«Паблік рілейшнз- це управлінська діяльність, спрямована на встановлення взаємовигідних, гармонійних відносин між організацією і громадськістю, від якої залежить успіх функціонування цієї організації».
59. Рівні і форми заходів паблік рілейшнз.
Все різноманіття заходів паблік рілейшнз можна умовно класифікувати на чотири основні групи.
Проведення різних заходів в галузі паблік рилейшнз покликане привернути увагу громадськості до фірми, її діяльності та продукції.
Дуже важливо чітко визначити мету заходи та засоби досягнення цієї мети. Залежно від мети можуть використовуватися і різні заходи. Слід прагнути до того, щоб заходи отримали широкий громадський резонанс, а інформація про них була широко поширена засобами масової інформації та різними іншими шляхами.
Для ефективного проведення заходів паблік рілейшнз необхідно ретельно готуватися. Для цього складається повний сценарій із зазначенням послідовності всіх етапів, а також докладної програми. Заздалегідь повинні бути підготовлені і видані відповідні друковані матеріали: проспекти, прес-релізи, каталоги і т.д.
Для участі в заході визначається коло запрошених. Їм розсилаються спеціальні запрошення з програмою, де вказується місце, час та інша інформація про проведення заходу.
Основними заходами фірми в галузі паблік рилейшнз є наступні:
· Дні відкритих дверей;
Презентація (presentation) - уявлення будь-якої фірми, особи, продукції представникам громадськості.
Презентація підприємства може проводитися в зв'язку з його:
· Реконструкцією, реорганізацією, створенням нових підрозділів;
· Високими, якісно новими досягненнями в роботі і т.п.
Як правило, презентація є початковим етапом діяльності нового підприємства. Однак цей захід може проводитися і в зв'язку з відкриттям будь-яких нових підрозділів вже діючого підприємства: цеху, філії і т.п. Презентація корисна не тільки для виробничого підприємства, магазину, ресторану, готелю, але і для навчального закладу, медичної установи і т.д.
Необхідно мати на увазі, що, на відміну від керівників, депутатів міста, регіону, запрошення на церемонію відкриття знаменитих артистів, спортсменів може супроводжуватися виплатою їм гонорарів, цінних подарунків за участь в церемонії і їх виступи.
Презентація зазвичай проводиться в другій половині дня.
Умовно вона може бути розділена на дві частини. Перша, офіційна частина, передбачає подання запрошеним фірми, і друга, неофіційна - включає в себе коктейль-вечір, фуршет і т.п.
Координатор презентації може публічно вести весь процес, надаючи слово виступаючим, оголошуючи етапи проведеного заходу. Однак, він може залишатися в тіні протягом всього заходу, що проводиться, непомітно включаючи в процес по черзі всіх дійових осіб.
Після вищезазначених виступів у гостей можуть виникнути питання, на які керівники фірми повинні дати вичерпні, повністю задовольняють гостей відповіді. У процесі презентації може бути надано слово і гостям для виступу з поздоровленнями, побажаннями, з конструктивними зауваженнями щодо подальшого вдосконалення діяльності фірми.
Друга, не настільки офіційна частина презентації, може проходити в іншому або в тому ж приміщенні, де передбачається вільне спілкування між усіма учасниками презентації в процесі коктейль-вечора. Як правило, уздовж стін приміщення розміщуються столи з легкими спиртними і безалкогольними напоями, а також легкою закускою у вигляді бутербродів, салатів і т.п.
Коктейль-вечір за своєю значимістю може бути більш важливою частиною презентації, ніж офіційна частина. Тут в невимушеній обстановці учасники презентації можуть збиратися в невеликі групи, переходити від однієї групи до іншої, знайомитися, обмінюватися візитними картками, обговорювати якісь питання, знаходити взаємні інтереси в бізнесі, домовлятися про майбутніх ділових зустрічах і т.д. Керівникам підприємства важливо встановити добрі, неофіційні стосунки з керівниками місцевої влади. Для представників засобів масової інформації повинні бути заздалегідь підготовлені, крім проспектів, докладні матеріали про фірму, можливо, коротке, але змістовне телеінтерв'ю.
Конференція - це засіб спілкування, обговорення та вирішення проблем в наукових, політичних, професійних спільнотах. Разом з тим конференції є засобом ділового спілкування підприємців з метою підвищення ефективності їх діяльності.
Конференції дозволяють підприємцям реалізовувати свої ідеї в життя, просувати продукцію, створювати для себе сприятливу ситуацію в бізнесі.
