації простроченої заборгованості в ___ денний термін.
5.7. При неможливості ліквідувати прострочену заборгованість своїми силами, керівники структурних підрозділів повідомляють про наявність простроченої заборгованості юристу Організації, який вживає достатніх заходів щодо ліквідації такої заборгованості.
5.8. Якщо прострочена заборгованість контрагентів переходить в розряд проблемної і ліквідувати її власними силами не вдається, матеріали по заборгованості (копії договорів, актів звірки, копії накладних на відвантажену продукцію та інші бухгалтерські документи) передаються керівниками структурних підрозділів юристу Організації для підготовки позовних заяв та звернення до Арбітражного суд про стягнення з контрагентів простроченої заборгованості та відсотків за користування чужими грошовими коштами.
Додаток № 1
до Регламенту підготовки, укладення, обліку,
зберігання та контролю за виконанням договорів
до договору поставки
№ ______ від «___» ________ 20__р.
м _______________ «___» _________ 20__р.
Додаток № 3
до Регламенту підготовки, укладення, обліку,
зберігання та контролю за виконанням договорів
Перелік документів,
запитуваних у потенційних контрагентів за договорами
Копії документів, зазначених у п.п. 2 - 10 повинні бути завірені печаткою та підписом відповідальної особи даного підприємства.
Документи не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова та інші не обумовлені виправлення.
Примітка:
- Пункти, виділені жирним шрифтом, обов'язкові для виконання.
- При 100% передоплаті з боку контрагента - запитується тільки картка контрагента.
- При відстроченні платежу - запитується повний пакет документів, згідно з додатком № 3.