ОПИС ПРОБЛЕМИ
Виправлення первинних документів зазвичай виникають в наступних випадках:
- виправлення в результаті коригувань сумових і кількісних показників раніше виписаного документа;
- виправлення в результаті допущених в раніше виписаних документах помилок.
Згідно п.4.2 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку N 105, затв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 (далі - Положення 105), помилки в первинних документах виправляють так: неправильний текст (сума) закреслюється, а над ним вказується вірний. Закреслення проводиться однією рисою, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення повинно бути обумовлено надписом "виправлено".
Однак в разі великого числа змін виправлення шляхом застосування Положення №105 призведе до нечитабельності документа.
На практиці широко застосовуються різні способи внесення виправлень до первинних документів. Застосування методу, викладеного в Положенні 105, як єдино допустимого ставиться під сумнів, а дана норма розглядається як застарілої. При виборі способу виправлення економічний суб'єкт з точки зору практичних аспектів і технічних обмежень не завжди може обмежитися єдиним уніфікованим способом.
Відсутність законодавчо встановленого деталізованого порядку ставить економічні суб'єкти в скрутне становище при виборі способу виправлення, оскільки виправлений документ може розглядатися в якості нелегітимною сторонами угоди або іншими особами.
1. Спосіб внесення виправлень в первинні облікові документи Федеральним законом 402-ФЗ не деталізований. На рівній основі може застосовуватися спосіб виправлень, вказаний в п. 4.2 Положення 105, а також інші способи, при дотриманні мінімальних вимог п.7 ст.9 Федерального закону 402-ФЗ.
2. Компанія розробляє відповідний спосіб внесення виправлень до первинних документів з урахуванням особливостей документообігу. Найбільш поширеними способами внесення виправлень в первинні облікові документи є наступні:
- шляхом внесення виправлень в первісному первинному обліковому документі;
- шляхом виставляння коригуючого документа.
Інші способи по своїй суті зводяться до одного із зазначених.
Федеральний закон 402-ФЗ встановлює мінімальні достатні вимоги до змісту виправленого первинного документа, а саме: можливість ідентифікувати виправлений документ за датою виправлення, а також підтвердити виправлення шляхом підпису осіб, що склали документ.
Таким чином, внесення виправлення в первинний документ шляхом застосування норм Положення 105 суперечить нормам Федерального закону 402-ФЗ, так само як і інший спосіб, при дотриманні мінімальних вимог п.7 ст.9 Федерального закону 402-ФЗ.
Нижче наведені приклади можливих способів внесення виправлень до первинних документів:
Виправлення в результаті коригувань сумових і кількісних показників раніше виписаного документа (наведені способи внесення виправлень до первинних документів можуть використовуватися в будь-яких галузях економіки):
а) Внесення виправлення вдокумент на виконання робіт (надання послуг) через зміни суммового показника (наприклад, в результаті зміни регульованого тарифу, можливість зміни якого передбачена в договоремежду сторонами).
Поряд з розглянутим випадком організація також може оформити коригувальний документ на повну суму виправлення, а не на різницю, якщо їй такий порядок внесення виправлень зручний.
б) Внесення виправлення в документ на поставку товару через зміни суммового показника (наприклад, в результаті зміни цін на товар за угодою сторін після відвантаження товару і виставлення товарною накладною)
По суті, створюється якийсь погоджувальну документ, який не є передавальним за своєю природою, на відміну від товарної накладної. Форма такого документа встановлюється сторонами за погодженням (наприклад, форма акта, що встановлюється додатком до договору).
в) Внесення виправлення в документ на поставку товару через зміни кількісного показника (наприклад, в результаті уточнення кількості за результатами приймання товару)
Організація А (постачальник) уклала з організацією Б (покупець) договір поставки нафтопродуктів. За договором розрахунок проводиться за фактично поставлену кількість нафтопродуктів по вимірах, виробленим в момент наливу нафтопродуктів в резервуар.
Організація Б складає акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товару, в який включає тільки ті найменування товарів, по яких виявлені розходження. В акті вказані реквізити початкового відвантажувального документа, дані якого уточнюються. Акт підписується обома сторонами. Таким чином, акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю є документом, що коректує відомості, що містяться в транспортних, супровідних і / або інших розрахункових документах. Інакше кажучи, виправлення вноситься шляхом виставляння коригуючого документа.
Виправлення в результаті допущених в раніше виписаних документах помилок будуть розглянуті окремим документом.