Конференції можуть бути внутрішніми, учасниками яких є члени колективу підприємства і зовнішніми, в яких беруть участь представники різних установ. Конференції можуть бути науковими, практичними, науково-практичними. Вони можуть проводитися по будь-яких проблем: по проблемам політики, освіти, бізнесу або, наприклад, з питань співпраці підприємств з метою зростання їх конкурентоспроможності.
Задовго до початку конференції готується основний склад виступаючих. Заздалегідь формується програма, в якій розписано весь порядок проведення конференції з зазначенням днів, годин, тим виступів, доповідачів. За матеріалами конференції, що представляє інтерес для широкого кола, можуть видаватися збірники доповідей або їх тез ще до проведення конференції або за її результатами. У програмі конференції можуть бути передбачені екскурсії, відвідування підприємств або їх підрозділів, коктейль-вечір і т.п.
Для проведення конференції може бути створений комітет на чолі з головою, координатором проведення конференції. До складу комітету входять особи, кожен з яких є відповідальним за певний етап роботи конференції: прийняття та розміщення учасників конференції, організацію їх харчування і проведення коктейль-вечора, зв'язок з представниками ЗМІ і т.д.
· Бекграундер, загальну інформацію про підприємство-організатора конференції (назва, види діяльності, коротка історія, структура і т.п.);
· Список учасників конференції з короткою характеристикою їх;
· Тези найбільш важливих і цікавих для громадськості доповідей;
Дуже важливо, щоб кінцевим результатом проведення конференції була широка інформованість ділової громадськості про позитивний образі підприємства-організатора, його продукції.
«Круглий стіл» - один із засобів обговорення проблем, вироблення стратегії і тактики, ділової політики фірми або спільноти підприємств.
Як і будь-який захід в області «паблік рілейшнз» робота «круглого столу» повинна бути заздалегідь належним чином спланована і підготовлена. Заздалегідь готується тема і обговорювані питання, склад учасників. Попереднє ознайомлення учасників «круглого столу» з пропонованими для обговорення питаннями дозволяє їм уточнити свої позиції, думки, підготувати аргументи, матеріали.
Кількість учасників такого заходу не повинно перевищувати 10-15 чоловік. Для роботи не обов'язкова наявність реального круглого столу. Учасники можуть розміщуватися за столами, розташованими по колу, прямокутником, квадратом з тим, щоб вони були звернені обличчям один до одного. На столі перед кожним учасником повинна стояти табличка-ідентифікатор, на якій крупним шрифтом вказані їхні імена, назви фірм і посади.
Роботу круглого столу організовує ведучий, який може підготувати заздалегідь узгоджений з учасниками «столу» сценарій, перелік і послідовність обговорюваних питань, виступів. Особливо важлива така підготовка, якщо передбачається, що цей захід буде відображено в передачах телебачення. У цьому випадку, незважаючи на наявність обговорюваних проблем, невирішених питань, учасники «круглого столу», його ведучий в процесі цього заходу повинні окремими штрихами, фразами тактовно, ненав'язливо створити у телеглядачів або читачів сприятливе враження про своє підприємство або підприємствах-учасниках «столу» .
Для представників ЗМІ слід заздалегідь підготувати вихідний матеріал, який вони могли б використовувати для інформування своєї аудиторії про цю подію.
Для проведення такого заходу необхідно заздалегідь детально підготувати сценарій з визначенням відповідальних за кожен елемент заходи.
У точно призначений час гості запрошуються до зали, де керівник установи лаконічно, стисло підносить інформацію про свою організацію, її переваги перед іншими, планах подальшого розвитку. Далі виступають керівники підрозділів установи, інформуючи гостей про особливості їх діяльності.
Після виступу в залі провідних працівників гостям слід показати діяльність всіх підрозділів організації, роботу обладнання, лабораторій, якщо вони є і т.д.
Результат проведення дня відкритих дверей буде значно вище, якщо саме цей захід буде освітлено в засобах масової інформації. Інформація повинна подаватись таким чином, щоб зацікавити людей у діяльності цієї організації, викликати бажання прямо або побічно взяти участь в її роботі.
Одним з важливих засобів паблік рилейшнз є виставки, які допомагають підприємствам серйозно зміцнити свої позиції на ринку. Підприємство може взяти участь в виставках, організованих яким-небудь виставковим комітетом, де представлено безліч різних фірм. Однак підприємство може і самостійно організувати «персональну» виставку, на якій воно буде представлено в однині.
