Основне призначення реквізиту «Відмітка про контроль» - це позначення того, що доручення, створене на підставі документа (тобто резолюція) або міститься в ньому (тобто фрагмент розпорядчого документа), поставлено на контроль.
Позначку про контроль позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль», які наносяться на лівому полі першої сторінки документа (див. Error: Reference source not found).
Ріс.10.8. Оформлення резолюції на окремому аркуші
Контролю повинні підлягати всі доручення, які потребують виконання, що містяться в документах, так і створені на їх основі. Відповідно, вхідний документ після винесення на нього резолюції повинен повертатися в службу документаційного забезпечення управління і ставитися там на контроль. При постановці на контроль в реєстраційно-контрольну форму повинні вноситися всі необхідні дані про доручення.
Реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи»
У разі якісного та повного виконання доручення воно знімається з контролю. Зняття доручення з контролю здійснює керівник, який встановив контроль, або за його дорученням служба ДОУ. Зняття доручення з контролю оформляється за допомогою реквізиту «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи».
Якщо було створено кілька доручень, пов'язаних з одним документом, то реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» повинен оформлятися тільки після виконання всіх доручень.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
Питання для самоконтролю:
Що входить в поняття документообігу?
Які основні правила організації документообігу?
Які основні потоки документів можна виділити в організації і в чому їх особливість?
Що розуміється під обсягом документообігу, чому він збільшується?
Яке значення має реєстрація документів, і яке місце вона займає в організації діловодства?
Які завдання виконує реєстрація документів?
Які вимоги пред'являються до організації реєстрації документів?
Які дані про документ записуються в процесі його реєстрації?
Назвіть форми реєстрації документів.
У чому переваги і недоліки журнальної форми реєстрації документів?
У чому переваги і недоліки карткової системи реєстрації документів?
У чому особливості автоматизованої системи реєстрації документів?
Які етапи обробки вхідних документів?
Як проводиться первинна обробка документів? У чому її значення?
Який порядок обробки вихідних документів?
Яке місце займає контроль виконання документів в управлінській діяльності?
Що таке строковий контроль? Яким чином визначається термін виконання документа?
Які процедури складають технологію ведення строкового контролю?
Які форми контролю термінів виконання документів застосовуються в діловодстві?
Перерахуйте реквізити, що відображають етапи обробки документів і хід з виконання.