Рекомендаційний лист секретаря необхідно кожному секретарю або помічнику керівника, незалежно від причини, по якій вона (а) залишає свого нинішнього роботодавця, за винятком, звичайно, звільнення за статтею або звільнення через непроходження випробувального терміну.
Рекомендаційний лист секретаря знадобиться вам при пошуку нової роботи, допоможе справити сильніше враження на роботодавця, показавши, що ви - професійний і відповідальний працівник. Позитивні рекомандаціі завжди вам знадобляться. Саме з цієї причини рекомендується розлучатися з роботодавцем по-хорошому.
На практиці рідко можна зіткнутися з ситуацією, коли керівник сам пропонує написати рекомендаційний лист секретарю. Це відбувається з різних причин, часто тому, що голова керівника зайнята пошуком підходящої заміни для вас, а ви, відповідно, вже майже відрізана скиба. Тому в таких випадках я завжди рекомендую взяти ініціативу в свої руки і попросити у керівника дати вам рекомендаційний лист.
Якщо у вашій компанії не прийнята практика написання рекомендаційних листів, не варто заздалегідь переживати. Як і у випадку з прийняттям оффера. рекомендаційний лист секретаря можна запропонувати написати ... Самі. Тобто, ви можете запропонувати керівнику чорнове лист, яке він вже зможе відредагувати і потім підписати.
Редагувати листи завжди легше, ніж писати їх заново, тому керівнику, швидше за все, сподобається ваша ініціатива. Як написати рекомендаційний лист секретарю?
Сам документ повинен складатися з наступних реквізитів: заголовок, дата, текст листа, підпис керівника та печатку організації. Завжди бажано, щоб лист було складено на оригінальному бланку компанії, а не на бланку для електронних листів. Із зрозумілих причин перший варіант справляє краще враження.
Секретарю рекомендується зберігати отримане рекомендаційний лист також, як і, наприклад, трудову книжку - отримати рекомендацію повторно буде складно. Нижче я приведу зразок рекомендаційного листа секретарю російською та англійською мовами. Безумовно, це тільки зразки, тому у вас, швидше за все, будуть і інші варіанти написання текстів рекомендаційних листів.
1. Рекомендаційний лист секретаря російською мовою:
ШАПКА БЛАНКА КОМПАНІЇ
Протягом вказано періоду Стюарт М.І. зарекомендувала себе як висококласного фахівця і виконувала обов'язки по забезпеченню безперебійної роботи офісу, а саме: адміністративна підтримка генерального директора, організація поїздок і візова підтримка, усний переклад на переговорах, письмовий переклад документації з англійської та німецької мов, підготовка ділових листів, замовлення канцелярських товарів і витратних матеріалів для офісу, замовлення сувенірної продукції для клієнтів.
У 1900 році Стюарт М.І. була успішно реалізована система уніфікації замовлення канцелярських товарів для роздрібних магазинів мережі. Зокрема хочеться відзначити високу організацію та злагоджену роботу над проектом, а також високу здатність до навчання Стюарт М.І. що відбилося в бистрм освоєнні програми 1С-Підприємство.
До особистих якостей Стюарт М.І. можна віднести доброзичливе ставлення до клієнтів і співробітникам офісу, вміння працювати в команді, цілеспрямованість, здатність завершувати доручені завдання у встановлені терміни.
Група компаній «Ромашка» рекомендує Стюарт М.І. для роботи в якості секретаря-референта / помічника керівника.
Генеральний директор І.І. Сидоров
2. Рекомендаційний лист секретаря англійською мовою:
ШАПКА БЛАНКА КОМПАНІЇ
Letter of Recommendation for Maria I. Stuart
In my association with Ms. Stuart, she has been an integral part of the Company Team as a Team Assistant. I was quite impressed with her initiative and willingness to accept responsibility.
Ms. Stuart is efficient and creative in performing her duties. She is highly intelligent, has an excellent command of the English language and good administrative skills. She is responsible and cooperative and also friendly and cheerful. Ms. Stuart's approach to her job can be characterized as truly professional.
Ms. Stuart has a remarkable ability to learn fast which was very essential for us.
We would highly recommend Ms. Stuart for the positoin of a Team Assistant / Personal Assistant.
Should you have any questions please do not hesitate to contact me on
+ 1 234 567 89 10.
По-друге, не потрібно придумувати якихось якостей, якими ви не володієте. Наприклад, не потрібно підганяти рекомендаційний лист секретаря під якийсь загальноприйнятий шаблон і вважати, що раз висока організованість - якість для секретаря обов'язкове. то в листі про це потрібно вказати. Вказуйте тільки, якщо ви дійсно організовані. Пам'ятайте, що ваш начальник також може сильно здивуватися, побачивши щось, що до вас явно не відноситься.
Не потрібно писати про будь-які професійні навички, якими ви не володієте, наприклад, не потрібно говорити, що ви писали макроси в Excel. якщо ви до сих пір середнє арифметичне значення розраховуєте на калькуляторі і т.п. Також я не рекомендую використовувати в листі гумор.