Необхідність проведення виставки може бути визначена наступними цілями, які ставить перед собою підприємство:
· Створення підприємству певного іміджу;
· Просування своєї продукції;
Таким чином, перш ніж починати підготовку до роботи на виставці, слід визначитися з цілями її проведення, а потім вже відповідно до них проводити відповідний комплекс взаємопов'язаних робіт, спрямованих на досягнення конкретної мети.
Прийоми проводяться підприємствами для спільного проведення часу з гостями, поєднуючи відпочинок, розваги з діловим спілкуванням. Прийоми можуть проводитися як самостійні заходи або в поєднанні з діловими заходами, наприклад, з презентацією. Прийоми зазвичай організовуються в випадках:
· Урочистої дати створення підприємства або будь-якого ювілею;
· Відвідування підприємства делегацією партнерів, важливими особами;
· Укладення великої угоди, проведення серйозного заходу і т.д.
Прийом повинен сприяти розширенню і зміцненню ділових контактів, створенню іміджу підприємства серед ділової громадськості. Цей захід має бути ретельно підготовлена. Підготовка прийому включає в себе:
· Визначення мети прийому;
· Вибір форми прийому;
· Визначення складу учасників;
· Складання сценарію прийому;
· Складання плану розсадження гостей за столом;
· Порядок обслуговування гостей;
· Підготовка тостів і промов.
Прийоми можна класифікувати за різними ознаками. Прийоми можуть бути формальні і неформальні, денні і вечірні, з розсадженням (заздалегідь розподіленими місцями учасників) і розсаджування.
До формальних відносяться прийоми, до яких заздалегідь ретельно готуються і запрошують і запрошені з дотриманням певних умовностей. Неформальні прийоми проводяться як би експромтом, в робочій дружній обстановці. Проводяться вона, як правило, на невеликих підприємствах. Однак до них треба бути завжди готовими.
До денного прийому відносяться заходи «келих вина», «сніданок».
«Келих вина» - найбільш проста форма прийому. Вона може проводитися стоячи або з розміщенням гостей в кабінеті керівництва за столом засідань, журнальним столиком і т.п. Для підняття престижу підприємства гостей слід пригощати рідкісним вином, шампанським, коньяком, а також фруктами, легкими закусками (бутербродами з ікрою і т.п.). Цей захід не повинно затягуватися в часі.
«Сніданок» може проводитися з ранку і до 12 годин, продовжуючись півтори-дві години. Стіл не відрізняється великою різноманітністю страв. В процесі сніданку можуть обговорюватися ділові питання, попереджаючи загальними темами.
Зазначені заходи передбачають повсякденний одяг.
Вечірні прийоми - заходи більш урочисті. До них відносяться «коктейль», «фуршет», «обід», «обід-буфет», «вечеря».
Коктейль (cocktail - півнячий хвіст) - суміш з спиртних напоїв з додаванням цукру, прянощів, фруктів і т.п. «Коктейль», «коктейль-вечір» зазвичай починається між 17-ю і 18-ю годинами, його тривалість становить близько двох годин. Офіціанти підносять до груп учасників бесіди людей напої (як правило, коктейлі) і холодні закуски.
«Фуршет» (фр. Fourchette - вилка) практично мало чим відрізняється від «коктейлю». Тут гості самі підходять до накритих столів, накладають на тарілки закуски і відходять до груп учасників бесіди осіб. До речі, на фуршеті, як і на коктейлі, традиційні вилки практично не використовуються, якщо не брати до уваги мініатюрні пластмасові дворогі вилочки або шпажки.
«Обід» або «вечерю» практично нічим не відрізняються між собою, крім часу їх проведення. Ці заходи - найбільш урочисті форми прийому. Обід зазвичай починається около17 годин і триває протягом 2-3 і більше годин. Вечеря ж починається в більш пізній час. Обід і вечеря може проводитися з «розсаджуванням» (із зазначенням конкретного місця за столом для кожного запрошеного). Місця за столом поділяються на більш і менш почесні. Найбільш почесними вважаються місця поруч з господарями. Форма одягу передбачається урочиста.
Слід звернути увагу, що сенс проведення обідів і вечерь - спілкування між людьми, в тому числі ділове. Однак часто ці заходи перетворюються в звичайне застілля, котрі не отримують основну мету. Головуючий (як правило, керівник установи), не володіючи фантазією, вважаючи за свій обов'язок «командувати парадом», по черзі надає кожному сидить за столом слово для тосту. Після застілля гості встають з-за столу і, попрощавшись, розходяться. На такому прийомі більшість з присутніх позбавляються можливості обговорити між собою, що їх цікавлять.